基于企业视角的办公室员工精细化管理探究

麻立

摘 要：企业员工管理是企业发展过程中的重要内容之一，员工是为企业创造巨大价值的。通过充分调动员工的积极性，可以有效提高员工的工作热情，为企业带来巨大的经济效益。从企业发展的角度来讲，企业必须要加强行政管理力度，对办公室员工实行精细化管理，不断提高企业员工管理水平。

关键词：企业发展 办公室员工 精细化管理 对策

中图分类号：F272.9文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）10-0248-02

引言

企业办公室员工的管理，是企业经营管理的重要内容之一。近年来，在现代管理理念的助推下，企业开始重视精细化管理，并且在各个部门开始实践和应用，在办公室员工管理过程中应用精细化管理理念，可以对企业传统的管理模式进行创新和改进，尤其是一些比较大型的国有企业，在长期发展过程中受到计划经济时代的影响，导致企业的管理理念陈旧，员工的思想意识下滑，对工作的积极性不高。因此，从企业全局发展的角度来讲，应用精细化管理理念十分必要，企业管理人员必须要基于企业视角开展对办公室员工的精细化管理工作。

一、办公室精细化管理的含义

精细化管理是从汽车行业中衍生出来的一个概念，汽车属于精密制造行业，在制造过程中必须要具有精细化生产与管理意识，才能提高汽车品质。后来，这种管理理念逐渐衍生到其他的行业，备受推崇。精细化管理的核心在于“精细”二字，指的是在管理过程中要做到精致、仔细、细化，从各个角度、各个模块着手进行管理。

随着社会不断发展，社会的分工也不断明确、不断细化，每一个工作岗位对人员的专业化程度要求都越来越高，如何将各个零散的部分紧密结合起来，使得整个行业保持良性运转，对企业来讲是至关重要的。在这种背景下，精细化管理理念被提出，并且得到广泛应用。以企业的办公室管理工作为例，因为企业的办公室管理工作比较繁琐，管理的内容较多，作为企业的行政中枢部门，办公室不仅要提高管理效率，还要降低管理成本，尽量减少对企业资源的占用。精细化管理可以很好地实现这些目标，在精细化管理理念的支持下，企业的办公室管理工作可以实现系统化、数据化、细致化发展，使得办公室的各项工作、各个模块之间精确地运作，同时可以通过程序化和标准化的管理模式，让各个模块之间协调起来，完成办公室管理的整体任务。因此，精细化管理不仅仅注重细节和品质，还要注重结果，注重过程，在办公室员工管理工作中实行精细化管理模式，可以培养员工的精细化管理意识，从而在以后的工作中践行精细化管理理念，提高办公室工作水平。

二、办公室员工管理存在的问题

知识经济时代背景下，企业的核心竞争力发生了改变，技术、人力资源成为企业的竞争实力的体现。办公室作为企业的行政管理中枢部门，办公室员工的工作能力、工作态度等，直接影响企业的发展。办公室员工管理是企业发展过程中的一个重要内容，无论是大企业还是小企业，办公室员工管理都是不可或缺的内容之一。办公室内部管理主要是面向企业的办公室行政人员的，由于很多办公室的员工觉得自己的工作比较枯燥乏味，久而久之失去了兴趣，导致工作效率低下，而企业对办公室员工管理的重视也不够，所以导致办公室的工作水平没有太大改变。目前办公室员工管理存在的问题有以下几个方面：

1.缺乏精细化管理意识

办公室的工作内容繁复，需要办公室员工的不懈努力来完成，办公室员工在办公室工作中扮演了十分重要的角色。為了提高办公室管理水平，必须要提高办公室员工的综合能力素养。目前，企业对办公室员工的管理还不够重视，常常忽视了对员工的管理、激励，更不提在办公室员工管理过程中践行精细化理念，所以导致一部分员工的思想意识比较懒散。

2.缺乏科学合理的办公室员工管理制度

企业的管理体系不够规范，是当前很多企业的通病。因为规模较小，在企业管理体系上没有形成规范有序的制度，所以导致很多企业对办公室员工的管理过程不够规范，甚至由于企业受到计划经济时代的影响，在选人、用人的时候讲究义气和情分，显得更加柔性化。虽然柔性化管理对企业发展很重要，有助于在企业内部加强凝聚力，让员工为企业发展做出更大贡献，但柔性化管理并不等同于任人唯亲，随着企业不断发展，规模不断扩大，缺乏科学合理的办公室员工管理制度，就会导致人情问题出现，加重办公室员工之间、员工与上级之间的矛盾，从而阻碍企业进一步发展[2]。

