政府机关档案室信息保密与公开的实施策略

吴娜

【摘要】本文针对政府机关档案室信息保密与公开的实施策略进行分析，介绍了政府机关档案室内涵和特点，结合这些内容总结如何进行机关档案信息的保密工作和公开工作，内容有完善立法、落实法规、规范信息收集、公开和保密制度，对档案公开后实施权利与义务的约束，希望通过对这些内容的分析，能够为政府机关档案室信息保密与公开的实施提供一定帮助。

【关键词】政府机关;档案室;信息保密;公开;立法

政府机关档案室就是政府内部，建立起的对不同机关档案进行管理的内部机构，同时也是整个机关的组成部分，其是机关管理以及研究咨询性质的机构。

一、政府机关档案室的含义和特点

政府档案机关主要工作任务就是针对本单位中不同部门所产生的档案进行管理，并且对相应单位的档案进行接收和保管，对这些档案进行整理，同时对档案进行鉴定、统计以及编目。对相应档案科学利用和监督，针对具有长远保管价值的档案向档案馆移交，若存在下属机构，则需要对下属机构的工作进行监督和指导。在机关档案室当中，所保存的档案需要将公文作为主要内容，工作内容主要有机要、决定、命令等。此外，其中还有部分书刊以及资料等。档案和一般信息资料不同，其存在一定机密性，因此部分档案需要长时间保存。站在长远角度进行分析，档案第二价值是服务对象是全社会。因此需要针对这一特点，建立一个过渡性机构，对其进行统一管理，从而确保单位信息的安全性以及公众知情权。针对机关档案室来说，其属于一种中间性质的机构，怎样对两者之间进行权衡利弊，则是档案管理工作需要重点考虑的问题。

二、政府机关档案信息保密和公开的实施策略

（一）完善立法，落实法规。对于政府机关档案室来说，工作人员的编制、经费和领导均是通过政府直接负责的，主要功能是对政府内部机关重要档案信息进行管理，收藏的档案对于政府工作起着至关重要的作用，在业务上是通过政府以及上级档案管理人员统一监督和管理，同时也属于政府当中的重要部门，并不是简单地对档案进行储存。因为档案室受到政府以及上级档案部门的双重管理，因此对档案信息进行公开，就相当于对政府信息进行公开，这和档案部门所规定的《档案法》规定之间存在着密切联系。这种情况下，相应管理部门需要对《档案法》做出适当调整，从而顺应时代的发展。对法规当中的一些细则进行进一步完善，针对涉及范围做出相对详细的阐述，尤其是针对一些关系到大众所需的重要档案信息，必须要细化到不同类型档案当中的每个细节，促使全部档案足够清晰和明确，不能有含糊不清的现象。例如对档案进行封存，在年限规定上，之前多为30年解封档案，但是这并不适用于全部类型的档案。因此相应工作人员需要对不同类别的档案进行认真划分，然后结合不同档案的实际需要，对年限做出进一步规定。为了保障政府部门档案公开上保持持久和长期化，不同地方政府档案室，可以结合本身档案信息内容，制定出具有针对性的信息公开制度，具体工作期间，适当调整已有档案管理法规，进一步适应时代发展。

（二）规范信息收集、公开和保密制度。1.需要对保密和审查制度进行信息公开，社会不断发展进步，而政府机关信息数量也在持续性增加，相应工作人员针对档案质量的检定和审查工作量逐渐增加。在对这些档案进行存档过程中，管理人员已经做出了相应的划分，但是在存档过程中，只有管理人员知晓档案的保存时间以及保存价值，仅依靠管理人员很难满足社会需要。因此，档案管理人员要和相应占用档案的人员需要共同参与，一同完成档案信息公开和鉴定工作。2.充分借助互联网和大数据等对档案进行管理，构建新型档案分类机制，相应政府对相关信息进行收集和储存。在新的数字档案当中，存在多种数据关联，如电子图片、视频档案和图片等，这些电子信息采集十分简单方便，不同档案之间在进行数据的传递和转化过程中，更加方便和快捷，相应数字信息种类以及数量也更加丰富。与此同时，电子档案可以在相应计算机当中进行自主分类和存储，最终对档案信息进行自动化管理。

（三）對档案公开后实施权利与义务的约束。因为档案信息有较大的社会责任，针对政府机关当中的档案信息而言，进行公开期间，并不存在完整和标准的保护使用者利益的规定。针对档案公开而带来的社会行为缺乏相应的管理规定，档案机关将其作为借口，规避了信息公开所带来的社会义务以及责任，在这种情况下，容易促使政府机关档案公开之后产生相应的权责问题，进一步给档案部门带来不良社会影响。这种情况下，相应管理人员一定要建立档案公开和保障制度，针对所公开的档案使用或者明确规定权利和义务，能够针对档案部门对档案信息公开后所承担的责任作出规定，针对违规公开后造成的影响制定出相应处理办法。这种情况下，能够使档案信息变得更加公开和透明，进一步促使实际信息保密和公开工作的科学实施。

三、结束语

综上所述，政府机关档案室主要是由国家政府机构对档案进行存放和管理的场所，同时针对政府当中所涉及的业务文件适当整理和归档处理，然后借助专人对其进行收集和管理。相应工作人员需要定时为政府不同部门上交档案文件，对其进行整理和编目。对此，相关管理人员严格按照规定进行，保障工作的科学性。

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