办公室文秘工作效率提高策略

郭双斌

摘 要：办公室是机关单位内部的重要组成部分，办公室文秘需要处理单位中较多繁杂的事物，办公室文秘的工作效率对机关单位内部的工作效率有直接影响，效率的提升能够使职能得到最大化的发挥，因此在实际工作中应该注重工作效率的提高。

关键词：办公室文秘；工作效率；提高策略

办公室在机关单位中具有重要作用，需要乡下传达领导的主要指令，也需要向上反应当前各个部门的实际工作情况，同时办公室也需要协调机关单位的内部的各项事宜，并且做好外部交往工作，因此需要注重办公室文秘工作效率的提高。

一、提高办公室文秘工作效率的重要意义

对于机关单位内部来讲，办公室是一个独立的职能部门，也是开展行政管理工作的中心，对机关单位的工作起到承上启下的作用，有着较大的工作量，且工作内容十分繁琐[1]。同时办公室和承担这对外的任务，保持与外部的交流与沟通，良好的工作效率能够为机关单位树立良好的形象，办公室的主要工作由文秘执行，文秘工作效率的提高，也会促进办公室工作效率的提升。

二、办公室文秘应该具备的素质

（一）良好的政治素质

机关单位的工作人员应该具有较强的思想政治水平，维护党的领导，并且对党制定的各项方针、政策、路线等有充分认识与了解，并且积极运用到工作中，在进行工作的过程中应该具有较强的自觉性以及自律性，对于领导下达的任务能够充分理解，能够站在较高的思想层面观察、处理问题，并且拥有较强的辨别能力，充分领会领导布置工作的主要意图，高效完成。同时在实际工作中做到实事求是，不包庇纵容任何一个工作人员，在工作中做到谦虚谨慎、积极贡献等。

（二）良好的职业道德

办公室文秘在实际工作中应该做到以下几点。首先，忠于职守，在文秘工作中应该具有高度的责任感和认同感，对领导和自己的工作认真、负责，脚踏实地的完成自己的工作，其次，诚实守信，这也是做人需要具备的根本原则[2]。在办公室文秘工作中，严格遵守单位的规章制度做到遵纪守法。再次，需要具备良好的心理素质，文秘在日常工作中需要处理大量的事物，做好各部门工作人员的协调工作，这需要其具有良好的抗压性，能够准确顺利的完成领导交给自己的任务。最后，具有较高个人修养。在工作开展过程中应该做到仪表大方、待人谦虚，做事谨言慎行，以免自己说错话造成不必要的麻烦。

（三）较强的工作能力

优秀的办公室文秘应该具有较强的工作能力，其中包括：1、组织协调能力，办公室文秘需要组织协调不同的人际关系，调节好下层工作人员之间以及领导之间的关系，营造一个积极向上的工作环境和氛围。2、处理好紧急事物的能力，在实际工作中难免会遇到一些紧急情况，也无法向领导及时请示，这时就需要文秘人员具有处理紧急事物的能力，对于发生事件快速做出反应，并且实施有针对性的解决策略，做到处理事情果断、稳妥，快速解决出现的问题。3、处理信息的能力，在工作中，办公室文秘需要处理大量的信息，而在面对大量信息时，文秘需要快速整理出自己需要的内容，建立处理不同信息内容的方法。4、具有相应的创新能力，在工作中，办公室文秘需要严格完成领导下达的任务，但是不能一味的按部就班，需要根据工作中的具体内容打破思想的束缚，提出新想法和解决方案，这样才能推动工作朝着更好的方向发展，进而取得更好效果，实现工作中效率的提高。

三、办公室文秘工作效率提高策略

（一）注重对文秘人员的培训

办公室工作对于文秘人员有严格要求，需要工作人员有丰富的知识储备和良好的专业能力，在日常工作中能够将工作与单位的发展紧密结合在一起，并且积极学习相关的知识内容，促进自身综合素养的不断提升，这样才能为文秘工作的有效开展创造良好条件，为各个部门之间的有效沟通创建良好保障。在实际工作中，应该定期对工作人员进行专业的职业岗位培训，在具体培训过程中，可以从以下几方面进行。首先是国家实施的主要方针政策。其次是最近出台的新的法律法规。再次是單位制定的规定、制度以及新的工作模式。这种定期培训的方式能够使文秘人员的工作和时代需求相符合，适应机关单位的实际需要，保证工作的开展走在时代的前沿，掌握新的工作理念、工作模式，并且具有较强的执行能力。同时办公室文秘还需要具体一定的职业精神和职业操守，具有服务意识、奉献意识，将具体的工作落实在是几行动中，为机关单位的发展积极做出自己的贡献。

