高校基本建设项目档案管理浅议

【摘 要】 针对目前高校基本建设项目档案在使用管理中存在诸多问题和隐患，应当采取坚持依法守法、模范执法;加快档案建设复合型人才队伍的培养;做好前端介入、中端控制、末端做实工作;在组卷归档时应讲求质量优先原则，档案部门要抢先一步收集档案;对参建单位开展评比表彰以推进促学促建活动等措施，切实保存和管理好高校基本建设项目档案。

【关键词】 高校;基建项目;档案管理;措施

高等学校基本建设档案是在整个建设项目从酝酿、策划到建成交付使用全过程中形成的、应当归档保存的文件。由此概念看出，它应当包括：基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划;勘测设计、施工、竣工、交付使用等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。由于基本建设是一所高校建校的首端，是这所高校的第一手档案资料，因而其形成的基本建设资料尤其宝贵，其价值自然不菲。

一、高校基本建设项目档案管理中存在的问题

1、基本建设项目档案的完整性、系统性、准确性难以达标

我国高校多数存在一个共性问题，就是受历史事件的影响，经历战乱、搬迁、合并、分立的影响，多数基本建设档案资料不全，难以恢复其历史原貌，多数按照熟悉情况人员回忆补建，自然其真实情况大打折扣。加之人们重建设、轻档案管理，一项基本建设项目从立项到交付使用工期盯得很紧，催着建设步伐和速度，往往忽视了档案资料的重要性，在资料收集、整理、归档上严重滞后，真正到移交档案管理部门时总是少东缺西，成为人们抱憾的素材。

2、对基本建设项目档案人员配备和培训为零

翻阅我国有关基本建设规章制度可见，对基本建设项目档案管理人员的配备和培训都做出了具体要求。例如《建设项目档案管理规范》第5项第1款第1条规定：“建设单位应明确项目档案工作的分管领导，设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备满足项目档案工作需要的档案人员，在项目建设期间应保持档案人员的稳定。”但实际情况则是，对基本建设项目档案人员配备和培训为零。

3、对基本建设项目的竣工验收，档案管理部门未被邀请参加

根据《基本建设项目档案管理办法》规定：基本建设项目竣工前3个月，建设单位应当召集参建单位（如：监理单位、施工单位）等有关单位会同档案管理部门办理基本建设项目档案验收。该办法第14条规定：“基建项目档案验收是项目档案验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”《重大建设项目档案验收办法》第21条也做了类似规定。查阅某高校就上述两办法实施以来的近20年间的基本建设项目档案资料，这一点纯粹为空白。

4、重要资料散失在个人手中

搞基建，征地是关键。征地手续依法依规运作，不可避免涉及到原有占用土地使用证核定数量与新征土地数量同办校规模配比问题，需要出具原有的土地使用证，在某高校，经档案管理部门反复查对，难以找到该重要证件，后经多方多部门努力，发现重要物证滞留在个人手中。

5、会计核算连续性差，账簿资料人为阻断

高校在单位人员的设置配备上，特别是对基本建设项目的会计核算，一般均设立在基建处实行独立核算。对新征土地上的基本建设项目，组建新的会计核算机构，这样就出现了一个新官不理旧账问题，形成一个单位的基本建设项目两套账簿运行。

6、施工阶段项目档案的安全性存在隐患

按照档案管理要求，基本建设项目的档案资料应当建有防火防盗防有害生物的设施和手段，但在施工阶段，很难做到这一点，一是思想上重视不够，二是存在侥幸心理，三是舍不得投入。

二、加强高校基本建设项目档案規范化管理的思考

基本建设项目是衡量一个高校硬实力的重要指标，是看得见、摸得着、用得上、留得住的有形资产，因而其档案管理因其上述特点就显得颇为重要。保护好地表上的建筑物固然重要，但保护好这个建筑物的历史档案资料则更为重要。

1、坚持做到依法守法，模范执法

文明程度高于一般公众的高校应该成为守法、执法的模范。在对基本建设项目档案管理上应当模范执行《中华人民共和国档案法》以及一系列规章制度，坚持做到“基建项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。项目申请立项时，即应开始进行文字材料的收集、整理、审查工作;项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。”[1]

2、加快复合型人才队伍建设

《建设项目档案管理规范》第5项第1条第2款明确规定：“项目档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。”这个规定一是有利于精简队伍，二是有利于档案人员扩大知识面，把自己培养造就为新时代懂管理、有能力、长知识的复合型人才。要做到这一点，档案管理人员要加强自身建设，提升自身工作能力，另一方面要靠领导层采取措施来推进完成。

