试述办公自动化中的计算机技术的应用

刘宣华 艾双双

摘    要：进入新时代后，随着企业规模与业务的不断增加，办公人员的工作量也越来越多，这也就很容易出现失误，从而给企业带来不良影响。因此，企业必须加强对文字处理技术、数据处理技术、多媒体技术以及网络技术等先进计算机技术的应用，促进办公质量与效率的提高，提升办公自动化水平，从而推动企业在新时期更好更快发展。

关键词：办公自动化;计算机技术;应用

1  前言

在传统的办公系统中，在对数据进行处理的时候总是会存在很多的弊端，一旦信息量和数据结构较为复杂，就会给办公系统带来非常繁重的工作压力，并且处理的结果也会差强人意。这时，办公自动化就运势而生，办公人员可以通过先进的计算机技术和办公设备，将信息和数据以音频、图像、文字以及视频等形式呈现出来，这样一来可以更好的实现对数据的处理，达到办公的需求，形成人机一体的、综合性较强的办公系统。办公自动化可以有效的提升工作的效率，减轻人们工作的压力，达到最佳的工作效果，进而有效的提升企业的经济效率。因此，加强对计算机技术在办公自动化中的应用是非常必要的。

2  办公自动化的概述

现如今，随着信息技术和科技水平的高速发展，信息技术不断的向办公领域渗透，给传统的办公理念和办公模式带来了巨大的变化，人们逐渐的提出了无纸化办公和数字化办公，并在实际的工作中取得了非常好的效果。其中无纸化办公和数字化办公能够得以实现，主要还是要依赖于局域网的技术支持。并且，目前很多办公系统功能的实现都离不开局域网中的内部网，人们可以通过企业的内部网络及时的传递办公信息，这样还能够有效的确保信息传递的安全性和准确性。在办公自动化系统当中，内部网络起着非常重要的作用，内部网络采用的是统一的操作模式，管理者可以通过中央网络来向各个部门发布信息，这样的操作方式具有安全、高效、便捷和统一等特点，进而有效的提高了企业办公的效率和水平。内部网络在办公自动化当中的应用就是计算机技术在办公自动化中应用的具体表现。

3  计算机技术在办公自动化中应用的优势

3.1  降低企业管理成本

（1）能够有效的减少办公过程中一些不必要的环节和材料，使得办公的效率得到大大的提升，进而有效的降低材料的成本，提高企业的经济效益。

（2）可以将原本几个人才能够完成的工作，现在只需要有一个人进行操控就行，这样一来就能够有效的减少办公的人数，降低企业的劳动力成本，进而有效的提高企业的经济效率。

3.2  扩大办公区域，优化办公环境

由于传统的办公模式经常会受到技术条件的限制，在选择办公地点时，办公的区域和环境都不得不要考虑到技术层面的能力。但是，随着计算机技术在办公自动化当中的应用，就可以有效的使得办公区域突破空间的限制，办公的地点可以是在写字楼内，也可以是在世界的任何一个地方，这也就使得办公的环境不会再受到过多的条件限制，办公人员也可以根据自己的喜好来选择办公的环境，这样也会使得办公人员的工作心情更加的舒畅。此外，工作人员不再是像以往一样是一个独立的工作个体，现在可以利用计算机网络技术在工作上进行合作和协调，进而有效的提高工作的效率。并且计算机技术的应用还实现了跨区域和跨行业的合作和交流，成为了各行各业沟通交流的一座重要的桥梁。

3.3  激发企业的创造能力

计算机技术在办公自动化当中的应用，可以让企业的交流变得更加的自由化、办公更加的规范化、管理更加的标准化。并且也可以使得工作人员摆脱以往的枯燥的工作环境和繁琐的工作事务，让他们的工作心情变得更加的放松，进而有效的激发他们的创造能力，这样一来也就能够有效的提升企业的创新能力，增强企业的核心竞争力。此外，在办公自动化系统当中对于办公人员的素质具有较高的要求，这也就要求办公人员必须要时刻保持自身的优势，争取将工作做到最好，充分的发挥出自身的创造力，这样才不会面临被淘汰的危机。由此可见，计算机技术在办公自动化当中的应用可以有效的激发企业个体的创造能力。

