浅议火力发电厂档案数字化建设实践与发展策略

郝立维

摘 要：我国火力发电厂档案工作建设的主题是档案信息化，也是今后档案工作发展的必由之路。数字化建设作为档案信息化建设中一个比较重要的内容，是跟随时代潮流，适应当代信息时代发展的新举动。本文陈述了当代数字化建设的基本内涵，还具体分析了其建设的必要性和基本现状，提出了火力发电厂档案管理向数字化迈进的重要目标。

关键词：档案；数字化；服务

【引言】如今，信息技术高速发展，知识信息时代已然到来，档案是一种原有的资源，是国家信息资源的重要组成的部分，拥有不可估计的社会价值，由于社会的持续发展和创新，档案信息的数量越来越大，其所包含的形式和种类也越来越丰富，以往那些单一又老套的管理机制已经不能再满足当今时代的工作要求。如何利用先进的计算机网络技术来做好档案信息的管理，更好的利用和开发档案信息的资源，提升档案信息综合服务水平，已经成为工作和发展所面对的一个重要的课题。近年来我们在档案数字化建设方面已经取得了一些微小的进步和发展，但我们更应该清醒的认识到发电厂馆藏传统纸质档案数量之大，做好档案的数字化工作，无疑是一项艰巨而困难的工程。

一、对档案数字化建设的理解

（一）档案数字化的含义

所谓数字化，就是指利用计算机信息处理的技术，把一些声、光等物理信号转化为数字的信号，或者把语言、文字、图像等信息转化为数字的编码信息，用来传输和准确处置的一种综合的技术。数字化拥有简单、速度较快等优点，是随着网络信息技术和多媒体的应用，而出现的一种新型的档案信息管理的方式，它主要还是利用数据技术、压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸类的文件和声像的文件等传统的介质文件和已入档保存电子的档案，组织为系统、结构合理的数据库，它还将传统载体存储的资源转变成数字形式的相关信息，以数字的形式来存储，用网络的方法来传输，并通过使用计算机的系统来管理，达到方便利用档案信息的目的。经过数字化的档案，可用相应档案管理类软件来管理和利用，使它能拥有更多种多样的服务类型，尽可能的做到档案利用快捷、方便。

（二）档案数字化建设的内容

从其所面对的对象来看，它分为以下方面：一是对原有的纸质档案进行数字化处置，即将原有传统载体的档案经过扫描、加工和处理，做好数字化的转换；二是对正在形成的电子文件进行及时的归档和保存，做到电子文档的完备和真实有效。

从其所面对的内容来看，分为如下两个方面：一是构建档案目录的数据库，对信息的目录和索引做严格的规范，科学的选择其所需要的数据库管理的结构；二是档案全文信息的数字化，就是采用扫描和录入的方式将档案的全文全部按照原来的样子，逐个存储为图像的文件并为其编制目录和索引，或者是通过应用其他技术识别以后再采取文本的格式储存檔案内容，再加上全文检索的数据库。

从其所发展的过程来看，其必要的建设应该包括，数字化档案的收集和整理，存储和保管以及查阅和利用等几个方面。我们能把文件和档案集合到一起，借助计算机技术和其他信息技术来收集和整理数字化档案；再借助其他可靠的存储设备来存储数字化档案，最后实现有效利用。

二、当代数字化建设的必要性和意义

作为社会信息资源的重要组成的部分，档案信息已经深入到社会活动的每一个角落，贯穿于人们的日常生活中。档案信息化的建设已经成为信息时代档案工作者所面临的重要课题和发展契机。数字化建设作为档案信息化建设基础工程重要的内容，不单单只是档案工作未来发展的主要潮流，更是当今时代的特征。

（一）档案的数字化建设是信息时代发展的迫切需求

现如今我们的社会已经迈入了信息时代，计算机网络等技术的迅速发展和广泛的应用，正在深刻的影响我们生活的各个方面，改变着人们的生活、工作和学习的方式。信息化浪潮同样也带给了档案工作一些新的契机，档案的数字化渐渐地被提上日程。由于办公自动化水平的持续提高，无纸化办公已经成为趋势，由此还形成了大量的数字化档案，所以管理档案时必须从传统的实体管理向信息化的管理方向发展，才可以满足当今时代发展的需求。所以，档案数字化是信息时代必然的产物，档案数字化的管理有着传统档案管理无法比拟的先进和实效等优越性，它将分散于不同的载体和多个地方，还将以数字化的形式来存储，以网络化的方式来连接，可以即时的使用和分享档案信息资源。

