现代化档案管理路径分析

毛丽

摘 要：随着新时代的不断发展变化，现代化档案管理的要求也越来越高，档案管理关系着个人及單位的发展，对于个人或单位而言具有重要作用，因此研究现代化档案管理路径具有重要意义。本文笔者从“信息化档案管理制度、标准化档案归档制度、全面化硬件设施制度”三点出发，对现代化档案管理路径进行初步的分析与探讨。

关键词：现代化 档案管理

科学技术推动了各项档案管理的发展进程，使得档案管理进入了现代化阶段，与传统档案管理不同，科技背景下的档案管理呈现出了很多新的特点;数字化的信息形态，对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等等。因此，必须要建立一个完备的档案信息数据库。其次在发展信息化档案管理的同时也应保护好纸质档案，因为很多档案无法通过信息化技术保存，它更需要纸质档案才能表里清楚，因此要构建标准化档案归档制度，最后要根据党和国家关于档案管理储存的法律法规建设全面化档案管理硬件设施。

一、信息化档案管理制度

信息化档案管理的应用要从档案管理工作人员的信息素养和信息设施建设方面入手进行总体性的管理和发展，首先是档案管理工作人员的信息素养要通过系统培训、自主学习等方式进行提升，这一点可与制度化管理设施建设相融合，学校领导可将档案管理制度的建设与学校信息课程建设联合到一起，学校领导可以要求本校内信息教师对本校信息化建设贡献力量。另外可以拨出一定的资金强化信息化档案管理的路径，同时对于纸质档案的管理协调工作也要同步使用信息化管理建设，如部分档案需要进行网上信息报备，则有学校档案管理员统一管理，而个人的相关信息档案可在手机上进行查阅和分析，但是值得强调是的是个人档案信息查阅时必须要输入个人身份证号或者个人手机验证码，同时档案界面也应有学校水印等，从而保障档案管理的保密性。另外，学校要关注档案信息化档案管理工作的开发性，可以与相关软件工作合作进行研发和实行相应的软件设施管理，强化企业档案管理的数字化和电子化的步伐。

二、标准化档案归档制度

完善和推进载体档案的归档制度需要做到声相档案与电子档案为纸质档案做后背与补充。档案管理的重要性不言而喻，各级单位应指定专人负责照片、录音、录像等声像材料和电子文件的收集、整理、归档工作。工程建设重要阶段、重大事件及事故必须要有完整的声像材料归档。归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。

另外，档案管理方面要建立起专业化队伍，如要强化考核机制的运行与监督，要求相关档案管理人员必须要设立初审、复审、层层把关签字的工作要求，按照不合格不接收的原则，保证档案达到接收标准。同时，严防借机造假、涂改、抽取替换材料，杜绝档案丢失、损毁等情况发生，可以从制度化管理、人员学习调配、人员培训发展等角度全面深化档案管理专业化发展的脚步。同时声像档案管理要注重档案管理的科学系，档案管理工作人员的信息素养要通过系统培训、自主学习等方式进行提升，这一点可与制度化管理设施建设相融合，各部门档案管理领导要与工程部门领导进行协商制定信息化档案管理职能，对于纸质档案的管理协调工作要同步适合社信息化档案管理，如部分档案管理需要进行网上信息报备时，由相关部门直接对接档案管理部门，防止档案管理中重要信息的泄露。

三、全面化硬件设施制度

在硬件设施建设和软件设施建设上也要加大制度化管理路径，对于档案管理室的评定更要建立严格的规章制度，包括人事档案的提取、入档等，可以建立相应的考核机制，完善硬件设施建设的同时也完善软件设施，通过硬件制度加上思想意识来强化档案管理的程度，致力于学校人事档案管理的本质问题上入手，人事档案工作者还应充分认识学校体制和管理体制改革后档案工作的新特点，探索出学校档案管理的新模式。

受办公楼老旧、可利用空间有限等因素影响，暂时无法完全实现档案库房面积达到国家标准及要求。因此，档案管理总体负责人要要求各部门档案管理负责人对部门单位办公场所的调整、置换，统筹谋划和介入，切实做好档案库房、档案整理室、阅档室和档案人员办公室建等四个方面的建设，对于档案管理信息平台的漏洞等要及时地找相关技术人员进行修补，避免出现干部档案管理盗用或者修改的安全问题。另外，档案室的管理应用要选择具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的建设标准，加快配置库房的设施设备，确保达到国家标准。硬件设施建设要同步软件设施建设从各个方面进行系统优化，最终保障国有企业干部人事档案管理路径的全面深化与个性。

总之，档案管理工作职能的转变要回归到档案管理工作的本质上，档案管理工作作为服务意识上的工作，现代化档案管理的路径选择一方面需要应用到实际管理工作中，一方面需要落实到服务意识中，只有依据时代背景不断变化的档案管理才会更符合现代化档案管理要求。

参考文献

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[2]赵轶群.互联网+时代档案管理现代化建设的路径研究[J].企业改革与管理，2018（18）：62—63.