浅析新时期机关档案管理工作的措施

摘要：随着时代的发展和社会的进步，档案资源日益成为一种重要的战略性资源而受到相关各方重视，档案管理工作也被提出了越来越高的要求。笔者结合自身工作体会就目前机关档案管理工作存在的问题，及对于改进提高机关档案管理工作的意见，浅显地谈一些思考。

关键词：机关档案；管理；措施

机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作，保证机关管理和业务职能活动得以延续的重要手段。各级机关档案部门作为档案工作体系中最基层、最具体、最普遍的专业部门， 是同级档案馆馆藏档案资源的重要源泉，各机关档案室档案的完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等直接影响到档案馆馆藏档案的资源建设，影响到国家档案资源的连续积累和保护利用。因此，切实做好机关档案工作，对于不断丰富国家档案信息资源和维护党和国家各项工作的真实历史面貌，具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

一、机关档案工作的现状

（一）档案工作还未引起足够重视。当前，尽管国家层面对档案和档案工作的重视程度越来越高，全社会档案意识越来越趋于自觉，但个别机关仍然存在对档案工作不够重视，有些部门对档案法制意识相对淡薄，未能对档案工作所需的人、财、物给予充分的保证。

（二）档案管理硬件设施难以适应工作需要。档案库房存放空间不充足； 防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防 尘、防污染、防有害生物等设施设备配备不齐全，达不到国家要求的机关档案室建设标准。

（三）档案保管、借阅等各项规章制度不健全，档案工作责任制落实不到位。缺乏基本的档案收集、整理、保管、利用、移交制度，不能做到有序科学地接收、管理和利用。档案断层、断年问题突出。

（四）档案员兼职过多，精力不足，业务水平低。有的机关根本没有落实专职档案人员，档案业务工作归口于机关办公室，工作职责不明确，档案管理基本处于瘫瘓半瘫痪状态；有的单位档案人员一岗兼多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作。

上述这些问题的存在，不仅严重滞约了机关档案工作发展，也影响了档案工作正常职能的发挥。机关档案工作规范化开展，既是时代发展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

二、改进和提高机关档案工作应采取的措施

（一）加强领导，是做好档案工作的关键

机关领导一定要重视、关心、支持档案工作，进一步提高对档案工作重要性的认识，领导对档案工作价值的认识程度，决定着他们对档案工作的态度，在很大程度上决定着档案工作的发展。要把档案工作纳入机关工作的重要议事日程，工作任务再重，档案工作的重要地位不变。建立一支有分管领导、各科室主管负责人、部门档案员组成的档案管理队伍，切实做到职责明确、责任到人、制度落实，以便本单位有关职能科室档案整理归档有章可循，确保本单位档案管理工作正常开展，形成全方位重视的新格局。横向比较找差距，纵向比较求发展，定人员、挤时间、筹经费、擂进度，促进档案工作上水平、上档次。

（二）着力建设，是做好档案工作的基础

一方面，按照档案工作规范化管理的要求，档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。另一方面，强化制度建设，健全各项规章制度，堵塞管理漏洞，建立健全立卷与归档、利用与借阅、鉴定与销毁、档案安全管理、档案移交、保密管理等制度，严格履行查阅资格审查手续，有效防范案卷损毁、泄密问题的发生。最后，各机关应为档案部门配备政治上可靠、专业合格、能够胜任工作的相应数量的干部。建设一支既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识和运用现代科技手段和先进管理方法管理档案的技能的人才队伍。

（三）狠抓管理，是做好档案工作的核心。

要做好档案管理工作就必须依法治档为根本，实现档案管理制度化。《中华人民共和国档案法》经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下来坚实基础。《机关档案工作条例》要求各机关单位都要因地制宜依法建立健全档案管理制度，向制度要管理，建立档案归档、保管、保密、利用制度，专职档案工作人员职责等一系列档案基础管理制度，形成包涵收集、移交、整理、鉴定、保管、利用、编研、开发等环节在内的一整套科学规范的档案管理运转流程。只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。要提高档案员理论与实际相结合的运用能力，将固有的理论基础更加灵活和创新地运用到实际工作中去，采取多种多样的工作模式、丰富工作内容，提高档案管理人员的工作积极性和创造性。加强对档案管理人员的培训力度，让其掌握先进技术，及时发现和摒弃已有的工作弊端，突破和创新档案管理工作，提高档案管理工作的效率。

提升机关档案工作管理能力是一项充满挑战性的任务。要充分发挥机关档案资源的价值就应直面机关档案管理现状，找出制约机关档案管理工作提升的症结所在，然后将改进措施落实到实际行动中，通过满足群众对档案信息资源的各种需要来完善机关档案管理的服务功能，提高机关的档案管理水平，发挥机关档案的重要价值。

参考文献：

[1]赵辉.关于机关档案管理工作存在问题及改进措施的思考[J]未来智库.2018.6

[2]范兴华.机关档案管理工作之管见[J] 黑龙江档案. 2013.4

作者简介：

张艳娟（1979-），女，满族，河北青龙县人，大学本科，青龙满族自治县医疗保障局。