3、前端介入，中端控制，末端做实

（1）前端介入。一项基本建设项目，从开始提出到立项，中间要经过调研、可行性研究、评估、决策等阶段，方能得到立项，作为基建项目档案的前端，档案部门就要注重材料的收集。作为建设单位，应制定项目档案工作方案，模范贯彻执行国家有关项目档案工作的法律法规和标准规范，为施工、监理和归档工作把好第一道关口。

（2）中端控制。基建项目在取得建筑施工许可证后，即进入到实质性开工阶段，这段期间档案部门要注意收集形成的大量档案材料，诸如参建单位基本情况、项目文件、施工文件、监理文件等。按照档案工作方案做好档案的收集、登记和必要的备份等诸项工作，还应当引起重视的是，在合同款支付审批时应前置审查项目文件的归档情况，将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件，为项目竣工前将要进行的档案验收工作打好基础。

（3）末端做实。基建项目完成施工，按文件要求施工单位会向建设单位提出竣工验收。此时，档案部门应将项目建设过程中形成的、具有参考利用价值的各种形式和载体的项目文件收集齐全，对项目档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性做出评价，做出项目档案验收的结论性意见。到此，基本建设项目从档案管理的角度来讲，进入到了“收口”时段，也即末端。

4、基本建设项目档案的组卷归档应讲求质量优先

如前所述，基本建设项目档案的形成是由多部门共同完成的，参建单位的重视程度，责任人的责任心高低，参与档案培训掌握档案知识的程度都不是在同一个起跑线上，整理出的档案材料很难符合档案管理的要求并不奇怪。譬如说：招标投标、合同文件应按招标的标段、合同组卷;勘察设计文件按阶段、专业组卷;施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷;监理文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷;竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。这些文件在组卷完毕还应有各负责组卷单位自查并经相关单位审查签发意见后及时归档，每个审查环节还应形成记录和整改闭环。百年大计，质量第一，对于档案资料来讲，此一点尤其珍贵。今年，法国巴黎圣母院发生火灾，一些珍贵的建筑被焚毁殆尽，重建恢复靠什么？就要靠档案，靠归档保管的档案原件。

5、档案部门要抢先一步，快人一着

收集一套完整的基本建设项目档案资料，档案管理部门怕是要改变一下工作策略，变被动收集为主动收集，变“要我管”为“我要管”，把管理融入到服务中，提前思考、提前行动，提前准备。正如我国前国家档案局局长杨冬权同志所言：“档案工作者作为‘记录保存者和‘記忆守护者的天然使命和当然责任，出于档案工作者的天性和良心，为今天的信息社会存档，替未来的人类留凭证、留智慧、留记忆、留痕迹。”[2]

6、对参建单位开展评比表彰，推进促学促建活动升级

开展评比活动，能使参建单位间相互借鉴，相互促进，相互发现问题，相互交流指正，内心激发我要做好做实的责任感，达到以评促建，以评促学的目的。譬如：我们在基本建设项目相对集中的一段时期，就搞了档案立卷评比活动，参建单位竟然一家不落，全部参加，这是第一个没想到。第二个没想到就是参建单位都很重视，不仅项目领导一个不落，连公司法人代表在百忙中竟然也一个不落全都参加，第三个想不到是参建单位对今后参加这样的档案建设评比表彰表示着期待，并就会议发起、组织、整体安排提出了颇有价值的建议。

三、结语

高校的第一手档案资料来自基本建设项目，因而其形成的基本建设资料尤其宝贵，价值自然不菲。管好用好保存好这第一手资料是档案管理者义不容辞的职责和光荣使命。做好基本建设项目档案工作，应当实施前端介入，中端控制，末端做实等策略，为今天的信息社会存档，替未来的人类留凭证、留智慧、留记忆、留痕迹。

【注 释】

[1] 基本建设项目档案资料管理暂行规定.

[2] 杨冬权. 新时代档案工作的新思维[N].中国档案报，2016-01-16（01）.

【参考文献】

[1] 基本建设项目档案管理办法.

[2] 重大建设项目档案验收办法.

[3] 建设项目档案管理规范.

[4] 高等学校档案管理办法.

【作者简介】

马秋妍（1987.10—）女，硕士研究生，现供职于河南科技学院，从事档案管理工作，研究方向：档案理论、档案实务.