对如何建立干部人事档案材料收集归档工作机制的新思考

陆波

摘要：干部人事档案材料的收集归档是干部人事档案管理的基础，也是干部人事档案工作的重要环节，直接决定了干部人事档案的真实性、准确性、规范性和完整性。笔者从自身多年的工作实践出发，针对干部档案材料在收集归档中存在的问题，提出想法和建议，以期提升干部档案材料收集归档的规范化水平。

关键词：干部人事档案材料；收集；归档

随着信息、网络技术的飞速发展，以及中共中央组织部对干部人事档案管理的工作提出越来越高的要求。笔者从自身的工作实际出发，着力研究企业内干部人事档案材料收集过程，发现其中的问题并提出自身的思考和想法，对于完善所在企业的人事档案管理水平、为其他企业的人事档案管理提供新思路，具有十分重要的意义。

一、干部人事档案材料收集的重要性

（一）全面贯彻中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的基本要求

自[2014]9号文件《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案》的通知下发后，电网企业在全国范围内部署开展了干部人事档案专项审核工作，落实中央从严管理干部的要求，整治干部档案管理工作中的不正之风，和档案造假行为。

（二）为干部管理部门能够公平公正的选人用人提供真实、全面、完整的档案信息

档案材料收集作为档案管理工作的起点，从材料形成、材料移交、材料归档等各方面来保障档案材料的真实和有效性，全面、完整地反映干部在“德、能、勤、绩、廉”等方面的基本情况，为干部考察提供有力的信息保障。

二、当前多数企业干部档案材料收集归档工作中存在的问题

因干部档案存在跨越周期长、涉及面广，在干部档案材料的收集、归档工作中存在一些问题，主要表现在如下几个方面：

（一）缺乏对干部人事档案管理的意识

多数国有企业领导对人事档案管理认识上存在误区，认为人事档案管理工作只要做到不泄密、不丢失、能应付外调、查档就可以了，没有认识到档案管理工作对企业未来发展的重要性。

（二）干部人事檔案材料收集较难，同时缺乏完整性和准确性

主要变现在：（1）收集方式较为传统，且因宣传力度不够而存在一定的收集困难。（2）因档案管理规范性不足，导致干部人事档案材料缺乏完整性、准确性和真实性。

（三）干部人事档案管理人员的队伍建设需要进一步加强

企业档案管理员多为兼职，均有各自的业务工作，在档案工作方面的精力投入不足，再加上关于档案材料收集归档的业务知识专题培训较少，在一定程度上影响了档案材料收集的质量。

（四）缺少强有力的制度保障

干部人事档案管理涉及的内容较为广泛，在管理过程中必备的干部人事档案管理制度较少，很多都是照搬现有制度，对档案材料收集归档的内容、范围、工作要求标准等没有细化。

三、优化建议

基于此，笔者围绕以上四个问题提出相应的思考和优化建议，如下：

（一）开展业务培训和意识宣贯，提升档案管理人员专业技能和思想意识

将日常学习与集中学习相结合，组织档案管理员进行业务培训。定期学习中组部关于干部人事档案材料管理的工作要求，向企业员工宣导档案材料管理的重要性和价值，提升全体员工的档案管理意识，使其积极配合做好干部人事档案材料工作。

（二）应用新技术创新档案材料的收集及保管工作

将干部人事档案中的学历、简历、工作信息、职称信息、岗位信息、社会关系等资料借助扫描工具，由纸质文件转化为电子图片，录入计算机形成专门的数据库；同时根据相关信息的动态变化，定期进行更新，以此实现干部人事档案材料的归档、查阅、分类、整理、认定等智能化。

（三）建立干部人事档案材料收集与管理的机制

基于研究，笔者认为有3个机制急需建立。（1）建立干部档案材料的收集机制，掌握形成干部人事档案材料的动态信息，主动联系相关部门收集干部人事档案材料。（2）从加强入档材料真实性和完整性角度出发，建立双人登记审核制度，严把“入口关”，确保归档材料真实有效。（3）根据上级规定的十大类干部人事档案内容，将27小类应收集归档材料进行归类，逐项明确制作、收集的责任部门和责任人。在干部人事档案材料收集移交时，对材料名称、收集格式、最后期限等做出详细且明确的要求。

四、总结

在新形势下，档案材料的收集归档不可避免的要求档案管理部门从整体的宏观统筹逐渐向微观、细节处拓展。档案管理工作者要履行服务于企业各部门职责，在档案材料的收集过程中，融入以人为本、协调发展、可持续发展的理念，为档案工作可持续发展奠定坚实的基础。

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