浅析合同管理在企业财务管理中的应用

2019-11-30 13:11:05 经营者 2019年19期

姜丽

摘 要 合同管理是对企业业务活动的管理,它与财务管理同是企业经营管理的重要手段,是企业持续经营发展的重要保障。本文通过分析合同管理在企业财务管理中的重要作用,探究将财务管理理念纳入合同管理、同时运用财务管理的方式进行合同管理的基本路径,并提出在企业财务管理中深化合同管理的对策建议,以期使合同管理与财务管理互补互进、相得益彰,使企业在市场竞争日趋激烈的环境中长久健康持续地经营发展。

关键词 合同管理 财务管理 合同履约 合同台账

合同管理是企业根据内部控制的要求,对合同立项、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、合同订立、合同履行、变更、终止、解除、纠纷处理、归档和检查等行为进行全过程管理的活动。合同管理可以理解为是对企业业务活动的管理,它与财务管理同是企业经营管理的重要手段,是企业持续经营发展的重要保障。合同管理与财务管理看似属于平行关系,实际上发挥着相互补充的作用。合同管理水平的高低,直接影响财务管理的效率和效果;财务管理为达到预定的目标,要求合同管理水平必须达到一定的高度。能否实现合同管理与财务管理的相得益彰,是业财融合程度的具体表现。

一、合同管理在企业财务管理中的现实意义

(一)合同管理是预算管理的基础和数据支撑

预算管理者通过对预算期内合同的签订、履约进度、履约额度、支付方式等方面的测算,合理地进行预算编制、跟踪预算的执行情况。全面有效的合同管理能够促进预算管理工作的计划和开展,完善的合同管理可以为预算编制提供较为准确的数据信息。

(二)合同管理是会计核算管理的衡量标杆

合同管理是新收入准则落地实施的基本保障。新收入准则的基本原理是基于与客户签订的合同所产生的权利和义务来确认收入,只有当与客户订立了合同,企业才能获得向客户收取对价的权利,同时也才负有向客户提供商品或服务的义务。合同作为收入确认的基础,成为了企业判断收入确认时间和金额的最重要的依据。合同管理水平的高低直接影响会计核算的准确性、及时性和完整性。

(三)合同管理是资金管理的安全保障

企业资金管理水平往往是决定企业能否可持续发展的关键所在。高效、科学、完善的合同管理,能够帮助企业加强对资金的管控,将资金管理与业务活动紧密结合,通过定期梳理合同,精准识别合同内容,做到“及早收取货款,及晚支付账款”,最大限度地缩短资金占用时间,提高资金使用效率。

二、合同管理引入财务管理理念的基本路径

由于目前企业内部管理分工日益精细化、职责日益明晰化,部分企业的财务人员很少参与合同管理,而合同管理人员也很少会考虑合同管理里的财务问题,这就导致了合同管理与财务管理的脱节,影响了企业的经营管理水平和经营业绩。随着市场竞争日趋激烈,能否实现合同管理与财务管理之间的相互融合、相互促进,已经成为企业经营管理工作的重中之重。

(一)财务部参与合同管理制度的建立与完善

企业应建立合同管理制度,设置归口管理部门,明确相关部门与人员的职责权限。在这个过程中,财务部有参与的必要性与重要性。财务部应积极主动参与合同管理制度的建立与修订,从制度方面把控好合同管理工作中的财务管理以及财务部所应承担的义务与责任,积极倡导建立完善的合同管理體系。如发现合同管理制度中存在某些缺陷,应主动提议将其修订完善。

(二)财务部参与重大项目的研究与立项

企业对重大项目的可行性研究应加入财务可行性研究部分,主要是对拟投资项目的资金投入以及未来的收入、成本、费用、税负等财务方面的数据,测算可产生的收益或投资回报率的大小,确定该项目是否具有财务可行性。重大项目立项前,财务部应预测和评估该项目可能产生的风险,并将可能产生的影响以及损失汇报给决策层,供决策层参考。

(三)财务部参与重大合同签约前的调查、谈判与审核

企业的重大项目计划实施时,财务部应在合同签订前参与相关信息的调查取证,主要包括交易对方的主体资格以及信用状况等,从而为企业合同的签订提供较为可信的依据。

重大项目合同签订时,财务部应选派专业人员参与合同具体事项的谈判,应对交易对象的质量、价格、相关的信用条件以及可能发生的风险等发表专业见解,企业应汇总并记录谈判过程中财务人员的意见与其他谈判人员的意见,明确各自的责任与义务。在谈判之后,财务部应按照制定的合同会审机制,严格审核合同文本,严格把关合同内容,尤其是重点审核预算、资金来源及使用、合同价款、结算方式(例如收付款条件、时间、比例等)、银行账户信息、税负及发票开具的约定和风险控制等方面的内容。必要时,还可由财务人员在审核后提出相应的修改建议。

