人事制度改革对人事档案管理的影响探讨

朱松滨

摘要：对人事制度进行改革给以往的人事档案管理提供了改革的良机以及巨大挑战。在当前的经济制度下，人事档案是控制员工的重要措施。随着企业和政府对人事制度进行改革，人事档案的价值和作用逐渐减弱。本文主要对人事制度改革对人事档案管理带来的影响进行分析，并且提出相关改革措施。

关键词：人事制度改革;人事档案管理;影响;措施

一、人事制度改革后人事档案管理出现的问题

1.制约了人才的流动。企业部门聚集了大量的高素质以及高层次人才，通常这些人在单位处于专业要求较高的岗位中，因为这些人的发展前景、专业特点以及学习需要等原因导致其流动性较大，而合理的人才流动利于国家人力资源的充分利用以及合理配置。但是传统的档案管理方法为企业单位防止人才流失设置关卡提供了便利，用人单位能够利用档案限制人才流失。很多人才也是由于用人单位不放档案，导致不能去自己想去的工作和学习的地方。

2.制约了考核的科学性。当前，除了人事档案，我国缺乏科学的员工考核依据和评价标准，很多用人单位都是根据人事档案对员工进行工资晋级和职务晋升，而不是根据员工的贡献价值、工作能力以及知识水平，用人单位缺乏公正、合理、科学的考核标准，对员工的工作积极性造成影响。

3.档案秩序混乱。当前，很多用人单位已经充分认识到人才对单位和企业发展的重要性，因为，纷纷采取相关的优惠政策来吸引专业人才。在原用人单位限制人事档案不能办理工作调动的情况下，用人单位使用三不要做法，不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续，这种做法虽然暂时解决了人才的后顾之忧，但造成了档案秩序出现混乱。

二、计划经济体制下人事档案管理工作的特点

人事档案记录着员工的社会经历与发展，所以人事档案对于员工的重要性可想而知，如同我们经常携带的“身份证件”，没有身份证我们基本上不能够做事情。当前我国的企业单位是在计划经济体制下开始的发展，每个单位都有干部、工人等这些员工;每个单位都需要有人事管理，因为人事管理决定着单位员工的质量，而人事档案正是通过这种情况而建立起的一项管理工作。所以人事档案中包括干部档案与工人档案等，人事档案还有一个特点就是它不同于学生档案，因为人事档案是必须拥有工人或干部的身份，才能建立起人事档案。这就是当前很多人都把人事档案看作员工的“身份证明”。个人在单位中取得的任何成就都是这个所谓的“身份证明”所决定的。

人事档案还有控制员工的有效手段方法，员工在人事档案的问题只好被迫妥协而效命在单位里。虽然人事档案是记录着员工的社会经历这样的过去情况，但当前的计划经济体制下，人事档案是必须由单位来进行相应的保管，在保管之后人事档案，只能有单位负责人事管理的人员来对其进行利用与保管，但是人事档案还有个特点是对当事人与他人一切保密。

三、人事档案管理的改革措施

（一）更新管理理念

市场经济下，人才流动已成为一种正常的社会现象，作为服务于人事管理的人事档案管理理应放眼于整个社会来从事档案信息管理。人事档案管理及其开发利用应该关系到人的发展，人事档案与人的发展之间有着密切内在关联性。这就要求档案管理理念要顺应这一规律。要求人事档案工作者立足现代人力资源管理，变革工作理念，既有利于推进现实人事管理工作的开展，提高人事管理工作的有效性，更可以为人才的发展和社会发展提供档案信息保障。

（二）改革管理体制

1.改革人事档案内容。必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，对各级领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。

2.要拓宽编研范围，提高利用效率。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。

（三）创新管理方式

1.加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。

2.建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。随着各类企业单位内部局域网的建立，人事部门将充分利用企业单位的网站制作自己的人事档案管理系统，积极组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

3.建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与企业單位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”。该中心设在企业单位人事处（人力资源部），是企业单位信息资源库的重要组成部分。人事档案数据管理中心集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷，内容丰富，利用率高。

结束语

综上所述，本文首先分析了计划经济体制下人事档案管理的特点，得出了人事档案如同个人的身份象征，而且他并不同于学生档案，他必须拥有工人或干部的身份。人事档案还有控制员工的有效手段方法，这样能够保证员工由于个人档案因素，不能随意地进行单位的人员流动。其次对当前人事制度改革下，人事档案管理作用降低进行了探索。其中的主要的原因是人事档案自身存在的不足，当前很多人为了能够给公司留下好印象，在档案上弄虚作假，颠倒是非，使得档案严重地降低了参考性，企业单位不能够准确的评价个人的能力情况。最后文章对人事档案管理的改革提出了几点措施，推行聘用制，使员工不会受到档案的限制;成立专门的人事档案管理机构等。使档案管理依旧能够为单位做出一定的贡献，保证在当前人事制度改革下，不会出现人事档案的问题。