解析信息化时代下行政事业单位档案管理科学化

李艳芳

摘 要：基于解析信息化时代下行政事业单位档案管理科学化。首先分析出信息化时代下行政事业单位档案管理科学化的意义，以及信息化时代下行政事业单位档案管理科学化存在的问题。其次分析出信息化时代下行政事业单位档案管理科学化的有效策略。最后分析出在社会信息化的迅速发展下，行政事业单位的档案管理逐渐科学化，行政事业单位要重视档案管理工作，来提高单位的档案管理水平，实现科学化的档案管理。

关键词：信息化时代;行政事业单位;档案管理;科学化

伴随着社会时代的迅速发展，信息技术的突飞猛进。在信息化时代下行政事业单位档案管理更加科学化。档案管理包含着一定的技术性，做好档案管理工作不仅可以提高单位的整体管理水平，对推动行政事业单位的发展也具有重要的意义。因此相关部分要高度重视行政事业单位档案管理工作，提高行政事业单位档案管理工作的质量和水平，来促进我国档案管理事业的持续发展。

一、信息化时代下行政事业单位档案管理科学化的意义

档案管理作为一项基础性的工作，具有管理性、服务性、政治性。在信息化的发展中，提高档案管理科学化水平，保证单位高效的运行，实现档案管理科学化是信息化社会发展的必然要求。因此要加强档案管理，改变传统的档案管理模式，满足行政事业单位的需求，并且不断的完善档案管理制度，提高档案管理的质量和水平。而且档案管理已经不仅是一份抄写和保管的工作，提高档案管理工作者的积极性。从而科学化的档案管理是行政事业单位深化改革的重要保证。

二、信息化时代下行政事业单位档案管理科学化存在的问题

（一）不够重视档案管理工作

我国行政事业单位档案管理工作的整体水平，相对比一些發达国家仍然有很大的差距。主要是由于部分行政事业单位对档案管理工作不够重视，在工作中缺乏健全的管理制度。并且档案管理工作的内容较多，档案管理工作者对设备和技术缺乏有效的利用，导致档案管理的效果不理想，现代化水平较低，使档案管理机构的设置比较混乱。而且行政事业单位没有明确的档案管理工作目标，以及缺乏科学性的管理手段，导致档案管理工作中的随意且盲目。同时行政事业单位没有结合部门的实际情况制定标准的档案管理，使档案资料的难以开发和利用，在一定程度上影响了行政事业单位档案管理工作的质量和份工作效率。

（二）缺乏专业的管理人员

在目前我国行政事业单位档案管理中，部分从事档案管理的工作人员，缺乏专业的业务技能和管理能力，无法满足档案管理的根本需求。部分行政事业单位的档案管理人员还是从其他部分所转过来的，由于身兼数职，不能将全部精力放在档案管理工作上，从而导致档案管理水平低下，使档案的利用率不高。并且行政事业单位对档案管理人员的素质要求在不断的提高，但没有对档案管理人员的开展有效的培训，导致档案管理者的业务水平和文化素质比较滞后，在进行档案管理时明显力不从心，难以提高档案管理工作的质量。

（三）资金投入较少

由于行政事业单位的领导和管理人员对档案管理工作的不重视，导致在档案管理工作方面的资源投入也较少。在单位的各种配置都更换的情况下，也没有及时的置换档案管理工作设备，使档案管理部门的工作环境比较简陋，设备陈旧落后，档案柜也不够高尚。而且部分行政事业单位的档案室依旧沿用纸质档案，没有现代的管理设备，缺少计算机办公设备，从而影响了档案管理工作者的工作积极性，长此以往，使档案管理工作效率下降，无法达到档案管理的科学性目标。

（四）信息化管理程度低

在信息化行政事业单位档案管理的工作中，档案管理科学化已经步入了档案管理工作。档案网络化管理走向也顺应了时代的发展需求，但在部分行政事业单位的档案管理工作上，没有自身的网络管理系统。尽管部分事业单位有网络有网络管理系统，但也没有安排专门的管理人员进行维护，使网络管理系统流于形式。而且还有部分行政事业单位沿用的纸质档案，不仅不利于档案的长期保存，还使档案管理工作的质量下降，降低了档案管理检索查阅的工作效率，浪费成本。

