重点工程档案管理存在问题及对策研究

吕舜 湖南省长沙市五凌电力有限公司新能源分公司 410000

1 引言

重点工程关系着国家、社会的发展和人们的生活，伴随着工程建设在近几年的快速发展，重点工程档案管理的重要性也越来越深入人心，然而，受到各种主客观因素的影响，重点工程档案管理仍无法满足工程不断发展变化的需求。因此，在新时期，重点工程档案管理应当紧跟时代发展的步伐，提升管理的有效性、科学性与规范性，从根本上为工程相关行业的发展提供强有力的依据。

2 加强工程档案管理的重要性

工程档案是项目运行过程中产生的图像、文字、实物等相结合的资料，也是工程项目管理中有着严格要求的信息载体，同时又是工程建设中对运行过程的精准记录，作为宝贵的信息资源，在企业发展中占据着重要地位。在工程项目管理中产生的文档，包括文件、施工、设备等相关的资料，也是成本投入、设备维修、工程扩改等过程中形成的数据，这些资料和数据可以将工程建设的全过程反映出来，对工程质量的评定、完工之后的管理来说，有着重要的现实意义。对工程项目的成本、造价、工期等加强管理的同时，工程档案管理是整个项目管理的重要组成部分。

3 重点工程档案目前现状

3.1 重点工程档案管理现状分析

当前，我国很多企业都针对重点工程制定了严格的管理制度，重点工程运行状况良好，并积极响应国家、省级制定的重点工程管理相关法律法规，出于完整、有效管理和利用重点工程档案的目的，真正加强了重点工程档案管理工作。从当前重点工程档案管理的现状来看，重点工程档案管理工作取得了一定的进展，在人员配置、经费投入、设备配置上都取得了明显的进步。然而，在实际管理工作中，也不可避免地存在着领导者的不重视、管理制度的不健全、经费投入的不充足和管理人员的低素质等问题。

3.2 重点工程档案管理存在问题及成因

第一，重点工程档案管理制度不完善。当前，有些重点工程建设企业在档案管理体制上存在着些许的问题，未能建设完善的档案管理系统，也没有制定专门的规章制度。虽然有些企业制定了重点工程档案管理制度，但是无法符合工程建设不断发展的需要，并且未能将档案管理制度落实到位，使得档案管理相关的人员缺乏责任意识。究其原因在于领导者未能树立强烈的档案管理意识，没有认清重点工程档案的重要性，在工程建设中，将关注的重点放在施工建设上，单纯注重工程的质量和安全问题；有些档案管理人员由于没有足够的压力与动力，在处理工作中往往抱着应付的消极心态，使得重点工程档案管理工作得不到顺利、有效的开展。

第二，重点工程档案管理经费投入不足。很多工程建设企业没有设置独立的档案室，即便有也存在设施不足的问题，更谈不上做到档案资料的安全保障和消防措施了，有些甚至存放在工程人员的办公室中，虽然表面上节省了空间和查找的时间，但是无法保证档案资料的安全性。这主要是因为重点工程时间紧、任务重，管理机构存在较大的临时性，很难建立专门的档案室；还有些建设企业认为工程档案的最终归宿是企业档案室，没有必要再投入经费去配置档案管理设施吗，未能从思想上给予重视。

第三，档案管理人员综合素质有待提高。有些企业中，专职的重点工程档案管理人员只有少数，大多数档案管理人员是兼职性的，有些是工程管理人员兼任，有些是办公室人员兼任，这些人员并未接受专业的档案知识与技能培训，又加上忙于本职工作，很难将足够的精力投入到档案管理中，更谈不上做到规范地管理档案。在这些因素的影响下，重点工程档案的收集、分类与整理无法做到与工程建设进度相契合，出现了管理滞后的现象，导致工程相关材料得不到规范管理。

4 完善重点工程档案管理的对策建议

4.1 提升档案管理思想认识，明确领导责任

一方面，企业应当加大对重点工程档案管理相关法律的宣传教育力度，督促领导者强化档案管理意识，保证领导者和职能部门真正增强对档案管理重要性的认识，为重点工程档案管理工作的有效开展提供前提和保证。

另一方面，企业应当进一步明确领导者在重点工程档案管理中的责任，保证领导者加强与工程管理部门的沟通，争取各个职能部门的支持与配合，真正将重点工程档案管理提升到战略发展的高度上，积极吸取各方提出的合理意见和建议，将重点工程档案管理的领导 落实到位。

4.2 建立健全档案管理制度，加强重点工程档案管理

首先，企业应当按照国家和政府对重点工程档案管理的规定，并结合本身实际情况和需求，制定重点工程档案管理制度，明确对重点工程相关的图纸、文件、技术材料等档案信息的收集、分类、整理、归档标准和要求，提升重点工程档案管理的规范性与科学性。

其次，重点工程档案管理应当被纳入考评激励机制的范围之内。在工程进度、质量、成本控制、组织管理的考核中，也必须对相关档案的管理工作进行考核，也就是在工程项目管理中加强档案管理，激励档案管理人员增强档案意识、规范重点工程档案的收集、整理；还必须完善档案管理制度，将责任制落实到具体的岗位中，以完善的制度和制度的真正落实保证档案管理工作的实效。同时，建立激励机制，紧抓档案管理工作，将档案管理目标层层分解、落实，并将其提升到年度目标的高度，不仅要督促领导承担目标责任，更要落实档案管理人员的职责。

5 结语

新时期，重点工程档案管理工作必须受到高度的重视，必须遵循严格的法律规定和管理标准，并不断完善相关规章制度、提升档案管理人员专业素质，配合以严格的领导责任制保证档案管理质量的有效提升。