3.考核机制与激励机制不够健全

办公室员工每天面对的工作主要是各种行政工作，比较繁琐，有的人在岗位上工作时间比较久，产生了厌倦情绪，而企业如果缺乏科学合理的考核与激励机制，则会对员工的工作积极性造成更严重的影响，使其更不愿意工作。科学合理的考核与激励机制有助于调动员工积极性，让员工意识到自己在企业中的价值，并且能够挖掘自身更大的潜力，为企业发展做出更多贡献。但是当前很多企业在员工考核机制和激励机制的制定上缺乏充分有效的认识，导致激励制度单一，福利待遇体系和薪酬政策不完善，在对员工的工作进行评价与考核的时候得到的结果也不能完全真实地反映出员工的实际情况，使得办公室工作质量不高。

4.没有对员工进行继续教育

办公室员工管理包括很多内容，对员工进行培训也是其中之一，很多员工在获得了工作之后就忘记了要继续学习，继续提升自己。随着企业对人才的需求越来越大，对人才的要求越来越高，加强员工培训在办公室员工管理中的地位也越来越高，而且当前办公室管理工作逐渐实现自动化、信息化发展，员工也必须要跟上时代的脚步，对信息化技术、自动化技术进行学习，才能不被社会淘汰。企业应该要为员工提供接受教育的机会，定期对员工进行培训，让员工的意识不断更新、技术水平不断提升。但是一些企业没有意识到员工培训的重要性，担心在员工培训上投入的人力、财力和物力得不到相应回报，不重视员工培训工作，员工的综合能力素养得不到提升，从企业发展的长远角度来讲，这并不利于企业的发展。

三、办公室员工精细化管理的作用

办公室员工精细化管理是现代企业管理中的重要内容之一，加强办公室员工精细化管理，作用主要有以下几个方面：

1.提高员工的业务能力

办公室员工精细化管理的目的就是要充分调动每一个人的潜力，用最少的人完成更多的工作，降低成本的同时，提高办公室工作效率。办公室员工精细化管理，可以减少传统的办公室工作中的一些比较冗杂的程序，使企业更加注重个人职业发展，有利于企业员工不断成长。

2.明确员工的具体岗位职责

办公室的日常工作必须要每一个人的共同努力来完成，每个人都要履行自己的岗位职责，但是在实际工作中常常出现办公室员工的岗位职责不明确的问题。办公室员工精细化管理可以很好地解决这一问题，通过精细化管理，可以对每一项工作的责任人进行确定，再确定具体的工作职责，然后对工作的任务进行细分，每一个员工都可以得到自己的工作任务以及工作要求，再按照工作要求完成工作任务即可。通过办公室员工精细化管理，可以有效避免岗位职责模糊的现象。

3.提高企业的综合竞争实力

在现代化发展理念下，企业想要实现可持续发展，就必须要提高自身的综合竞争实力，现代化的企业，看重的是人才、技术、管理因素，而且这些因素也是市场经济时代企业的核心竞争力的重要内容。办公室员工精细化管理，可以提高企业的综合竞争实力，因为实现精细化管理之后，员工工作制度更细致，企业也有更加科学合理的管理制度和激励制度，能够帮助企业留住优秀的人才，也可以增加员工之间的凝聚力，从而提高企业的综合竞争实力[3]。

四、基于企业视角的办公室员工精细化管理措施

建设一个更加科学合理的人才结构和人才管理体系，对企业的人才进行充分调动，发挥其潜力，是促进企业发展的重要途径，办公室员工对于企业的作用不言而喻，只有对办公室员工进行有效配置，才能促进企业快速发展。

1.加强对办公室员工精细化管理的重视

办公室是企业的行政部门，属于服务部门，虽然不是最核心的部门，但是对企业的发展有着不可忽视的作用。当前很多企业对办公室员工管理缺乏整体规划，对这项工作不够重视，所以导致企业办公室员工的工作水平不高。对此，要在企业内部加强宣传，提高企业所有人员对办公室员工管理工作的重视。首先，企业管理者必须要转变观念，给予办公室员工管理部门足够的权利和信任，并且给予足够的资源，让办公室员工管理工作顺利开展下去。其次，要加强精细化管理理念的应用，精细化管理是每一个部门都要践行的理念，在员工管理上逐渐渗透精细化管理意识，从员工管理的各个环节着手，提高员工管理水平。

2.建立科学合理的办公室员工管理制度

在企业办公室员工管理中应该要坚持科学、合理、严格的管理制度，以员工为中心开展员工管理，将人看成是企业最具活力、最具创造性的资源。企业需要对本单位的办公室员工管理制度进行建立和完善，形成规范合理的管理体系，对办公室员工管理的每一个环节的内容、工作任务进行明确，并且要对人事管理专员的职能定位进行明确，让企业的办公室管理人员知道自己的职责，并且努力完成各项工作。在实际管理过程中可以结合法治管理模式，提高办公室员工管理的公平性。比如在办公室员工管理过程中，要建立明确的奖惩制度，并且逐渐落实这种制度，对于每一个人员的工作内容、工作时效要进行明确，在规定的时间内如果没有完成工作，或者没有做好自己的工作而导致企业遭受损失的，则要按照规定给员工一定的惩罚。对于能力较强、工作效率较高的员工，则可以给予更多的奖励，并且在办公室内部形成良好的竞争氛围，让办公室员工处于更公平、合理的环境中，提高员工的工作积极性。

