PDCA循环管理在推动医院档案规范管理中的应用效果研究

摘 要：目的：对PDCA循环管理在推动医院档案规范管理中的应用效果进行调研和分析。方法：选择2016年1月到2019年1月我院整理的114份档案，其中，将2016年1月到2017年7月（该时间段的医院档案室还未实行PDCA循环管理）的数据作为对照组（57份）;将2017年8月到2019年1月（该时段的医院档案室已经实行PDCA循环管理）的数据作为观察组（57份）。对照组内的档案采用传统档案管理方法，观察组内的档案采用PDCA循环管理方法。观察并对比两组档案管理正确率情况。结果：观察组档案管理的正确率96.49%明显高于对照组84.21%（P<0.05）。结论：在医院档案室管理中，采用PDCA循环管理方式能有效规范档案室管理人员的行为，提高档案管理的有效率，值得在临床治疗中推广。

关键词：PDCA循环管理;档案管理;应用效果

医院档案室是医院的资料库，在医院中占有重要位置。然而由于医院档案管理的内容繁杂、管理人员数量较少，使得档案管理人员在工作中存在效率不高、质量较低等情况，如何提高医院档案管理水平，改善医院档案管理所存在的问题是医院上层管理人员需要思考的问题。有研究表明PDCA循环管理能有效解决医院档案管理存在的问题，提高档案的利用率。对此，本文就PDCA循环管理在推动医院档案规范管理中的应用效果进行调研和分析，具体如下。

一、资料与方法

1.一般资料

选择2016年1月到2019年1月我院整理的114份档案，排除不符合标准、不愿参与此次调研的檔案。其中，将2016年1月到2017年7月（该时间段的医院档案室还未实行PDCA循环管理）的数据作为对照组（57份）;将2017年8月到2019年1月（该时段的医院档案室已经实行PDCA循环管理）的数据作为观察组（57份）。对照组档案中人事档案23例，技术档案13例，业务档案9例，行政档案6例，医药档案4例，声像档案2例。观察组档案中人事档案24例，技术档案12例，业务档案10例，行政档案6例，医药档案4例，声像档案1例。两组研究对象的一般资料无差异（P>0.05），可作比较。

纳入标准：①本次研究所抽取的档案接经过本人同意，并自愿参加此次调研，且全部签署知情同意书;②所有档案保存完整，且符合档案管理的标准;③档案室所有管理人员积极配合此次调研工作。

2.方法

对照组内的档案采用传统档案管理方法，观察组内的档案采用PDCA循环管理方法，主要包括以下几个方面：

（1）P（Plan）计划阶段：计划阶段是医院档案管理的基础阶段，为医院档案管理的整个运转提供了方案支持，该阶段主要分为三点：一是成立档案管理小组，小组成员为各科室优秀档案管理人员，若是小组成员出现变动应立即进行调整;二是在年末岁初的时候制定工作计划，并及时向医院上层管理人员报告。

（2）D（Do）执行阶段：①建立健全绩效考核制度和奖惩制度，调动档案管理人员工作的积极性和主动性;分工明确，细化员工职责，提高档案管理人员的责任感;定期组织档案管理人员进行学习和培训，使其掌握档案管理的各项规章制度，提高实际操作能力。②档案管理人员要及时将资料归档，做到档案资料分类正确、资料完整、外观有序，管理人员在工作中勿拖拉;避免出现档案资料丢失等情况。

（3）C阶段（Check）检查阶段：建立健全档监督和管理制度，加强对医院档案资料的控制和监督。在档案管理过程中，将制定的年度工作计划以及档案管理标准作为参照物，仔细检查和核对各阶段任务完成情况，发现可能存在的问题与安全隐患，并及时解决问题或调整年度工作计划。

（4）A（Action）处理阶段：该阶段又可称之为持续改进阶段，处理阶段存在于执行阶段和检查阶段。加强对档案管理人员的管理力度，强化工作员工的履职能力。定期组织工作人员进行培训和学习，培养工作人员自学的能力，医院管理人员要多为员工提供学习机会，比如邀请专家到本院开展座谈会或技术指导、派遣员工外出参加学术交流会或出国深造等。提高医院档案信息化水平，除了提高医疗设备的水平以外，医院还要在档案室投入一定的经费，为档案室配置相应的电子设备，打造数字化档案库，逐步提高档案资料的利用率，延长档案资料的保管期限。

3.观察指标

（1）档案管理正确率，判断标准：采用问卷调查方式评估档案正确率，满分为10分，8-10分则表示正确;5-7分则表示达标;0-4分则表示不合格。

4.统计学方法

采用SPSS21.0分析，计量资料以（±s）表示，经t检验，计数资料经x2检验，以（%）表示，差异有统计学意义为P<0.05。

二、结果

两组档案管理正确率对比

观察组档案管理的正确率96.49%明显高于对照组84.21%（P<0.05），见表1。

三、讨论

档案管理室是医院的机密机构，对于医院具有重要的作用和价值，因此，医院档案管理不仅需要严格的规章制度进行管理，还需要更为科学的管理方法。根据调查发现，目前医院档案管理中存在着许多问题，而导致这些问题出现的原因包括四个方面：（1）医院上层管理者对档案管理的重视力度不大，由于档案管理室是一个非盈利部门，不会对医院造成严重的损害，因此医院领导对其不够重视。（2）管理设备陈旧、落后。由于医院领导的不重视，导致档案室无过多的资金更换设备，从而影响了档案管理的质量。（3）档案管理人员能力水平参差不齐，档案管理人员往往是一些办公室的兼职人员，并没有专业的管理人员，导致档案工作出现问题。（4）档案管理方式缺乏创新是影响档案管理质量的重要原因。

本文针对PDCA循环管理在推动医院档案规范管理中的应用效果进行调研和分析，PDCA循环管理是一种比较全面的管理方法，在临床实践中取得了较好的成绩，目前已被广泛应用到各行各业。PDAC循环管理模式主要包括四个阶段，分别是Plan（计划）阶段、Do（实施）阶段、Check（检查）阶段以及Action（处理）阶段，四个阶段相辅相成、相互影响。本次研究中通过对档案管理实行PDCA循环管理模式，进一步完善了医院档案管理的规章制度，提高了管理人员的专业技能和业务水平，实现了档案管理设备的数字化。本次研究结果显示，观察组档案管理的有效率94.74%明显高于对照组，档案管理的正确率96.49%明显高于对照组84.21%（P<0.05），这说明PDCA循环管理模式在档案管理中的效果显著。

综上所述，在医院档案室管理中，采用PDCA循环管理方式能有效规范档案室管理人员的行为，提高档案管理的有效率，值得在临床治疗中推广。

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基金项目：本文为万宁市人民医院2018年海南省万宁市科技和工业信息产业局科研项目，项目编号：2018wnkj03。

作者简介：陈少婷（1979-），女，汉族，海南万宁人，本科学历，馆员，海南省万宁市人民医院，医院档案管理。