基于信息化背景的文书档案管理工作创新

张凯

摘 要：文书档案管理是每个单位的重要构成部分，在信息技术日益普及的当下社会，对文书档案管理进行信息化整合，有助于提高单位文书档案管理的规范性和实效性，从而为单位及单位职工的发展变化提供更为准确的文书档案查询。基于此，下文笔者主要就如何在信息化的背景下对文书档案管理工作进行创新展开探讨，以期为其他文书档案管理工作者提供借鉴和参考。

关键词：文书;档案管理;信息化;创新策略

随着信息化和数字化的日益深入，纸质档案开始逐渐被信息化档案所代替，每个单位文书档案管理工作者只有紧随时代发展的步伐，以新概念、新方法和新思路来看待文书档案管理工作，合理的运用网络技术和信息资源对文书档案进行系统的记录和整合，才能使文书档案管理工作更具规范性和实效性。因此，在信息化时代的背景下，档案管理者必须将推进文书档案管理信息化作为自己的首要目标。

1 信息化背景下文书档案管理存在的问题

1.1 文书档案管理信息化不足

信息化程度不足是当前多数单位文书档案管理普遍存在的问题，许多单位仍然运用纸质档案对收集归档资料进行管理，虽然有的单位开始尝试信息化档案管理，但是由于缺乏科学的管理方式，由此产生了许多问题，如纸质档案与信息化档案不符、纸质档案缺失等，而这些问题的存在，严重影响到单位文书档案收集的规范性和真实性。

1.2 文书档案利用信息化不足

文书档案信息化整合并不是简单的将文书档案进行信息化处理即可，而是要借助专门的软件对其进行系统的管理和整合。然而，现阶段大多数单位都还没有意识到这一点，而且在对文书档案管理进行信息化整合之后，也不会定期对其进行相关的修改和完善，或者更习惯于借助纸质的形式进行对文书档案的保存，从而使文书档案利用信息化的程度不足。

1.3 文书档案管理制度不完备

由于缺乏完备的管理制度，所以在文书档案信息化管理的过程中，存在普遍胡用乱用的问题。如对文书档案的借阅细节规定的不明确，会致使员工在借阅过程中相互传阅，从而造成文书档案信息的纰漏和损害，甚至是在未经批准的情况下，对单位机密的文本档案进行下载传阅，造成泄密事件的发生，给单位和组织带来危害以至于造成不可挽回的损失。

2 信息化背景下文书档案管理创新的策略

2.1 强化文书档案管理认识

在对单位文书档案管理进行信息化整合的过程中，需要运用新思想、新理念来对文书档案管理工作进行指导，充分发挥信息化技术的特点和优势，从而使文书档案更好的实现信息化管理。因此，这就需要单位管理者对文书档案管理工作的重要性加强认识，在单位领导的支持下，将文书档案管理纳入到单位日程工作当中，并依据实际的需求和现实的需要，对文书档案管理的理念进行创新，只有这样，才能切实的保障单位文书档案管理工作得以有效开展。

2.2 构建文书档案管理体系

在对单位文书档案管理进行信息化整合的过程中，管理者必须依据实际的需求构建完备的信息化档案构建要求和标准，其中明确提出对于文本档案的数字性、安全性、管控性等各方面的要求，从而在信息化的背景下逐步构建起较为完备的文本档案管理体系，以此来确保单位文书档案管理的规范性、真实性和实效性。而且，管理者还要对文书档案管理的形式进行创新，丰富文书档案管理的内涵，提高文书档案管理的规范性，从而使文书档案管理的水平得以最大限度的提升，为今后查阅单位及单位职工的发展演变过程提供真实准确的档案依据。

2.3 加强文书档案管理者培训

在对文书档案管理进行信息化整合的过程中，为了使文书档案管理的实效性得到最大限度的提升，就必须对档案管理者加强培训，使他们全面了解文书档案信息化管理的原则和要求、操作的步骤及方法、资料的分析和汇总，从而使文书档案管理者的专业素养和技能得到有效的提升。此外，还应对档案管理者的信息化管理思维和创新意识进行有意识的培养，使文书档案管理者对于档案信息化管理的方法和操作能够实际掌握，逐步提升自身的文书档案管理素养，从而为全面实现信息化档案管理奠定良好的人才基础。

2.4 制定完善的档案管理制度

为了使单位文书档案管理的水平得到最大限度的提升，管理者必须根据实际的需求制定完善的文书档案管理制度，并相应的提升文书档案管理制度的落实力度，从而使文书档案管理者在实际工作中做到有据可依，使文书档案管理工作更具规范性。而且，对文书档案管理制度的科学制定，也有助于单位对于文本档案的有效利用，所以需要对已往的文书档案管理制度进行相应的调整和优化，保障文书档案管理制度的制定与单位的实际需求相协调、相一致。此外，在单位文书档案管理制度中，还需对责任进行明确的分配，构建完善的质量监察体系，构建科学的领导统筹体系，用标准化和规范化的文书档案管理制度，保障文书档案管理的规范性和实效性，从而使文书档案和管理的水平得以最大限度的提升。

3 结语

综上所述，对文书档案管理进行信息化整合，符合信息化社会对于单位文书档案管理的要求，所以在对单位文书档案管理时，管理工作者必须紧随时代发展的步伐，不仅要在技术层面进行信息化创新，而且还要在管理层面进行信息化创新，从而使文书档案管理工作更具规范性，真實性和实效性，为今后查阅单位及单位职工的发展演变过程提供真实准确的档案依据。

参考文献

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