勘察设计企业财务管理提升对策分析

黄捷

湖南省建筑设计院有限公司（以下简称HN院）建院逾60年，为国家高新技术企业、税务局A级纳税企业、商务部授予对外经营权的勘察设计企业，现有在职员工1500余人，下设7家子公司，9家驻外分公司，其中专业技术人员占在职员工总数的85.6%以上。

因进入市场时间早、市场化程度高，竞争异常激烈，HN院自90年代初就实行事业单位企业化管理，于2002年改制为全民所有制企业，随着现代企业管理制度的逐步建立健全，HN院内部管理水平不断提升，但财务管理一直是内部管理的短板，如财务与业务联系不紧密，财务管理一直停留在会计核算阶段，仅能满足日常会计核算要求，无法满足新常态下财务监管要求和为决策层重大决策提供数据支撑需求。特别是2015年底划归省国资委管理以后，对HN院财务管理提出了更高要求，每月初需合并报表、报送集团快报，每季度和年底对各项财务指标进行统计和考核等，由此可见，HN院亟需有效提升财务管理水平以满足日趋严格和规范的企业发展和外部监管需要。

本文以推行财务信息化建设的意义和作用为切入点，探讨推行财务信息化对提升企业财务管理水平的现实意义，在此基础上对HN院财务管理现状和问题进行深入剖析，进而提出以推行财务信息化建设为抓手，提升HN院财务管理的具体对策，旨在为经济新常态下勘察设计企业提升财务管理水平提供借鉴和参考。

一、企业推行财务信息化建设的意义和作用

推行财务信息化对企业提升财务管理水平具有十分重要的现实意义，具体表现如下：

一是有利于规范财务管理和加强制度建设。财务信息化的推行离不开相关财务制度保障，企业必须先梳理和完善现有财务管理制度，有效规范财务业务流程和财务人员岗位分工，促使财务管理规范化、全面化，从而为财务信息化建设打好基础。（1）

二是有利于提升工作效率和节约运营成本。通过财务信息化建设，重塑财务业务工作流程，能有效提高业务处理效率，减轻财务人员工作量，使财务人员有更多精力和时间投入到数据分析利用等更有价值工作中，有效降低了财务运营成本和人工成本。（2）

三是有利于规范资金管理和提升管控能力。通过使用财务信息化软件，便于财务部门和人员进行审核和监督，能够规范企业资金管理，保障安全和避免浪费，特别是通过对关键流程节点增加控制环节，与财务审批权限管理相集成，能有效提升财务管控能力。（3）

四是有利于提升数据分析能力和为高层决策服务。通过实施财务信息化，可以使财务数据得到高效集成和处理，不仅有利于收集企业经营管理过程中纷繁复杂的财务信息，实现实时查询和共享，还能通过系统工具对各项财务指标、报表和预算等数据进行统计分析，为企业高层管理者决策提供数据参考和支持。（4）

二、HN院财务管理现状和问题分析

（一）业务类型多、组织机构复杂，原有财务软件不能满足财务管理需要

如前所述，HN院下设7家子公司，9家驻外分公司（由驻外财务人员进行财务管理），但由于目前HN院财务管理使用的是金蝶K3/WISE單账套版本，软件架构属于C/S架构，导致财务部无法对其下属分子公司进行有效的财务管控;同时，随着HN院工程总承包业务发展，总包项目数量不断增加，一个总包项目需单独设立一个账套，进而导致HN院本部有26个账套;每当需要出具合并报表和进行数据统计时，需逐个账套单独查询数据或手工抵消合并报表;此外，由于7家子公司涉及房地产、工程管理、技术服务等多行业，科目设置各不相同，使得合并报表时调整工作量巨大，可见HN院老版财务软件弊端日趋凸显，已无法满足财务管理现实需要。