4  计算机技术在办公自动化当中的具体应用

4.1  硬件设备和软件资源

企业办公业务的主要工作内容就是要对文字进行编辑，对信息进行收集、处理和传输等等，计算机信息技术在办公自动化中应用，就可以更加高效、快捷的完成这些办公业务。在办公自动化都必须要在计算机上面完成，这就属于硬件设备的应用，并且这也是办公自動化实现的核心。与此同时，办公自动化的实现还需要各种软件的支持，也就是计算机在运行、管理以及维护过程当中所需要用到的各种办公程序。

4.2  文件软件处理

在办公过程中可以利用文字处理软件制作和处理各种工作文档，文字处理软件不仅可以对文字进行处理，还可以对表格、图形等进行处理，并且还可以将这三者进行有机的结合，进而呈现出更好的处理效果。文字处理软件操作简单，功能齐全，一般的文字处理软件都会提供各项命令和功能，办公人员只需要直接进行操作就行了，比如：文字编辑功能、列表排序功能、数据计算功能、邮件列表功能、图像处理功能等等，通过文字处理软件办公人员可以更加高效、快捷的完成工作任务，提高工作的效率。

4.3  建立信息发布平台

企业内部需要有自己的信息发布和交流的平台，随着计算机技术在办公自动化当中的应用，改变了传统的用纸质只在办公室内部进行交流的方式，现在可以利用企业的内部网络，以电子公告、企业邮箱、企业内部交流群等形式进行信息的发布和交流，企业可以利用计算机网络技术，建立一个公共的信息发布平台，这样一来就能够使得企业内容的各种事项以最快的速度进行发布，并准确的传达给每一位员工。由于这个平台是开放的、共享的，所以公司的员工也可以直接通过平台来获取到企业最新的信息，了解到公司的实时动态，并且员工也可以通过这个平台来表达自己对于企业的意见，提出自己的想法，促进企业的不断完善。此外，企业也可以在这个平台上发布对外的信息，外界也可以通过这个平台来对了解到企业的发展情况以及招聘信息等等，让平台成为企业的对外门户，帮助外界更好的了解企业，树立企业的良好形象。

4.4  其他方面的应用

计算机技术还可以在人事管理当中被得到广泛的应用，尤其是对于劳资人事这一方面的管理当中，利用计算机技术，可以将员工的资料和考勤等进行高效的处理和管理，并且也可以快速的将员工的薪资管理和人事管理相结合，进而大大的提升了人事管理的工作效率，降低了管理的成本。此外，不论是企业还是机关单位，都需要召开各种工作会议，在以往召开会议之前都需要进行大量的事前准备工作以及事后的总结工作，但是自从有了办公自动化之后，这些工作就会变得轻松很多，在会议之前，可以先将会议资料利用网络发送给每一位参加会议的员工手中，在会议结束之后，可以将会议的具体内容和记录进行整理，然后再发送到每一位参与会议的人员手中。此外，还可以直接采取视频会议和网络会议，进而有效的突破时间和空间的限制，真正的实现自动化办公。

5  结语

综上所述，目前，计算机办公自动化系统已经被广泛的应用与各个领域和行业当中，并在很大程度上提高了办公的效率，打破了时间和空间的限制，实现了无障碍的信息化交流。办公自动化是办公系统的必然趋势，是社会信息化发展的必然选择。由此可见，办公自动化未来将会在更多的领域发挥出积极的作用。因此，我们必须要加强对计算机技术在办公自动<<上接117页化当中的研究，进而不断的提高办公自动化的水平，促进我国信息技术的不断的发展。

参考文献：

[1] 李志君.计算机技术在办公自动化中的应用分析[J].经济技术协作信息，2009（22）：143.