对于学籍管理的规范化研究

周广彬

摘要：在学籍管理过程中不断完善管理体制，健全规章制度，立足工作创新，从每年招生、新生入学注册到毕业生资格审查，都坚持“严谨、科学、规范”的工作态度，确保了学生学籍学历管理工作的规范性和准确性。

关键词：学籍管理;规范化;电子注册;

高校学籍管理工作是高校教务管理工作中的重要组成部分，学籍工作的好坏将直接影响学校的教学秩序。学籍管理规范化是建立在对管理各环节的流程进行规范化的基础上的。依托规范化的管理流程建立的管理信息系统是科学地进行学籍管理的重要保证。

一、新生学籍管理

1.新生预分班。普通高校招生网上录取完毕后，可利用NacuesCA（全国普通高校招生网上录取院校子系统）提供的数据导出功能，将录取学生信息以DBF格式文件导出27个包含图片的新生基础数据，借助湖南青果软件公司“数字校园综合管理平台—教务网络管理系统”（以下简称青果系统）学生学籍子系统，使用菜单“转入录取学生信息（NacuesCA）”导入新生数据，然后进行新生预分班操作。（1）新生基础信息导入。1）设置招生录取信息存放文件夹。默认存放目录为：系统安装目录，招生年份（如：2008）＼招生季节（如：秋季）＼培养层次（如：专科）＼生源省份（如：江苏）＼批次（一批）＼科类（理科））。2）将招生录取信息文件放到该文件夹下，单击菜单项“录取信息→转入录取学生信息（NacuesCA）”，下拉选定培养层次，单击“检索”按钮，双击页面右部列表中的信息，单击“转入”按钮，即可完成录取学生信息的转入。（2）录取学生预分班。根据招生计划在青果系统中设置好预分班级数，对已经导入的新生基础数据确认录取专业在校内的专业的设置情况。录取专业是校内唯一的话，就将某一录取专业下的录取学生全部对应到某一校内专业下;如果录取专业不是校内唯一的，就将某一录取专业下的录取学生分别对应到两个或两个以上校内专业下。然后按照性别、生源省份、入学成绩等，将同一年级/（校内）专业下的录取学生智能地预分到相应的若干班级中;还可通过零散调整方式，分班级确定录取学生（包括录取学生在预分班后、报到前更换专业）。预分班结束后，导出预分班数据进行招生情况分析，分析后结果以报告形式上报上级领导审核，根据领导审核意见进行零散调整。审核通过后确定分班数据，新生分班名单在教务处青果系统web上发布。

2.新生注册。新生学籍电子注册是电子注册的入口，主要是建立学籍档案，包括姓名、性别、专业、身份证号、电子图像等基本信息。确保新生注册数据正确、完整，从源头上把好数据的入口关，这样才能有效避免不规范和错误数据的产生。新生学籍注册前，学校要对学生信息进行审核校验。首先从青果系统中导出已经报到入学的新生数据，让学生本人对关键项（如：姓名、考生号以及身份证号等）进行核对并签字确认。数据核对反馈完成后，将学生信息按照教育部规定的数据格式要求做好上传库。值得注意的是，若用excel做基础数据转换为dbf格式时，要保证每一列数据的宽度，避免转换时部分信息丢失。然后从教育部学籍学历管理网络平台下载我院本年度录取的新生数据。未注册前平台上新生的基础数据初始学籍状态均为：待报到，根据学籍注册管理要求，要对新生入学状态进行相应标注：报到入学、取消入学资格、保留入学资格、放弃入学资格。将平台下载数据和反馈后做好的上传库以考生号为关键字段进行数据比对，根据要求对新生的学籍状态进行标注。为了确保数据的准确性，还需要用辅助软件对数据关键字段（如：身份证号等）进行逻辑性校验。确认信息准确无误后，即可以将数据上传学信网。审核通过后，新生学籍注册完成，学生获得教育部认可的高等教育学籍。届时学院通知新生登陆教育部学籍学历信息网学信网查询自己的学籍信息。

二、在校生学籍管理

1.学籍异动。学籍异动作为学籍管理工作的重要组成部分，体现了在校生学籍动态变化的过程。学籍异动工作就像一个交通枢纽，是学籍管理工作中最基本，也是最主要的工作。学籍异动包括学业预警、留级试读、休学、复学、保留学籍、恢复学籍、退学、转专业和转学等。

2.学籍清查。为了规范高校招生秩序和办学行为，维护高等教育公平、公正性，我院平台账户下有14名身份证号和其它高校重号学生，针对这种情况，我院组成了以副院长牵头的清查小组，组员集中了教务处、学工处、保卫处及各学生系部负责学生工作的书记，在短短的20天内走访了疑点学生的生源地、毕业高中、户籍所在地派出所，查清了每个学生状况，最后确认冒名顶替学生11名，3名学生身份无误。然后电话和信函通知冒名顶替学生本人或家长，学院下文取消了这11名学生的学籍。最后在学信平台上对其一一进行了标注。

3.信息修改，在校生中，常会出现学生姓名、身份证号与招生库中信息不一致等错误，这些错误有些是由于学生高考报名时疏忽大意，高考之前填报姓名时未与身份证上姓名项保持一致，如将“王锋”写成“王峰”;身份证号记忆错误，误将身份证号中的数字颠倒。以上错误中逻辑错误可以通过系统软件审查出，但非逻辑错误系统无法审查出，就要通过学生亲自签字确认。

4.学年注册。在没有进行学年注册工作之前，学信平台上绝大部分学生的学年注册状态都是“待注册”，少量学生的状态是“暂缓注册”或“保留学籍”。首先，从平台数据下载中下载因为以往欠缴学费而暂缓注册和因为参军而保留学籍的学生名单，复查暂缓注册的学生名单，仔细检查确认其缴费状况。如果已经缴清学费，需要注册学籍，则通过批量上传确保其学籍状态为“注册学籍”;如果需要予以清退，即可在学籍注销中予以退学;如果仍然需要暂缓注册，则可以不加操作;复查保留学籍的学生名单。仔细检查确认是否已经返校。如果已经返校，则通过批量上传确保其学籍状态为“注册学籍”，并即时做降级处理;如果需要予以清退，则即可在学籍注销中予以退学;如果仍然需要保留学籍，则不予操作即可;然后从青果学籍管理子系统中下载我院整理好所有实际在校学习的学生名单，此名单中不包括仍然保留学籍、暂缓注册、休学的学生，也不包括已经退学、死亡、已转出、已毕业、已升本等各种异动类别的学生，将这两部分名单进行比对，对网上没有錄取信息的学生，及时与学生生源地省级招办复核，并及时将需补报的数据报教育部。数据审核确认无误后即可在教育部学信平台中批量上传我院在校生名单，把所有实际在校学习的学生的学籍状态从“待注册”变成“注册学籍”。在校生学年注册工作完成。

结束语：

总之，学籍管理对稳定教学秩序、及时掌握在校学生的基本情况以及掌握教学情况、提高教学质量等都具有十分重要的意义。

参考文献：

[1]张晓华.浅谈对于学籍管理的规范化研究2017.

[2]刘克芸.浅谈新形势下的高校学籍管理工作2018.