三、信息化时代下行政事业单位档案管理科学化的有效策略

（一）完善管理制度

在信息化时代下行政事业单位档案管理中，要改变行政事业单位对档案管理的认知程度。首先要加强对档案管理的宣传工作，充分利用互联网技术加大宣传力度，对档案管理的相关知识和法律法规进行详细的讲解，使行政事业单位和档案管理人员认识到档案管理的重要性，重视档案管理工作。[2]其次事业单位还根据自身的发展情况，制定一套健全的档案管理制度，不仅对档案管理人员进行严格的管理，还要对单位领导也有一定的制约力，将管理的责任划分到每一个人的身上，对档案管理工作人员的工作流程、日常行为要都要进行规范化的管理，推动档案管理的有效进展。并且要在不断的实践摸索中，对档案管理制度进行完善与创新，采取合理的手段保证制定的各项制度得到落实，提高档案管理制度的有效性。而且要定期组织考核，赏罚分明，对于工作优秀的给予实质奖励，对于不能履行制度的人员适当的惩罚，从而调动档案管理人员的工作积极性，提高档案管理人员的工作动力。同时要保证档案的及时性，做好案卷的装订工作，提高档案案卷的管理质量。

（二）培养专业的管理人员

在行政事业单位的档案管理工作中，行政事业单位要加强管理人员的专业培训。因此行政职业单位要定期开展档案专业知识的培训，培养出一批专业的档案管理团队。首先行政事业单位要紧跟社会发展的步伐，及时更新档案管理技术，引进最先进的管理方案进行档案管理。[3]同时行政事业单位要加强档案管理工作人员的思想建设，使管理人员明确自身的职责，对工作认真负责，不要抱有侥幸的心理敷衍工作，要真正投入到档案管理的工作中，来保证档案管理的科学化，促进档案管理工作的持续发展。其次档案管理工作的专业性较强，在管理人员具备专业的知识后，也要具备一定的管理能力，培养管理人员的责任感和使命感。在信息化的时代，要让档案管理人员不断学习计算机技术，掌握管理方法，用知识提升自身的职业素养和综合素质。并且档案管理人员要掌握相关的法律法规，具备较高的职业道德，切实做好档案管理工作。

（三）加大资金投入

在行政事业单位档案管理工作中，要想实现档案管理的科学化，就要满足信息时代对档案管理工作提出的要求。因此行政事业单位的领导要在档案管理工作的设施上，要加大资金的投入，充分利用计算机等现代技术设备，建立一套高效的档案管理系统，准确的导入档案信息，实现档案管理的自动化处理，提高档案管理检索效率。[4]并且要改善档案室的管理工作环境。在舒适的环境下工作，会提高档案管理工作人员的工作热情。而且要在档案室配备档案的专用柜子和消防设备，完善信息化的档案管理工作。因此要为档案室配备计算机，实施网络化的档案管理，提高档案管理的质量。

（四）实现档案管理的信息化

在信息技术的发展下，计算机得到了广泛的使用，在各个领域中都发挥到了重要的作用。行政事业单位的档案管理也要与时俱进，引进信息技术，实现档案管理的信心花。[5]首先可以将纸质档案认真核查后，用扫描仪将档案资料扫描到电脑上，建立电子档案。并且对档案设置关键词搜索，方便档案信息的查询与管理。其次要对每一个档案进行编号，通过输入编号就可以随时的调档，提高档案管理工作的效率。而且利用计算机技术對档案进行备份，防止档案资料的流失。因此将信息化技术应用到档案管理工作中，不仅可以降低档案管理的成本，还方便档案管理人员进行有效的管理，提高档案管理的工作水平。

四、结语

综上所述，在社会信息化的迅速发展下，行政事业单位的档案管理逐渐科学化。虽然我国行政事业单位档案管理工作中存在着一些问题，但行政事业单位对档案管理工作不断的完善与创新，紧跟时代的发展步伐，重视档案管理工作，采用合理的手段来培养档案管理人员的专业知识和职业道德，充分调动档案管理工作人员的工作积极性。从而来实现信息化档案管理的科学化，提高档案管理工作的质量和工作效率，促进行政事业单位档案管理工作的持续发展。

参考文献

[1] 周泽敏.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探索[J].办公室业务，2017（05）：101.

[2] 周磊.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].环球市场，2017（19）.

[3] 岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（S1）：150.

[4] 王杰.基于信息化背景下行政事业单位档案管理的科学化探究[J].办公室业务，2017（08）：115.

[5] 刘玲.顺应信息化潮流 大力推进行政事业单位档案科学化管理[J].今日财富：中国知识产权，2017.