水利档案规范化管理综合评估在基层单位的效果分析

陈纪涛　王涛　周正倩　陈晓

【摘 要】本文给合实际，分析了评估工作对基层单位的档案管理制度体系、队伍建设、档案收集整理、档案保管条件、信息化建设等方面的效果。水利档案规范化管理综合评估的开展，提升了基层单位的档案工作水平，同时指出了评估后仍然存在的问题，并提出了下一步的整改意见。

【关键词】水利档案;规范化管理;评估效果

中图分类号： TV21;G271文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）32-0219-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.32.103

0 引言

水利档案工作规范化管理综合评估是水利部推出的一项重要举措，旨在全面提高水利档案工作水平，2013年水利部办公厅发布了相应的评估办法和标准等级。通过档案规范管理综合评估工作，各级单位的档案工作全面得到了提升，为未来事业的可持续发展提供了坚实的基础支撑。

1 基本情况

笔者所在单位按三级管理四级机构设置，下设基层局、水勘测局、水文站三级。自2013年开始着手准备迎接评估工作，经过上下的共同努力，到2016年底25个全宗单位中有1个单位通过了特级评估、7个单位通过二级评估、17个单位通过了三级评估，通过率应达到100%。

局机关的档案室于1980年成立，负责资料的收集、借阅工作，由收发人员兼管，1996年改为局档案资料科，负责局机关部门、局直单位档案资料收集、整理、归档、利用工作及下属单位档案工作业务指导、水文专业有偿服务、图书期刊等工作。下属各单位的档案室随单位的成立而设。

2 评估前档案工作情况

评估前，各级单位的档案工作机构是存在的，也有专职或兼职的档案人员。但上级对下级的管理、考核不同程度的存在薄弱环节，各级档案工作处于一种自发的状态，档案工作人员的责任意识和工作能力参差不齐。有的思想认识不到位，以为从事档案工作是被边缘化，是不被重视的工作;有的档案人员能力达不到岗位要求，不知道怎么整理档案，不知道怎样才能把工作干好，把档案无序地、原始地摆放到库房，不整理、不加工，只起到一个库房保管员的作用。对档案工作认识到位的档案人员工作就做的比较好，反之做的就差一些。单位领导的重视程度也是档案工作质量，领导重视了，给档案工作配备置人员素质也高，档案设施设备配置也到;位领导不重视，单位的档案工作不就好开展。

为了确保在水利档案规范化管理综合评估过程中，所有单位都能通过，主管部门除了把文件传达以外，还专门到各单位进行了摸底调研。发现有的单位档案工作历史欠帐很多，多年的档案都没有进行整理，档案库房和档案设施很多都达不到规范管理的要求等。针对诸如此类的问题，主管部门制定了准备实施方案。对那些没整理的档案，各单位要抽调人员，倒排工期集中进行整理;针对设施设备不能满足评估要求的，要及时列入部门预算争取早日配置到位，同时主管部门强化对各单位的指导和督查检查。

档案评估的准备工作从保障体系、业务工作、开发利用与信息化等三方面共60项入手，各单位按照相应级别评估标准，进行了一系列的准备工作。在历时两年多的时间里，经过各单位的不懈努力，全部达到了水利部综合评估的要求。

3 评估后的效果

通过档案规范化管理，各单位在档案工作得到了全面提升。主要表现为：

（1）健全了档案管理组织网络。各单位均有了明确的分管领导，配备有专职和兼职档案人员，普遍形成了主要领导负总责，分管领导认真抓，档案人员具体做的管理格局，为档案工作规范化管理提供了组织保障。

（2）建立完善了档案管理规章制度。制度建设是保持档案工作有序、可持续发展的基本保障。档案评估工作开展以来，大部分单位按照水利档案工作规范化管理综合评估办法的要求，结合单位实际建立和完善档案收集、整理、归档、利用、库房安全、统计等档案管理制度，并把重要的制度上墙，做到了档案工作有章可循，保证了工作的顺利开展。