（二）建立完善的工作人员管理制度

就西方单位的机关单位来讲，办公室文秘具有相当丰富的工作经验，其模式与理念已经实现了体系化和制度化，对于办公室文秘的工作效率以及管理质量额提升有极大促进作用[3]。因此，从我国来讲，应该积极吸取国外相对成熟的经验，加强理念的转变和模式的调整，积累机关单位工作的管理经验，实现自身管理体系的不断完善，这也是机关单位在管理中实现现代化的重要途径。我国的机关单位设立时间较短，办公室文秘工作并没有形成先进的管理模式，随着世界经济一体化进程的推进，我国在发展过程中，应该积极借鉴西方国家的机关单位先进经验。在当前的发展状态下，我国的机关单位需要需要在管理模式中进行不断的变革与更新，将西方办公室文秘的先进工作理念积极引入进来，注重对信息技术的运用，充分利用信息技术的优势，实现管理制度的不断完善，为办公室文秘工作的顺利开展创造有利条件。

（三）制定有效奖惩机制

奖惩机制的制定，有利于办公室文秘工作效率的提升。在实际工作中，办公室人员经常会受到奖惩机制的影响，工作人员的积极性经常会根据具体的利益设置发生变化。由于每个工作人员的综合素质存在一定的差异性，在实际工作中就会有不同表现，如果给予工作积极性不同的文秘人员相同的待遇，那么在一定程度上会引起工作积极性较高人员的不满，因此需要给予在工作中积极性较高，工作效率较高的人员适当奖励，实现物质和精神并重，并且给予工作效率较差的文秘人员一定惩罚，这样才能使办公室文秘人员更积极投入到工作中，提高工作效率。例如对于工作效率较高的文秘可以在年终给予适当奖励，对于工作效率较低的文秘人员在工作上给予适当调整，使办公室文秘在工作中的主动性与积极性得到充分提高，进而使机关单位在工作中更具活力性。

（四）设置科学、合理的考核制度

考核制度的建立可以在一定程度上提升办公室文秘人员在工作中的主动性与积极性，对工作人员起到督促作用，促进工作效率的提升。因此在办公室中建立完善的考核制度十分必要。对于办公室文秘工作来讲，可以将一年作为一个周期，然后针对文秘在工作中的实际情况进行考核，包括与其它部门工作人员的相处情况，对于单位中规章制度的把握情况等，最终在领导和相关工作人员的协商中做出决定。对于筛选出来的优秀文秘工作人员进行详细考察，综合素质较高和专业能力较强的工作人员，将其列入重点提拔人员的名单中，为其今后在工作中晋升创造良好条件。除此之外，需要在办公室文秘的工作的具体实践中对考核制度不断完善，使考核制度变的更科学、客观、公正，使表现较好的文秘工作人员能够在事业上更进一步，进而为单位的发展做出更多贡献。

（五）培养办公室文秘的创新意识

在社会不断发展的过程中，具有创新意识的人才更能适应社会发展的需要，也是社会不断发展、进步的重要助力，但是就当前情况来讲，办公室文秘在实际工作中较为死板，缺乏灵活性，不能在工作方式以及思想上主动创新，这在一定程度上影响了办公室工作的有效开展，难以跟上时代发展的脚步，因此需要积极淘汰办公室工作中效率方较低的式，提高办公效率，这就需要办公室文秘在实际工作中积极进行创新，运用相对高效的办公模式，为机关单位各项工作的顺利实施提供有效保障。在培养办公室文秘的创新意识时可以从以下几方面进行：首先，加强对办公室文秘工作人员的鼓励，使其在思想上做到大胆，协调好机关单位上下级人员彼此之间的关系，营造良好的工作氛围。其次，上级领导应该积极发挥在工作中的模范带头作用，将创新理念引入到办公室工作中，带给办公室文秘一定的启发。

（六）具备服务意识

办公室文秘在实际工作中，不仅需要对领导服务，辅助好领导工作，也要问下级工作人員服务，向领导及时反应下面人员的实际工作情况，这两方面结合起来是一个较大工作量，需要文秘工作人员具有一定的服务意识，才能实现工作效率的提高。

结束语：

总之，办公室是机关单位的主要协调部门，也是行政管理的核心，办公室文秘工作效率的提高有利于单位工作的顺利进行，对单位发展有积极促进作用，因此需要从设置奖惩制度、建立考核机制、提升工作人员创新意识等。通过这些制度的实施才能对办公室文秘在实际工作中起到一定激发作用，带给办公室文秘积极影响，促进其实现理念与思想的转变，提升在工作中的主动性与积极性，进而实现工作效率的不断提高。

参考文献：

[1]吴晓燕.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].神州，2018（33）：297.

[2]侯伟伟.办公室文秘工作效率提高策略探讨[J].环球市场，2018（18）：209.

[3]王敏.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务，2017（2）：93.