信息化背景下企业档案管理改革思考

胡玲玲

【摘要】本文主要圍绕信息化背景下企业档案管理存在的不足以及改革措施等方面展开讨论，以提高档案管理信息化程度为主，探索新时期企业档案管理措施，从而突出企业档案管理优势，逐步提高档案管理效率和规范性。

【关键词】信息化;档案管理;管理制度

档案管理是重要的企业管理内容，并且档案信息准确与否会直接影响企业发展。现代企业发展离不开档案管理的支持，为了保证企业各项活动的有序开展，有必要注重信息化背景下企业档案管理的创新改革。针对传统档案管理存在的管理人员素质低下、管理制度不完善等缺陷，需要明确档案管理改革要点，进一步发挥档案管理在企业健康发展上的推动作用。

一、企业档案管理存在的不足

在对当前企业档案管理中的不足进行分析时，发现主要体现在以下方面：一是档案管理制度无法落实到企业运营中，在经济市场不断变化的背景下，企业提出了新的管理制度，但是由于管理人员对档案管理工作要求认识不足，通常会出现操作不规范的现象，降低了管理制度的应用性。一些档案人员收集档案资料时，往往遗漏重要信息，不能为今后各项活动的开展提供依据。二是档案人员综合素质低下，在企业运营过程中，会加大对员工的培训，加强他们的工作能动性。但由于部分企业领导管理理念落后，在档案管理方面的精力投入不足，由此导致基层人员忽视档案管理工作，是阻碍企业档案管理变革的主要原因。三是创新意识不足，企业在运营发展过程中，将大量人力、物力分配到技术研发上，使得档案管理缺乏先进的设备和技术支持，制约了档案管理的创新发展。当前部分企业为了获取高额利润，将管理创新作为发展重点，在其他管理工作不断优化的同时，还需要改进档案管理模式，进一步实现档案管理规范化。

二、信息化背景下企业档案管理创新路径

（一）充分落实档案管理制度。为了加快新形势下企业档案管理改革进程，需要注重将档案管理制度完全落实到管理实践中，在确定管理标准和实施流程的条件下，提高管理规范性，从档案资料收集、整理、保存等多个环节出发，制定档案管理优化措施。从企业运营实际来看，大部分企业已经实现了现代化管理制度的全面构建，但是由于缺乏先进的管理理念，导致档案管理改革效率低下。针对这一问题，应从员工层面着手，加大对档案管理意识的培养，使其明确档案管理重要性并能高效执行管理操作。同时企业还应为档案管理创新发展提供需要的设备和技术保障，从而为管理制度的实施奠定基础，实现管理制度在管理实践中的有效运用。除此之外，还可通过加强档案管理中的监督力度，确保各项管理操作都能符合规章制度标准要求。为了实现这一目标，可建立并落实责任制度，提高管理人员的责任意识，进而提升档案管理质量，为档案管理制度完全落实奠定基础。

（二）采用信息控制措施。新的档案管理环境下，加大了企业档案管理难度，多种类型企业档案信息的出现，对企业管理技术提出了新的要求，还需要建立统一的管理平台，确保档案信息管理质量及效率，引导管理人员运用新型技术完成各项管理任务。档案信息准确性是保障档案管理功能正常发挥的关键，如果出现档案信息错误的问题时，将对企业带来严重损失。因此，在创新档案管理的过程中，需要采取恰当的信息控制措施，为档案信息传输创造一个良好的环境，同时要求档案人员严格按照管理流程实施管理工作，是提高管理质量的关键。在制定档案管理要求时，要强调管理原则和管理目标，为档案管理工作的高质量开展提供指导。为了保障管理效果，还要对档案信息资源管理过程中出现的违法行为予以相应的惩处措施，从而提高管理人员的责任意识，推进企业档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）提高创新意识。企业档案管理要适应时代发展特点，将创新意识贯彻到档案管理全过程中，以便达到档案管理目的，在管理实践中不断优化管理方法，确保企业档案管理机制是不断改进的，能为企业运营各阶段的档案管理提供针对性指导。在创新意识的引导下，能促使管理人员从信息化角度出发，采取相应的管理措施，真正达到档案管理全面开展的目的。并且还要借助信息化技术，建立现代化管理系统，创新管理流程和管理方法，确保档案管理的时效性，能为企业发展战略目标的实现奠定基础。

（四）提高档案利用率。企业应充分利用档案信息，在提高信息利用率的条件下，充分发挥档案管理在企业稳定发展上的价值。企业以往的档案管理上，只能完成信息收集工作，在档案信息资源开发利用上存在不足，由此造成档案利用率低下。因此，要求企业能按照以下要求完成档案管理工作：首先，应建立新的档案数据库。企业内部应建立起独立的档案数据库，方便员工在数据库中查找需要的资料信息，为档案管理工作高效开展提供基础条件。其次，要优化服务模式。档案管理信息资源应用价值的实现在于为企业各项活动的展开提供参考，管理人员在管理信息资源时，要在后台设置登记界面，明确记录档案查阅情况。最后，要深入挖掘档案信息。为企业提供参考，推动企业改革发展。

三、结论

综上所述，企业为了满足经济市场发展需求，应充分考虑信息化背景下对企业档案管理的要求，通过创新管理模式，有效应对档案管理中面临的一系列问题。目前的企业档案管理，主要以提高管理人员创新意识为主，建立现代化档案管理系统，为档案管理有关工作的展开提供借鉴，最终实现企业良好发展的目的。

【参考文献】

[1]姚玲娣.信息化背景下供电企业档案管理改革对策初探[J].办公室业务，2017（11）：80-81.

[2]白芳.信息化背景下企业档案管理改革研究[J].中国高新区，2017（04）：131.