企业档案精细化管理模式构建思路

档案管理是一项十分繁琐的工作，在企业档案管理工作中，为提高工作质量，必须要对其进行精细化管理。根据国家各行业对档案工作的精细化需求，同时结合企业实际情况，查找影响档案管理质量的因素，对其加以完善，学习新的档案管理知识，然后进行有益尝试。加强企业档案工作精细化管理，能够为企业各个部门提供查询服务。

一、企业档案管理

档案管理属于企业管理的重要组成部分，档案是企业生产经营活动的记录和主要信息资源，档案工作是在企业研发、生产以及经营等活动中的基础管理工作。随着现代化企业的快速发展，管理水平的提升，市场竞争也越发激烈，对企业各项业务工作都提出了新的要求。对于一个成熟的企业来讲，需要有健全的管理体系和经营制度，企业领导人员还需要完善档案的精细化管理。信息化建设速度的不断加快，网络办公的广泛性，要求企业从档案形成开始就进行精细化管理，落实管理责任，将管理责任具体化以及明确化，企业中的每一位管理者都要尽职尽责，对企业当天情况进行检查，出现问题及时纠正，以此来实现企业档案的精细化管理。

二、当前企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度不完善，管理水平薄弱。很多企业档案管理制度与职责都十分模糊，没有完善的检查考核措施，同时也没有将档案管理与企业发展建设同步规划、共同发展。大部分企业在近期与远期规划发展中，通常都会对企业规模、设备、专业技术人员以及人员结构进行全面且详细规划，但是对档案管理以及档案设备的投入完全没有融入到规划范围内，导致档案管理不能与企业共同发展，很多重要资源档案收集不全面，造成企业档案资料不完整，不系统。另外，由于管理混乱原因，很多重要档案难以查找，进而使得档案作用不能全面发挥。这种滞后的档案管理方式会严重影响企业整体管理水平的提升，同时也会影响基础技术水平的有效提升。

（二）档案管理分散，缺少系统性规划。企业在发展建设阶段，其科研、生产、质量控制以及人事管理等诸多方面都建立完善的管理制度和管理责任，但是档案管理制度与相关职责却并不健全，导致很多需要归档的档案资料全都分散在各个科室和部门手中，部门与科室人员并不知道哪些档案文件应该归档。另外已经归档的档案资料也不够规范，借阅制度体系十分混乱，缺少必要的考核与监督体系，严重阻碍企业档案管理工作的有效开展。由于对档案法规认识不足，没有意识到档案在企业发展中的重要作用，企业诸多部门只单一强调自身工作的特殊性，没有考虑到档案归档的意义，严重阻碍了档案统一归档管理。还有部分工作人员没有认识到重要会议资料和录像等材料保存的重要性，在会议时没有进行录制和记录，进而影响企业高效发展。

（三）企业档案管理队伍培养力度薄弱。企业档案材料形成部门的档案意识不强，加之管理水平限制，严重影响了企业档案工作的过程监督与档案质量控制。目前随着企业发展体系的不断改革，导致档案管理工作不断被弱化、削减，培养工作未能受到企业重视，进而使得大量人才流失。另外，由于企业档案管理人员长时间忙于琐碎事务，缺少系统性培训，档案管理人员的专业能力与企业整体发展不适应，使得档案管理工作长期处于被动状态。如档案管理人员在接收档案资料之后，经常无法准确判断其系统排列整理情况，主要原因就是缺少专业知识培养，只能被动接收档案资料，对所接收的档案文件缺少判断力，进而导致档案归档与实际档案文件资料不相匹配。

三、企业档案的精细化管理模式构建对策

（一）管理理念的精细化。任何一项工作的创新都需要以理念为出发点，这也是基本保障，所以，在企业档案管理创新过程中，要将精细化理念创新放在首要位置，以此来保障档案管理创新的有效实施。目前，企业档案管理正在朝着知识化、网络化以及社会化的方向发展，这也是企业档案现代化管理理念的主要体现，同时也是档案管理工作的延伸。企业需要在分析档案管理理论与工作经验中寻找突破口，形成具有特色的档案管理体系，总结过去的经验，寻找工作中存在的问题，同时分析未来发展趋势，认识到档案信息价值需要发挥档案自身的作用。只有将档案精细化整理，才能使其变成企业需要的信息，进而使档案获得有效利用。因此，在过程中需要加强档案管理效率意识，发挥档案的内在价值。

（二）岗位设计与流程设计是档案精细化管理的重点。企业档案管理业务流程较长，文件档案归档、移交档案室鉴定、档案载体的测试、整理、分类、编目、装订、上架等，真正成为档案需要多个工作环节，每个环节又包含3到6个步骤。档案管理人员进行档案整理的过程中，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；在检查过程中，还需要认真核对档案数目与种类，坚决杜绝任何错误的发生。在形成档案之后，还需要对档案进行安全管理，提供查询利用等后续工作。所以，依照档案业务流程进行岗位设计与流程设计是精细化档案管理的重点。岗位设计主要就是依照档案工作需要来规定每个岗位任务、责任以及权力。岗位设计能够将档案工作的岗位职责内容和履行职责内容以及绩效评价等内容进行融合。流程设计就是以制度形式和信息化管理方式，规范每一个档案岗位的关系，通过工作流程与过程控制以及总结评估等方式，将多个岗位进行联系与协调。通过科学的岗位设计与流程设计能够使档案管理工作更加规范。另外，再配合评估考核体系，能够充分调动员工对本职工作的积极性，同时还能够提升员工的工作效率。

（三）档案信息资源精细化。建立企业局域网络，这样不仅能够有效服务广大用户，还可以加强企业档案资源的开发与利用，让其更加系统化、合理化。随着信息时代的快速发展，企业档案信息变得十分零散且越来越复杂化。因此，必须要对这些档案进行精细化管理，进一步打破企业部门之间各自为政问题，构建完整的信息系统，实现一体化管理。这样的方式不仅要实现资源共享，还需要实现资源互补，提升企业档案的利用效率，避免出现不必要的浪费和重复，进而使得企业档案信息开发与利用更加科学、合理。

（四）精细涉密档案管理制度。针对于制度的行为要求，需要从执行责任、操作程序以及监督措施等方面进行完善，运用高科技技术和严密的监督措施对涉密档案工作的多个环节进行保护。企业可以依照《保密法》《档案法》制定保密管理细则，使企业涉密档案管理工作有章可循，另外，通过制度来约束管理人员在收集、管理、使用等环节不出问题，进一步减少泄密事件的发生。另外还需要加强警示教育，提升档案人员的防策反意识，在过程中可以定期组织档案管理人员观看保密警示教育纪录片，或者阅读相关报刊泄密案例文章，让档案管理人员清楚，泄密就是违法犯罪，保密工作不仅关系到企业安全和利益，同时也关系到自身的家庭幸福。针对不同涉密载体档案构建不同的规章制度，因为各类涉密档案都有着不同的密级程度，根据我国密级保管要求制定管理措施，同时办理相关登记、审批手续，企业人员在使用涉密档案过程中，必须要在规定时间内进行归还，不可随意复制，如果出现泄漏，需要及时查明原因、减少损失。

四、结束语

结合全文，在当前激烈的市场竞争中，信息资源是企业发展的主要动力，其中档案是企业发展的积累，有着企业的精神与经验，是取之不尽的财富。因此，企业档案管理人员需要树立自身责任感与使命感，加强档案管理意识，将精细化管理模式渗入档案管理工作中，勇于探索实践，以此来促进企业健康稳定发展。