（3）档案队伍建设进一步加强。通过档案工作规范化管理综合评估工作的开展，锻炼出了一批档案工作业务骨干。各单位举办档案业务知识培训，加强了对干部职工尤其是档案管理人员的业务培训，同时采取灵活多样的方式对本辖区的档案人员进行业务指导，档案人员的综合素质和业务技能都有了明显的提高。建立了档案人员QQ群，及时将档案工作各阶段的要求及整理方法，以及文字图片表格等形式在群中共享给所有单位档案人员，很大程度上减少了档案整理过程中出现的一些不理解、操作不规范的问题。

（4）提升了档案工作收集整理力度。档案收集不完整的问题是档案工作的一个共性问题，从年度归档数量来看，各单位加强了对文件材料的收集录入，有针对性的采取措施，比如有的单位将领导党课课件、请假申请等日常痕迹材料及测站实物档案收集起来;有的单位要求下级单位按月在档案管理QQ群中上报声像文件材料，补充了声像档案收集难的短板;有的单位针对评估意见，集中人力对单位建立以来形成的文件资料进行了集中整理，实现了所有文件材料的全部建档入库。

（5）改善了档案保管条件。各单位领导对档案安全管理的重要性认识到位，严格按照规范要求设立了单独的档案室，档案库房硬件设施逐步完善，档案装具符合国家标准化规范化的要求。条件好的单位配备了档案密集架，档案保管条件进一步改善，比如有的单位为下属单位统一配备了数字化设备、档案装具等设施，为档案规范化管理提供了基础保障。

（6）档案信息化建设稳步推进。各单位在保证纸质文件材料归档的同时，不断提高档案信息化水平，多数单位配备了网络或单机版的管理软件，实现了档案的条目级管理，部分单位实现了全文检索，为各单位之间互联互通、数据共享打下了坚实基础。

4 存在的问题

各单位评估通过后，是否还保持评估时的水平，对评估反馈的问题是否已经整改到位，主管部门于2018年對各单位的档案工作开展专项检查，发现部分单位在档案收集整理、信息化等方面不同程度的存在问题：

一是个别单位的责任主体存在不明确的情况。《档案法》中明确规定文件材料归档应谁形成、谁整理，档案检查时一再强调责任主体问题，但有些单位仍存在部门形成文件材料，全部交给档案人员整理。

二是存在档案管理制度虽然健全，但落实不到位的情况，多数单位在档案整理过程中不能与项目管理工作实现“四个同步”，个别单位在年度归档工作中虽列入了目标，但考核流于形式。档案库房温湿度记录不完善等情况。

三是存在文件材料积压情况。部分单位不同程度的存在历史文件，项目文件和其他材料未整理的现象。存在档案收集不全、收集数量较少的情况。帐外文件、特载文件材料收集不全是各单位的共性问题，基层测站文件材料收集整理成为档案管理的盲区。

四是档案软件应用能力、信息化程度有待提高。个别单位未配备档案管理软件，有的档案员对档案软件操作不熟练、功能了解不全等情况，多数单位档案数字化工作进展缓慢。

5 改进意见

在巩固已有成果的同时，应针对工作中的薄弱环节大力抓好以下工作。

明确档案谁形成、谁收集、谁整理的原则，确保责任主体明确。健全档案规章制度，并严格将档案管理的各项制度落实到实处，确保依规、依法管理档案。加强档案收集，特别是帐外文件、特载文件、测站文件的收集，要注意文件的归档价值，在确保室藏档案完整、齐全的同时，优化室藏结构。加强档案安全管理，不断改善基础设施等档案保管条件，及时对系统数字化的档案进行备份，确保档案实体和信息安全。稳定档案队伍，人员变动时及时交接，严防档案丢失，保证档案工作的可持续发展。

档案管理工作是一项长期艰巨严峻的工作，尤其新时期、新形势对档案工作提出了一些新要求，档案人员不仅要有高度的责任心，要熟练掌握档案知识，还要通过不断学习，结合工作实际不断摸索与改进，以适应新时代的新要求。各级应将归档情况的检查将作为一项常态化工作列入年度工作内容，用扎实的工作，为档案管理工作向着更加规范化、更加快捷化的方向发展而努力。