事业单位电子档案管理探讨

赵丹

摘 要：随着现代化办公理念以及办公技术的不断发展，事业单位的档案管理工作已经基本实现了电子档案管理。加强对于事业单位电子档案管理工作的研究和分析，对于进一步提高事业单位档案管理水平有着一定的现实意义。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案管理

电子档案指的是以电子数据形式呈现的档案信息，其可以通过特定的程序和方式在计算机上展示出来。电子档案管理软件的应用可以从根本上改变事业单位以往档案管理工作存在的诸多弊端和问题，并能够为事业单位提供额外的附加服务功能，通过对于特定软件的操控，即可实现实时档案查询及档案编辑等工作的开展。此外，电子档案管理系统还可以与事业单位的OA系统、MIS系统有效融合，从而共同组成具有现代化特征的信息管理平台。

一、电子档案优势分析

在传统的档案管理模式中，录入档案信息和数据是第一个环节，其主要的录入方式为人工手动抄写。这一工作过程不仅较为烦琐，工作效率较低，对于工作时间的要求较高，且难免会出现信息录入错误的情况。其次，在后期的档案管理及使用方面，传统的档案管理模式存在较大的局限性，无论是档案信息的查询还是档案数据的后期开发利用均无法达到预期的效果，且在使用档案时容易受到时间和空间的限制。为从根本上改变档案管理工作，就必须在现代化信息技术、网络技术的基础上建立电子档案管理系统，该系统的优势主要包括以下几点。

一是信息处理速度较快。与传统档案管理模式中手工抄写档案信息不同，电子档案的录入途径主要依靠计算机录入，录入方式可以选择手动输入或者图片扫描等多种形式，档案数据信息录入完成之后，计算机会对录入的数据信息进行初步的检查，判断档案信息的完整性，若计算机检查出档案信息存在问题，如遗漏等，会自动向档案管理人员发出预警，从而便于档案管理人员进行信息补全。这样一来，即可从根本上规避档案丢失的情况。录入计算机的档案信息会在特定的软件程序下进行自动化的整理及归纳，计算机系统可以依据预期的设计模板对档案数据进行类别划分及统计，其整体工作效率较高，且档案的处理过程无法人工干预，从而避免了人工操作失误的影响。

二是查询便捷度较高。档案信息录入工作完成之后，计算机系统会根据档案信息的关键词将其以目录的形式展示在档案管理平台当中。若需要对某一档案进行使用时，只要在档案管理平台中输入必需的关键词即可，系统可以在短时间内为用户提供检索的档案内容，并根据用户的检索习惯为其提供相关的档案信息。电子档案查阅的优势不仅仅体现在快捷性方面，其从根本上改变了传统档案查阅的局限性，摆脱了时间及空间的限制，用户可以在任何时间、任何地点实现档案信息的查阅。这一功能的实现主要依赖现代网络技术的应用，若在条件允许的情况下，事业单位也可以考虑应用大数据技术，进一步强化对于档案数据的分析效果，为用户提供高质量的查询服务。

三是档案信息存储较为安全。传统的档案主要以纸质材料为主，存放场所一般为事业单位的档案室。纸质档案不仅对于存放场所的环境条件要求较高，且会大量占用空间，同时在客观环境的影响下出现不同程度的受损情况。例如：若档案室的空气相对湿度较高时，纸质档案会出现一定的发霉现象，从而导致档案受到永久性的损伤。此外，由于档案室存放的资料均为易燃物，因而档案室一般会设置大量的防火系统，以便在出现火灾时可以及时控制火情，即便是在火灾没有直接造成档案燃烧的情况，灭火行为也会影响到纸质档案的寿命。电子档案在保存方面与纸质档案有着较大的差异性，其主要的存储介质为计算机硬盘以及网络云存储，这种存储方式不仅对于外界环境的要求较低，且不会大面积占用空间，同时无需对档案进行后期的维护工作。即便是在计算机硬盘受损的情况下，云存储系统也可以确保档案信息的安全性。

四是可以提高档案信息的利用率。在传统的档案管理当中，若想要使用某些档案信息时，需要查找到所需的档案，并逐步对档案内容进行提取，这一过程不仅需要耗费大量的时间，更会占用用户的工作精力，且档案价值的利用率不佳。在应用电子档案管理系统的基础上，用户可以在自身权限范围之内，对全部档案数据进行一键查阅，只需要在档案管理平台中输入关键词，平台即可为用户提供其权限范围内的全部档案信息。这样一来，档案的利用效率得到了有效提高，用户可以高效開展档案信息的查阅。