(四)财务部积极监控合同履约,协助处理合同纠纷

企业的合同归口管理部门和经办人员应对合同从订立到履约终结的全过程进行跟踪式的监控与管理,并把关合同结算等。

同时,财务部应检查、分析和验收合同的履行情况及效果,确保合同全面有效履行,防止交易对手的违约风险和可能的经办人舞弊风险。财务部应根据合同条款审核办理结算业务,对未按合同条款履约的,或者应签订书面合同而未签订的,财务部有权拒绝付款,并及时向企业相关负责人报告。财务部应主动关注汇率、利率和宏观经济数据变动情况,及时与交易对方核对往来账,针对一些问题发出预警。一旦发生了合同纠纷,财务部应积极协助相关部门及时处理合同纠纷,依据相关的法律法规提供准确、完整的会计结算信息,为企业的自身诉求提供强有力的证据支持。此外,企业财务部还应参与合同管理的评估工作,协助合同管理做到全面与有效。

三、用财务管理的方式加强合同管理的建议

(一)加强财务与业务的沟通

业务是财务的基础,没有业务就没有财务,而财务是业务的反映,财务数据直接反映出业绩的好坏。财务按照准则、税法来处理业务关系,业务则要根据实际情况,做出种种变通。企业不可能要求每个业务部门都熟悉准则和税法条文,只有财务人员自己积极了解企业的各项业务,了解企业的整体运营,了解整个行业的特点及企业所处的位置,才能为企业的经营发展提供更高质量的财务决策。合同管理是对业务活动的管理和控制,财务人员只有积极主动地与业务部门人员沟通,充分了解本企业的各项业务及流程,才能为合同管理全面有效的履行提供合理有效的审核和监控。

(二)建立合同台账制度

合同管理贯穿企业业务运行的全过程,为了加强合同的精细化管理和动态管理,企业应建立合同台账,分类管理合同。合同台账应包括但不限于合同编号、合同类型、合同名称、对方单位名称、信用等级、合同标的信息(面积、数量等)、合同价格(总价、单价、税率或费率)、合同期限、结算方式(支付周期、履约额度等)、支付金额(本年应付、本年已付、本年未付)、纳税人主体资格(一般纳税人、小规模纳税人)、税率、责任部门等信息。合同管理部门应定期梳理合同,按月维护合同台账,减少履约终结合同信息,增加新增合同信息,按月更新合同台账财务信息,并交与财务部门审核,确保账实相符。

(三)将合同履约情况纳入财务分析

随着新收入准则的落地实施,合同逐渐被数据化。企业应按月更新合同履行情况,准确核算收入、成本、费用,并通过财务数据将合同履约情况反映到财务分析报告中。财务部可根据每月合同台账信息,分类计算合同履约进度、收入确认比例、收入与合同资产和合同负债的比例、成本与合同履约成本的比例、费用与合同取得成本的比例等与合同履约相关的财务数据,通过比较分析,得出合同履约情况是否按照合同约定履行、有无违约风险、与合同相关的会计核算是否准确完整等。通过财务分析合同履约情况,可以定量、客观地展现合同管理的效果。

(四)定期反馈合同管理中存在的财务问题

合同管理中的财务问题主要存在四类情况。一是未按合同约定要求付款的,或应签订书面合同而未签订且要求付款的,对该类情况,财务部有权拒绝付款,并及时将该情况汇报给企业相关负责人,责令立即整改,减少资金损失风险;二是对应收账款前清后欠或长期不还问题,财務应联系业务及时催收,同时重新评估客户信用状况并调整信用等级,采取与客户信用等级相应的供货收款模式,并加强合同履行跟踪管理;三是对预付货款未及时收到货物或长期未收到货物的问题,财务应联系业务及时催发货物,并严格检验收到的货物,同时重新评估供应商信用状况并调整信用等级,与该类供应商合作时不再实行预付货款的方式;四是质量索赔问题,财务应定期根据对抽检货物的评估合理设置风险金,合同管理应设置完善的索赔流程,及时保全相关证据,争取有效地向违约方索赔。

在市场竞争日趋激烈的形势下,企业想要保持健康持续发展,必须强化合约意识,不断提高自身的经营管理水平。因此,财务在抓好财务管理的同时应积极参与合同管理,不断加强合同控制,严格按照合同的履约情况进行会计核算,不断提高经营管理水平和控制能力,发挥财务管理和合同管理在经营管理中的协同作用,迎接当前日趋激烈的竞争环境,保证企业持续稳健地经营发展。

(作者单位为安徽教育出版社)

参考文献

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