（二）原有财务业务处理模式效率低，工作量大且错误率较高

在原有财务软件框架下，完全依靠财务人员手工录入会计信息与业务信息，工作量大、非常繁琐且容易出错，导致财务业务处理效率低下。随着HN院业务发展壮大，财务人员尤其是基础性岗位感受特别明显，每月会计凭证录制、发票开具、发票认证、网银支付等业务数量均程直线上升趋势，如会计凭证由过去每月2000余个激增至每月5000余个，年末更是高达10000余个，网银支付量由每月3000余笔上升至每月6000余笔，在人手有限的前提下，这些重要但又繁琐重复的工作占据了财务人员绝大部分时间，而且一旦出错，轻则需要返工修改，重则给企业造成经济损失。

（三）财务系统与业务系统脱节，无法发挥财务监督管理职能

长期以来，与大多勘察设计企业一样，HN院财务核算只到部门层面未细化分解到项目层面，同时由于原有单机版财务系统与业务系统未实现打通对接，导致HN院财务部门无法完整掌握具体项目的合同和收支情况，通常情况下业务部门只能通过自行登记EXCEL台账来记录各个项目财务信息，因此项目层面财务信息散落在各项目人员手中，不便于汇总分析，也不利于总结提升。同时，由于原有单机版财务系统与业务系统脱节，业务部门的预算申请、资产采购申请等业务需求无法及时跨系统进行数据比对，导致出现超预算开支情况;业务部门的利润情况也因无法及时预警，导致开支超出利润结余情况时有发生，通常要等到年度结算时才能发现和纠正上述问题，故无法有效发挥财务监督管理职能。

（四）财务数据分析功能缺失，无法满足不同用户群体需求

一方面，通常情况下业务部门的关注度主要集中在本部门经济目标完成情况（到账收入情况、成本费用情况等），但由于过去财务数据零散存储于各财务人员或项目人员手中，很难及时、完整、安全的传递到相应业务部门负责人手中，财务数据被合理利用并加以分析力度不够;另一方面，在财务数据分析方面，因缺少信息化辅助工具支撑，没有统一的格式、统一的存储管理，统一的分析模板，仅仅停留在人工临时统计数据进行分析的状态，通常是在半年度经济会议等时点才会要求财务部门提供简单的财务收支数据，无法及时提供管理层所需集团整体财务数据和分析报告，对重大决策的参考意义不大。

（五）财务制度不健全且财务人员素质参差不齐，导致制度执行存在差异

长期以来，HN院存在重业务、轻管理的传统思维，对财务制度建设未引起足够重视，且相当一段时间内未根据业务发展和内部管理需要进行适时调整和优化，导致财务制度建设日益无法适应实际需要;同时，由于财务制度不健全，导致财务业务处理不够统一、规范，许多业务的财务要求完全依赖于经办财务人员对各项财税制度的理解程度和个人过往经验，容易出现不同财务人员对同一笔业务的处理方式存在较大差异的情形，以劳务报酬代扣个人所得税为例，有人认为应该按照劳务报酬代扣，有人认为可按工资薪金代扣，不利于财务管理工作的统一规范和总结提升。

三、HN院财务管理提升对策分析

基于以上HN院财务管理现状分析，不难发现HN院亟需推行财务信息化建设，通过引进全新财务信息系统，一方面强化财务管理制度建设，梳理和再造财务业务流程，统一财务人员作业标准，另一方面通过财务系统总账、基础业务和预算管理等模块和经营分析平台的建设和投入使用，提升财务业务处理效率，对接财务系统和业务系统，实现财务数据分析智能化，全面提升HN院财务管理水平。

（一）多家对比选型JD云ERP系统，满足多元化财务管理需求

考虑HN院组织机构复杂，财务业务量巨大，财务人员配备紧张等现实情况，经多轮前期调研和招标选型，最终选取了JD云ERP软件，软件采用B/S架构，一是数据库服务器可以设置在HN院本部机房，支持任何地方远程登陆操作，极大地方便用户使用，二是支持多组织、多账簿、多业态数据一体化，同时可查询多年度和多分子公司账务且无需切换重复登录，三是支持统一的会计核算政策与科目体系，具备财务报表的快速合并与自动抵消分录功能，四是系统可开发性强，适用于业务端定制性开发，以满足业财一体化的个性化需求。

