电商企业内部控制关键环节与强化措施

尹亮

摘 要：电商企业区别于生产制造企业，属于服务型企业。本文对电商企业内控体系的薄弱环节进行分析，进而提出强化内控的措施，制定更适合电商企业发展的内控体系。

关键词：电商企业;内部控制;关键环节

一、引言

内部控制属于风险管理，是根据组织架构、部门隶属、职工人数、发展理念等，对企业的经营情况、财务状况、信息系统、控制程序、企业文化、资产管理等予以控制，及时分析内外部风险，便于企业及时规避风险，是由企业的高管人员以及所有员工共同遵守的、共同实施的、目的在于实现企业战略目标所需经历的相关过程。依据内部控制概念，内控制度是电商企业为追求利润最大化而建立的制度。

二、电商企业内控体系的关键环节

（一）控制环境

电商企业的人员管理内容较少，因此，其内控体系是以电子商务的安全性为主，但其管理人员数量较少，所以就需提高管理人员的综合素养和业务素质。生产制造企业的授权任务一般是通过盖章或领导签字完成批示，但电商企业是依托互联网完成业务，其需要利用授权密码或电子计算机口令完成授权，授权的特殊性也要求电商企业强化环境控制，在电商模式下，交易双方不受时间地点的约束，因此风险性更高，这对电商企业的安全性提出了更高的要求。

（二）控制活动

生产制造企业的控制活动以内部监督为主，但在电商模式下，“互联网+”技术广泛运用，加之科技革命成果的共享，企业内部沟通渠道扩大，员工之间沟通更加便利，不相容的职务也可实现分离。例如，生产制造企业的销售、运营、物流、管理和财务等多个业务都需内部监督和人为控制，但电子商务是以网络运营为主，在此过程中不仅需要内部监督，还需要保证电子设备安全和信息系统安全，加强监督体系建设。

（三）风险评估内容

互联网是电商企业运营的重要基础，因此，电商企业首先需考虑当出现网络故障或系统运转问题时应如何处理。上述情况一旦出现，对电商企业造成的损失是不可预测的。传统企业以纸张为载体记录会计信息，但电商企业更多是以互联网平台为载体，记录财务报表和财务数据，当网站遭到黑客攻击时，企业将面临不可估计的损失。

（四）监督方式

电商企业是依靠计算机完成工作的，虽然其不如人脑便利，但正是这种不便利，提高了内部控制流程的严密性，所有员工按照规章制度和操作流程开展工作，杜绝了人脑的随意性和财务舞弊等问题。因此，电商企业的监督方式以信息系统为主，严格按照内部程序对员工的行为加以控制。

三、电商企业强化内部控制的措施

（一）采购环节

1.建立公开询价机制，规避供货商风险

电商企业可建立科学的公开询价机制，并辅以鼓励监督机制。采购部在拟定采购计划之前，需向供货商公开询价，选定合适价位后，在采购计划中确定电商企业的利润空间，并敲定采购商品的种类。

2.建立采购计划表，规避计划不合理风险

电商企业存在采购计划不科学等问题，这是审批程序流于形式导致的。因此，电商企业可针对该种风险，由产品部经理负责，依据近三年的销售数据和对未来市场的判断，拟定采购计划表。产品部经理拟定采购计划后，需交由财务部经理审批，财务部经理审批时，要利用检测货物存量的电子系统加以审核，尽可能减少库存，当发现存货数量降至警戒值时，再向产品部经理发出预警，使产品部依据预警信息进行采购。

3.完善应付账款管理系统

部分电商企业存在未能正常付款的风险，该种风险一般来源于财务人员的信息错误或财务舞弊等，因此，电商企业针对此问题，需完善财务信息系统，将内控措施嵌入至付款流程中，要求会计人员每日导出应付账款信息，并对比前一工作日的仓库数据，对比后在信息系统中加以确认，在系统中标注为“代付款”，同时安排另一名会计人员负责结清待付账款。电商企业结算账款一般采用网上支付，其支付系統一般和商业银行的对公账户相连接，会计人员结算账款后，商业银行将保留相关信息，自动生成付款流水的电子表格，以便日后对账。

（二）存货管理环节

为保证正常收发存货，电商企业需留存单据，在收货时出具收货单，即仓储部在收入货物后，自动打出订单仓库联，在拣货时，要严格按照单据挑拣货物，并在货物出仓前将其与销售单据上的信息进行对比，以最大限度保障货物的正确性。

再者，电商企业还需加强场地管控，以此强化内部控制。场地控制是指利用门禁卡、摄像头等电子设备，严格限制出入仓库的人员。此外，电商企业要完善相关管理制度，合理选择包装材料，避免材料浪费现象，员工可依据订货单上货物的数量、体积等，确定不同种类的包装盒，同时拟定货物包装使用制度，以此节约成本。

（三）审计环节

在“互联网+”背景下，电商企业可依据综合互联网思维建立内部审计平台，并在审计模型中，建立风险管理和内审功能相融合的平台。例如，电商企业可建立风险预警系统，设定风险报警临界值，将风险点嵌入至预警系统中，实现风险预警功能;再者，内部控制更多倾向于管理流程，这就需要电商企业建立实时监督系统，依据需求设定模型，对业务进行日常监督，在触发临界值时实时预警。与此同时，电商企业需建立与之匹配的人才队伍，培养内控方面的技术管理人才，提高企业内控管理效率。建立风险分析制度，为保证有效规避风险，要以分析为主、改善为辅，使用统一汇报模板对风险进行分析，其中包括前景预测、市场变化、方案措施等，保证电商企业持续健康发展。最后，电商企业的领导者应高度重视风险管理，将其作为公司战略性发展的变革机制，以保障公司制度有效实施。各级部门落实全面风险管理后，通过权责一致的方式，加大风险管控力度，进而控制财务风险，提高应收账款回收率，推动公司在激烈的市场竞争中稳定前行。

（四）销售环节

应收账款风险一般源于会计人员和物流人员的业务流程错误或财务舞弊行为等。在此阶段，电商企业规避应收账款风险主要是以内部控制为主，在设定内控体系时要包括应收账款内容，如货到付款信息。物流人员配送货物后需按照实际金额收取现金，并验证现金的真伪，待配送商品后，需及时返回企业，把已经签收的货物单据和现金交给会计人员，会计人员确认无误后出具已经收取的单据，并签字盖章，而后需及时将现金存入商业银行，以便日后对账。

四、结语

内部控制的应用增强了电商企业的竞争力，因此，电商企业应积极推动内部控制管理在企业中的发展。在市场竞争日益激烈的情况下，公司管理者在决策时应以超前的意识对市场经济进行深入的思考，在经营中敢于放权，制定完善的内部控制制度，培养业务人员的自主意识，以此实现企业持续健康发展。

参考文献

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