3.建立健全的考核与激励机制

健全的考核与激励机制可以提高员工工作积极性，让员工发挥潜力，为企业发展做出更多贡献。企业办公室员工的工作虽然与行政管理有关，大多数是文书等方面的工作，但这些工作却不容易做好。在开展办公室员工管理时，应该要跳出传统的管理认知意识，以完善的激励机制来调动员工的积极性，对员工不仅仅要给予物质上的激励，还应该要给予精神上的激励，结合员工的职业生涯规划，给企业员工更多激励，让员工对企业保持更忠诚的态度，在企业内部形成凝聚力。另外，激励机制应该要与考核机制结合起来，以考核的结果来确定激励方案，传统的考核方案不够完善，不能很全面地展示出员工的工作成绩[4]。因此，需要对传统的考核机制进行完善，在对员工进行考核时，坚持全面考核的原则，加强日常考核与年终考核相结合，对员工的工作情况进行完全、真实的反映，从而根据考核结果来实行奖惩。

4.对办公室员工进行培訓

（1）培养员工形成五种意识。员工的意识决定着员工的工作态度、工作能力、工作水平。要想在工作中做到位，员工首先要改变自己的意识，对自己的工作有一个正确的认知。在办公室员工的培训过程中，要注重培养员工形成五种意识：第一，责任意识。员工要具有高度的责任心，对自己的工作负责，努力完成份内工作。第二，服务意识。办公室是行政部门，要为其他的部门提供一定的支持和帮助，办公室员工需要具备服务意识。第三，纪律意识。有的员工缺乏纪律意识，工作散漫，不利于办公室的发展，所以，要加强对员工的纪律意识的培养，让员工严格遵守企业的规章制度，不早退、不迟到，按时完成工作任务。第四，奉献意识。一个人有更强烈的奉献意识，则可以在工作中为企业的发展奉献更多，培养员工的奉献意识，要从日常小事做起。第五，团队意识。团队意识是员工不可或缺的一种认知，一个人的力量是有限的，团队的力量可以带来更大的效益，办公室更是一个需要团队协作的部门，在培养员工思想意识的时候要加强对团队协作意识的培养，比如定期组织一些团队活动，让办公室员工参与，可以促进员工之间相互沟通与交流，逐渐形成良好的团队意识。

（2）加强科学技术的培训。随着计算机信息技术的不断发展和应用，在办公室工作中也逐渐开始应用信息化技术，对员工进行培训教育的时候，要注重员工的科学技术的教育。比如对计算机操作过程进行培训，对办公自动化软件进行应用，让员工逐渐认知到信息化发展的重要性，并且对信息化技术进行应用，提高日常工作效率和工作质量。

（3）制定员工培训计划，定期对员工进行培训教育，是企业办公室员工管理中的重要内容，面对越来越复杂的市场环境，企业必须要采用先进的技术和管理理念，多渠道、多层次、多形式地开发员工潜力。对人力资源进行培训，给员工提供充足的学习机会，让员工可以借助业余时间充实自己，丰富自己的知识。培训工作可以从技术、业务技能、职业道德素养等方面着手，制定科学的培训方案，并且按照培训方案实施下去，对员工培训工作结果进行考核，确保每一个员工可以在培训期内得到专业化的培训教育。另外，在对员工进行培训教育的时候，可以采取网络化教育方法，通过网络授课，帮助员工节省时间，同时还能提高培训效率[5]。

结语

综上所述，面对市场经济环境的改变，现代企业发展更注重可持续发展。人才已经成为企业发展的核心要素，对企业来讲，精细化管理理念可以提高企业的发展水平，推动企业经济发展。在办公室员工管理过程中，要形成精细化管理模式，并且通过加强培训、制定科学合理的办公室员工管理制度，不断提高办公室员工的综合素质，提高员工的业务能力，促进企业快速发展。

参考文献

[1]李巧慧.基于企业视角的办公室员工精细化管理研究[J].中国培训，2017（8）：47-48.

[2]兰瑛.基于企业视角的办公室员工精细化管理研究[J].中外企业家，2019（12）：91.

[3]杨国林.基于精细化管理视角下的办公室后勤管理研究[J].现代企业文化，2016（30）：111.

[4]王正东，尹玉石，郭金婷.企业人员精细化管理[J].科技与企业，2012（22）：49.

[5]张颖.浅议精细化管理在企业员工培训中的应用[J].科技创新与应用，2013（19）：269.