（二）建设网上报销、智能会计平台，提升财务业务处理效率

通过建设网上报销系统、智能会计平台等模块，实现财务业务流程重塑，有效减少不必要的流程节点，如业务人员填写相关报销信息后，财务人员即可直接利用单据信息自动生成凭证，无需重复输入，财务人员审核报销单据后可一键推送报销单中的银行账号等付款信息至银企直连系统支付，无需出纳手工输入账号信息，根据发票申请单中的开票信息则可直接推送至金税系统开具增值税普通、专用发票，实现无缝衔接。通过以上基础业务模块建设，搭建起连接财务与业务的桥梁，有效减少了重复劳动，大大提高了基础业务处理效率和准确度。

（三）对接打通财务和业务系统，实现业财一体化

通过与项目管理系统进行对接，将项目管理系统中的项目编号、名称、进度信息、合同金额和付款信息等业务数据接入JD云ERP系统，实现按项目进行财务收支数据归集，根据项目管理系统中获取的外部节点来确认相关项目进度，进而与项目会计收入确认相挂钩。同时，通过建设预算管理系统，将各业务部门、分子公司填写的年度预算数据、专项预算数据与费用报销系统、资产采购系统关联，实现在费用报销过程中按照成本费用预算进行控制，固定资产采购申请时按照固定资产采购预算进行控制。

（四）建设财务经营分析平台，实现财务数据分析智能化

通过建设财务经营分析平台，根据JD云ERP系统报表、单据数据等信息，对不同使用群体设置相应权限，可以为不同受众群体实时动态图表化分析展示其所需的当天、当月、当年业务数据与财务数据，如财务负责人可以查看全院实时财务收支情况、现金流状况、各预算指标执行情况等;业务部门负责人可以查询部门实时项目收入情况、费用开支情况以及预算指标执行情况等，公司领导则可以实时查看省国资委考核指标完成情况、各项重点财务指标同比、环比分析结果等，实现了财务数据及时处理、传递与展示，有利于挖掘和提升财务数据价值。

（五）加强财务制度建设及财务人员培训，统一作业标准

财务信息化建设的前提和基础，一是梳理和规范财务业务流程，HN院主要通过加强对财务人员的培训力度，尽量避免同一业务不同人员理解和处理不一致的情况出现，二是加强财务制度建设，HY院财务部门组织对现有财务制度进行了全面梳理和重新修订，并将财务管理关键控制点通过JD云ERP系统进行设置并固化，如根据HN院财务制度要求对公务用车开支单独建立台账管理，通过在费用报销中设置公车运行费用等项目，并在报销单据中增加公车车牌和名称字段并设置为必填项，从而实现公车费用台账的自动归集;根据个人所得税法要求，需要对外聘劳务人员代扣代缴个人所得税，通过在报销单据中增加代扣人员姓名、身份证号码、费用金额和代扣个税金额等字段，把计算公式设置到报销单据中实现自动计算，每月财务人员只需将当月的代扣信息引出即可轻松完成个人所得税申报工作。

注释：

翟姣姣，季云瑞，方美翠.高校财务信息化建设存在的问题及对策研究[J].时代金融，2016（3）.

陈英.高校财务信息化建设[J].科技资讯，2018（12）.

蔡颖.财务管理体系信息化探索——以 A 事业单位为例[J].中小企业管理与科技，2019（1）.

同上

参考文献：

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[5]陈虎，赵旖旎，党梅梅.中兴通讯全球财务共享的信息化实践[J].财务与会计，2015 （8）.

[6]熊磊.财务共享服务下管理会计信息化有效实施策略[J].会计之友，2015 （08）.

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