（二）档案的数字化建设是社会发展的实际需要

档案中包含了许多数据、资料、图表、文件等原始的凭证，是可靠和最具有证明能力的记录，也是电力生产、经营信息资源的重要组成的部分，拥有着很大的社会经济价值。发电厂管理人员根据档案做出重大的决策需要迅速、准确，各个职能部门的工作查验要求快速并且即时， 基层生产、管理人员对档案的信息需求量正持续的增加，人们已经越来越多的关注到档案数字化所获取的实效性和便捷性。而数字化的档案相对较传统的档案载体来说，它的优点是方便快捷还不会对档案的原件造成损坏。

（三）档案的数字化建设是社会发展的必然趋势

这是由它自己本身的特点所决定的，传统纸类的档案的载体容量极其有限，而制作的成本却很高，但是数字档案的载体却很大，还能节约好多的成本和保存的空间，纸质的档案一旦受到破坏，很难恢复，而数字的档案还具有比较容易备份的特点，可以通过保留多份的备份文件来避免档案遭到破坏；在利用纸质的档案时，我们有时会翻阅几十甚至几百份的档案，有非常繁重的工作量，而数字档案在利用的过程中，只需用计算机，就能在很短的时间内查到所需要的内容，十分的方便；通过办公系统与档案管理系统的协同工作，实现了无纸化办公，节约了大量印制文件和分发文件的人力物力，通过网络提供电力档案的利用，不再受时间、空间、份数的限制，更能充分发挥档案的作用。

（四）档案的数字化建设是开发和利用档案信息的基础

开发和利用档案信息资源的重要工作是档案的数字化工作。要有效地开发和利用档案信息资源，就必须要做好档案的数字化工作，档案数字化建设的目标之一是要更好地开发档案信息的资源，为企业生产、经营更好的服务；通过档案的数字化建设可以开辟利用网络的体系来建立全新的档案信息资源；还能确保档案信息的资源开发的准确和即时；档案的数字化，能够克服时间地点的限制，完成更广范围内档案信息的利用和服务。由于企业的不断发展，生产经营工作对档案信息资源的利用越来越多，我们要加快档案的数字化建设，才能尽可能程度的开发以及利用档案信息的资源，准确、有效、即时的为企业生产经营工作服务。

三、档案数字化建设的现状和发展的趋向

（一）档案数字化建设的现状

许多火力发电企业，档案管理仍然停留在以传统纸质档案为主要存储方式的阶段，未能及时适应档案管理现代化、数字化的需求。同行业档案管理水平参差不齐，存在较大差距。传统档案管理并未涉及高新技术，很多档案管理人员也非科班出身，导致档案管理人员专业素质良莠不齐。新形势下需要档案管理人员有专业的档案管理技能并熟练应用计算机。档案数字化建设对人才的高要求与当前档案管理人员较低的专业素质产生了冲突。国内的档案数字化工作也才刚刚开始发展，正处于不断的探索和实践阶段，且主要集中在一些专门的档案数字化的研究，研究的方面较为片面，还需要我们去为之努力。

（二）档案的数字化建设的发展方向和趋势

实施档案信息二维码管理，通过手机扫描二维码方便快捷查阅档案。手机是大家使用较多的传播媒介，具有便捷性优势，因此二维码在手机移动端的使用非常普遍，是人们普遍能够接受的信息传播媒介，可以通过手机扫描档案二维码，获取摘要和目录等信息。

档案管理部门完全依靠自身的力量来完成馆藏档案的数字化工作已经越发显得力不从心，并且效率也十分低下。为此，档案数字化业务外包应运而生，选择有一定经验和能力的专业公司来做档案的数字化建设，这样既能节约时间，还能节约人力，又可以保证档案数字化建设的质量和效果。虽然目前来说，档案信息二维码管理工作还处于探索和尝试的阶段，但是已经成为了档案数字化建设的发展方向和趋势。

【结束语】总而言之，火力发电厂的档案数字化建设是一项复雜而又巨大的工程，是一项长期而艰难的任务，在其发展的进程中采用档案馆和数字化专业外包公司合作的模式是一种较为合理的尝试，它不仅有利于优化社会资源的配置，还能提高档案管理的工作效率，降低业务运行的成本。在实践中显露的问题，我们应当认真总结经验和教训，使电厂档案数字化建设稳步推进。

参考文献：

[1]刘涛.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].办公室业务，2018（13）：69.

[2]李颖. 浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[N]. 赤峰日报，2017-08-24（007）.

[3]赵纯，刘畅.简析我国档案数字化建设与发展策略[J].科技展望，2016，26（32）：221.