五是提高信息补录环节的便捷度。信息补录是档案管理工作的一项关键环节，其指的是后期对档案信息的进一步完善。当补录对象为传统纸质档案时，档案管理人员需要查找到档案文件袋，并在全面整理文件袋内容后插入所要补录的档案信息。若补录对象为电子档案时，档案管理人员只需要找到所要补录的对象，即可一键添加补录信息，从而大幅度减少档案补录所需的时间。

六是降低档案管理工作强度。从某种角度来看，传统档案管理工作具有一定的复杂性和烦琐性，档案管理人员的工作强度和压力较大，因而如何给档案管理人员减轻工作负担一直是各个事业单位面临的主要问题。电子档案模式的应用则有效解决了这一问题，降低了档案管理人员的工作强度，节省了工作时间，档案管理人员可以利用空闲时间进一步加强专业学习，提高自身的专业水平。

二、电子档案管理中的问题分析

1.安全问题

从本质来看，电子档案是在计算机技术的基础上实现的，且任何一个操作及控制环节均需要计算机设备的直接参与。在这种情况下，电子档案所面临的安全威胁较为单一，其主要是指计算机病毒的入侵，从而造成电子档案的缺失、泄漏、被改动等问题，甚至会造成事业单位个人信息的泄漏。在不法分子的操控之下，事业单位的档案信息会成为其谋取私利的方式。因此，事业单位需要高度重视计算机安全及网络安全的防护工作，切实提高档案管理系统的防入侵能力。

2.人员问题

在应用电子档案的基础上，事业单位档案管理工作发生了天翻地覆的变化，这对于档案管理而言是发展的契机，对于档案管理人员而言则是工作上的全新挑战。在新的工作环境和背景之下，档案管理人员不仅要具备爱岗敬业等初步的职业素养，更需要对计算机操作技术有着一定的了解，否则就会导致工作无法有序开展。同时，档案管理人员还需要了解一定的电子档案管理系统的维护及检修技术，以达到进一步提高系统安全性和稳定性的目的。但在实践当中，大多数事业单位档案管理岗位的工作量较大，档案管理人员无法系统接收计算机技术培训，技术水平长期无法提高，且在岗位流动性较大的情况下，事业单位往往需要付出较高的人力成本。

3.管理模式问题

电子档案管理模式的应用速度较快，多数事业单位并未有针对性地对档案管理体系进行调整和更新，多数档案管理人员依然在按照老旧的管理模式开展工作，从而导致档案管理整体较为混乱，如电子档案备份不完整、备份标准不一致、缺乏拷贝技术等等。

三、加强电子档案管理效果的策略分析

1.完善电子档案管理体系

电子档案管理体系的建立需要始终坚持集中性原则，即将全市事业单位的电子档案数据进行统一管理，从而进一步提高档案的流通性，确保档案价值可以得到充分的挖掘。想要实现这一目标，就必须建立全市统一的、完善的档案管理体系，档案的制作、使用以及管理等诸多环节均需要明文规定，并对档案管理活动进行严格的监管。

2.提高档案管理人员的专业程度

电子档案管理对于管理人员的要求较高，为确保档案管理人员的技术水平及工作能力达到预期的标准，事业单位可以从以下几个方面开展工作。一是加强技术及业务能力培训，提高档案管理人员的技术能力、管理能力以及应急能力。二是增强岗位的稳定性，事业单位可以通过采取激励制度、提高薪酬待遇、提高升职空间等方式来降低档案管理岗位的流动性。三是加强思想道德培训。档案管理人员需要明确自身的工作职责，体现爱岗敬业精神和风险精神，恪守职业原则。

3.提高档案管理平台的软硬件水平

为保证档案管理平台的运行稳定性和安全性，事业单位必须对档案管理平台的软硬件设施进行持续升级。在选择软硬件设施时，应当优先考虑高质量、高品质的正品软硬件，不得使用来源不明的软硬件。同时，档案管理人员需要定期对计算机设备采取病毒查杀操作，以清除具有潜在威胁性的木马病毒。

4.加强档案使用的监督管理

为保证核心档案的安全性，事业单位需要采取权限制度，即任何使用者不得超过自身权限范围查阅档案信息。若使用者所查阅的档案信息涉及一定量的私密内容时，需要在使用前向上级部门提出申请，阐明档案使用原因，并在经过单位上级部门批准之后，在檔案管理人员的监督之下使用特定的档案数据。此外，事业单位还应当充分利用档案管理平台的浏览记录功能，对全体用户的浏览行为进行实时监督。

综合来看，电子档案目前已经成了档案管理工作的主要发展趋势，事业单位需要正确认识时代发展形势，加快档案转换工作，并通过完善电子档案管理体系、提高管理水平、提高软硬件设施等多种途径来实现档案管理工作质量的提升。

参考文献

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