房地产档案管理工作中的常见难点和对策

郭永平

招远市住房保障和交易中心

摘要：本文基于当前房地产企业管理发展的现状与趋势，结合房地产企业档案管理工作的具体实践，对档案管理工作在房地产企业现代化管理提升上的价值进行简要的讨论与阐述，并对当下房地产档案管理工作的常见问题和实施难点作进一步的分析与阐释;以此为基础，着重对优化房地产企业档案管理工作效能与水平的具体策略进行详细的探讨与分析，旨在为现实发展提供借鉴与参考。

关键词：房地产企业;档案管理;价值;难点;提升对策

信息作为现代社会经济发展的核心性元素，对于信息的捕捉、存储、整合、处理与分析也就成为了现代企业必须具备并应逐步提升与优化的基本能力。进入微利时代的房地产行业也就应当充分注重信息在企业发展中的价值，不断强化以信息为载体和发展对象的档案管理工作的水平和效能，从而带来信息价值全面挖掘对房产项目发展、企业管理决策能力提升和日常业务推进等层面的精准助力和强效支撑。

一、房地产档案管理工作的价值

在现代社会中，科学而高效的档案管理是衡量房地产企业管理现代化的重要尺度[1]。档案管理不仅是企业信息素养和信息能力提升的重要表现，更是保证企业决策科学化、全面化的关键性基础，是带来诸如项目管理、人员管理、财务管理、物资管理、风险管理、市场管理、营销管理等效率和效能提升的重要支撑与指导性辅助，还是企业能否精准把握政策转变、行业动向、市场发展的核心依据指标。因此，档案管理的全面性、可靠性、准确性、高效性直接作用于房地产企业发展的速度、品质、方向和可持续性，而失去了高水平档案管理的房地产企业就全面丧失了在现代行业中竞争的动力与优势，将无法实现经济效益、社会价值的稳定提升。

二、房地产档案管理工作中的常见难点

（一）信息繁多且形式多样，档案管理难度极大

房地产企业所涉及的产业链、项目发展环节、社会及行业组织关联、管理流程、管理要素众多，因此其信息的数量、种类、载体、形式相较于其他行业具有更大的复杂性和多样性，其档案管理难度和深化利用的难度可想而知，如果没有全面的制度、有效的手段和高素质的管理人才为支撑，其管理的效率和效能必然满足不了企业发展的现实需求。

（二）人员档案管理意识和管理能力缺乏

很多房地产企业内部特别是在档案管理部门的内部没有形成必要的信息管理意识和管理氛围，档案管理人员对于合同、文件等档案的搜集、存储、整合、分类、处理与分析的价值和重要性认识不足，而项目部、行政部、市场部等其他部门对于档案管理工作的支持度和辅助度也严重缺乏，进而带来了档案管理全面性、完整性和高效性的弱化。

（三）管理制度与规范存在滞后性和片面性

当前一些房地产的档案管理部门由于在制度、程序、规范制定的不合理性和不全面性无法高效为管理人员的具体工作提供指导和约束，也就造成了档案管理工作的精细化、标准化的严重不足，更浅化了信息分析与利用的深度，无法有效支撑起企业精准决策与风险规避的现代化需求。

三、房地产档案管理工作水平的提升对策

（一）基于信息技术，构建全生命周期档案管理体系

为了解决房地产企业档案管理任务重、效率低的问题，应以现代化档案管理理念在企业全体员工特别是档案管理部门员工上下的全面树立为基础，以信息化、智能化、数字化的管理工具为辅助，逐步在项目发展各个环节初期就将基本、细化和全面的信息通过相关的数据录入、存储软件进行及时收集、分类、归档和入库，也就是将企业的全体员工纳入到了档案管理的隊伍中来。从而以信息技术的设计层面让档案管理涵盖日常业务的各个环节;从系统架构层面实现管理层级的职责划分和标准拓展;从数据的架构层面，对应不同阶段的分库存储并确保数据的安全;从集成设计的层面，完整面向信息服务的对象与体系，以为各部门的档案收集、归类、整理、调取与利用提供统一的数据接口，实现对各业务系统产生的电子文件资料进行在线的自动归档和信息的实时共享，从而逐步构建全生命周期档案管理体系支撑下房地产企业档案管理效能的可靠提升。

（二）常态化、创新化对档案管理人员的培训

应结合企业现代化发展的实际，基于当前档案管理工作的先进理念和发展性问题，不断强化对于档案管理人员的培训。首先应从基本的理论知识，如现代化房产企业档案管理的特点、范围、作用，形成分类，档案的收集与鉴定（范围、方法、质量要求），组卷、排列、编目，验收与移交、注意事项，档案管理与风险管控等全方面的内容进行有机、动态的培训与考核;其次还要针对阶段化档案资料管理工作中存在的误区、难点与问题进行必要的总结和及实际案例的细化演示，并就档案全生命周期管理等先进的管理思想和信息化的管理方法对人员进行系统的教育与培育，进而实现人员管理素养、能力与现实发展的动态迎合。

（三）优化档案管理架构，全面化档案管理制度与规范

首先应结合企业发展对于档案管理的具体要求，优化档案管理部门的组织架构：以综合管理部经理为领导和监管统筹，细化档案管理部门的各项分工，成立必要的项目档案管理组、行政档案管理组、财务档案管理组和档案综合分析利用组等工作小组;并全面梳理各个部门及小组的管理任务、管理目标、管理计划和管理责任，明晰权责，做到责任到岗、责任到人，计划监督、目标落实的良性发展。其次，还应完善档案管理的相关制度与规范，构建包括管理目的、管理范围、管理路程、管理要求、管理评价、人员考核等一些列制度在内的管理制度与规范体系[2]。进而为档案管理日常业务的推进提供全面的制度指导和规范约束，带来房地产企业档案管理工作规范化、标准化的精准性提升。

四、结语：

档案管理是现代化房地产企业管理工作的重点内容，其需要基于对档案管理工作发展的难点的分析，结合企业发展对于档案管理工作的时代化要求，从管理手段、管理人才培训与提升、管理理念、管理机构、管理制度等方面进行多维度的改革与优化，以此带来房地产企业档案管理工作效能的高水平强化。

参考文献：

[1]杨让瑕， 柴建斌. 房地产档案管理[J]. 环球市场信息导报， 2014（37）：237-237.

[2]张晖. 新时期房地产档案管理的特点及对策[J]. 兰台世界（10）.