电子时代档案管理新方法，新思路的探索

刘磊

摘 要：进入二十一世纪以来，互联网信息技术的飞速发展带来了各行各业的革新，企业管理模式也从过去的人工管理逐渐向计算机信息化和智能化的方向转变。档案管理是现代企业非常重要的管理内容与模块，随着信息化管理不断普及与广泛，探索企业档案信息化管理势在必行。文章重点就电子时代档案管理新方法和新思路进行研究分析，以供参考。

关键词：电子时代;档案管理;新方法;新思路

引言

互联网带动了信息产业的发展，电子信息技术逐渐融入日常工作当中，作为现代化的办公软件，电子技术和现代化的通信技术使得管理更加便捷，例如信息技术在电子档案的运用，改变了传统管理模式的弊端，通过计算机系统，电子档案能够形成有价值的信息内容，并在系统中完成处理和存储。电子档案的形成、存储和管理，使档案管理工作融入了信息化技术手段，给档案管理工作带来了一种全新革命。

1 电子时代档案管理的重要意义

档案信息能够客观真实地记录历史，对社会实践有着很好的记录、记忆功能，帮助人们充分认知客观世界，属不可再生资源，只有在准确地把握社会实践基础上的真实记录，做好资源数据整合，将一些重要的规律性内容进行归档留存，并通过现代化的技术手段，才能完成档案的历史使命。信息化建设下的电子档案是时代发展趋势，实现了档案管理工作的便捷高效，能够通过便捷的方法实现档案信息资源整合，同时信息化建设对档案管理也有了新的要求，做好电子和纸质两种不同载体间的转换，不断完善计算机网络硬软件条件，电子档案的优势是显而易见并可行的。

2 电子时代档案管理的基本要求

2.1完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同。由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同。由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案的不完整，特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，確保电子档案的完整性。

2.2原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

2.3真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。

3 电子时代企业档案管理现状

3.1企业档案管理人员管理水平普遍偏低

上世纪九十年代以来，我国的现代化经济不断起步，飞速发展的经济与原来传统的企业管理模式并不十分匹配，导致我国的现代企业管理水平普遍不高，总体上我国的企业档案管理尚处于人力为主的较为传统的模式，这种模式下企业档案管理者档案管理受诸多限制因素影响，目前档案管理人员整体业务水平及专业能力普遍偏低是影响企业档案管理的重要原因之一。

3.2档案管理人员综合能力薄弱

在我国，绝大多数的企业把经济效益放在企业发展的首位，对企业管理特别是档案管理投入的关注度较少，这使得我国的企业档案管理人员普遍存在“门外汉”的现象。大部分档案管理兼职情况较多，工作人员不能将全部精力投入到档案管理工作中，对档案管理服务水平提升产生较大影响。

3.3企业档案管理工作受重視程度偏低

由于档案管理是企业组织结构中较为弱势的一部分，导致企业上下对档案管理工作的重视程度不够，特别是一些分管档案管理的部分负责人，包括大部分档案管理工作人员对档案管理工作的认识及重视程度不足，没认识到档案管理工作对企业管理的重要性。部分人认为档案管理仅仅只是档案资料的保管工作，既不能给企业创造经济效益，又不能对企业发展创新起到较大作用，这也充分显示出大部分人对档案管理工作缺乏了解。对企业档案管理工作受重视程度不足，直接导致了企业档案管理工作与现代企业管理需求不相适应。

4 电子时代档案管理新方法和新思路

4.1在实践中不断完善电子档案监督机制

信息化背景下的档案管理逐渐过渡到向社会、向单位部门及员工服务的职能，电子档案安全问题至关重要。应进一步完善电子档案管理，建立有效的档案管理监督机制，首先就要实现对电子档案的密级划分，结合不同的等级情况操作，在确保数据信息安全的前提下，才能达到电子信息档案管理规范化和秩序化的要求。

4.2构建电子管理标准

电子文件在管理上要建立全面的管理标准，注重档案管理的优化升级，实现全方位档案管理的同步发展，确保文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。

4.3做好电子档案使用中的控制管理

电子档案管理制度要实现理论和实践融合，应该结合工作实际制订符合电子档案管理的制度，形成有序、方便、快捷的电子档案管理，并保证制度落实到位。通过制度进行电子档案使用的有效约束，做到有章可循，例如在电子档案使用权限审核上，须高度重视人员权限的限定，在系统管理的保护上，都要做好安全管理工作职责的落实，只有这样才能更好地实现控制和管理。电子档案在回收管理和使用过程中也应注重安全性问题，适时进行安全跟踪，重点关注档案实体的安全和电子化数据的安全。

结束语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在，管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高和完善自己，才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

参考文献

[1]张晓磊.信息时代背景下电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（06）：30-31.

[2]莫伟杰.对信息化时代地质档案管理中电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].兰台内外，2019（15）：60-61.