面向社会，创建档案信息服务产业

摘 要：创建出档案应有的信息服务产业，要完善档案馆基础设施建设，其核心应是制定电子文件信息安全规范。只有制定先进的电子文件信息安全规范，才能充分发挥档案信息化的的整体效益。要严格标准，规范建设，其核心应是选择优化的档案管理软件，使其现有馆藏档案资源达到数字化要求。

关键词：档案 信息服务

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）10-0037-01

我们说，如今的档案馆已不再是单纯的收藏机构，或者说已不再是档案信息的收集中心、交流中心和信息技术的用户。如今，档案馆应是在为当今社会各界提供出档案信息服务的基础之上，创建出档案应有的信息服务产业。

一、创建出档案应有的信息服务产业，要完善档案馆基础设施建设，其核心应是制定电子文件信息安全规范

只有制定先进的电子文件信息安全规范，才能充分发挥档案信息化的的整体效益。要加强档案信息资源建设，其核心应是发挥主观能动性。《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》第13条明确规定：“计算机信息系统的使用单位应当建立安全管理制度，负责本单位计算机信息系统的安全保护工作。”而电子文件的信息系统保护，要求要具有合理的、科学的电子文件信息安全规范。信息安全依赖于管理者和利用者遵守规范而行，依赖于环境、计算机系统，以及载体的整体安全。由此，我们须应了解电子文件信息安全规范的基本特点：

1.电子文件信息安全规范说到底是人的行为规范

电子文件信息安全主要表现为计算机系统及电子文件载体的安全等，但它们的安全归根到底决定于人的行为。特别是内部有关人员的行为规范。关于这一点，据有关统计数字表明，电子文件信息安全事件中的60—70%的起因出于机构的内部。可见，有关的技术人员、管理人员、利用人员等，遵照规范进行操作，则是电子文件信息安全系统最重要的一环。

2.电子文件信息安全规范具有综合性

电子文件信息安全规范，要针对当前所威胁着各种电子文件信息安全规范的安全因素而制定，就是说，既要考虑人的因素，又要考虑物的因素、技术因素等，因而它具有着较强的综合性。

二、创建出档案应有的信息服务产业，要加强档案信息资源建设，其核心应是发挥主观能动性

首先，档案资料信息以“动态”形式来源于社会各界，又以“静态”形式存于档案部门。就是说，人们获取和保存档案资料信息的目的不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案资料信息为社会各界服务才是其根本出发点。由此，在这一过程中，档案信息的获取，主要是档案资料信息管理部门，在遵循档案资料信息自身规律的前提之下，发挥主观能动性，按照科学的方法来完成的。把大量的档案资料信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会各界中去，，发挥经济效益和社会效益，这就是档案馆主观能动性得以发挥的过程。

其次，以丰富的馆藏作为物质基础去开发档案资料信息，这一点，档案工作者必须发挥主观能动性，尊重客观规律，增强科学的开发意识。因为一个地区的档案馆，是一个地区的政治、经济、文化和科技等方面信息的综合基地，须在开发档案资料信息过程中，使其发挥最佳经济效益。因此，我们必须从发挥主观能动性上入手，用科学的方法去分析馆藏内容，研究馆藏结构，从中找出规律性的东西，使其信息开发工作建立在尊重科学的、客观规律基础之上。

三、创建出档案应有的信息服务产业，要严格标准，规范建设，其核心应是选择优化的档案管理软件，使其现有馆藏档案资源达到数字化要求

怎样选择优化的档案管理软件，使其现有馆藏档案资源达到数字化要求呢？

1.选择性能稳定、能够兼容各类档案和适用性强的网络版本档案管理软件。全面考查是否具有良好的人性化界面，能否实现各种载体档案电子信息的双向传输，是否具备强大的检索功能及完善的借阅管理和利用控制功能，以便很好地实现档案管理的利用目的。

2.为检索方便，著录选项须有一箭双雕之功效。诸如为了能够用“责任者”栏目直接查询到人名，将其负责人姓名和本人姓名录入在责任者栏目。这样，在检索时，只需输入姓名，立即便可检索到所需有关人员的完整的档案信息。

3.保证档案信息录入和信息采集的准确性、全面性。无论是著录档案目录，还是采集图文并茂式的信息，目的是为了实现快捷准确的检索，所以，收录的数据信息的正确或完整，直接影响到检索效率。同时也应该考虑到将来利用信息时的安全性，著录时严格分清楚各种档案信息的密级，把公开、内部、秘密、机密、绝密五个等级的字样体现在著录内容中。

4.进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平，为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。

5.充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。在网络信息平台上，建立档案网站，有计划地上载开放档案目录和现行的文件目录，并积极创造条件，上载已公开的档案全文信息，提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源服务和使之达到现有馆藏档案资源数字化目标的作用。

6.为能够有重点、有计划地将现有馆藏档案信息数字化。

由上所述，完善档案馆基础设施建设，制定电子文件信息安全规范;加强档案信息资源建设，发挥主观能动性;严格标准，规范建设，选择优化的档案管理软件，使其现有馆藏档案资源达到数字化要求，这些管理工作都是面向社会，创建档案信息服务产业发展的必然趋势。它虽然给传统的档案管理工作换上了新的面孔，但是也是当前新时代、新形势下的档案工作所带来的新机遇和新的发展方向。就让我们的每一位档案工作者，在不断地调整和补充自身知识结构、自身知识范围的同时，把自己的檔案工作做得好上加好，使自己的档案管理工作业务水平不断地加以提高，用以适应面向社会，创建档案信息服务产业发展的必然趋势。

参考文献

[1]刘美圻.吉林房地产[J].吉林房地产业协会，2009.1.

作者简介：李敏（1968.9—）女，大专学历，在四平市房屋交易和产权管理中心任职。