ACCESS数据库报表对象研究

周彦旭

摘要：ACCESS是一种小型关系数据库，属于Office系列产品，利用其报表对象进行数据管理非常方便。文章首先对ACCESS数据库报表对象的基本功能进行介绍，进而探讨ACCESS数据库报表对象的创建流程，在此基础上，重点研究其报表对象功能的应用，以期为相关使用者提供参考。

关键词：ACCESS;数据库;报表对象

中图分类号：TP311        文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）28-0001-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

報表对象是ACCESS数据库的基本数据库对象之一，具有数据提取、分析、整理、计算等方面的功能，可以采用用户需要的方式显示信息处理结果，支持格式化打印。除了添加字段信息外，还可以添加图像信息，功能较为完备。而且这种小型关系数据库使用方便，目前已经在办公等领域得到了广泛应用。

1 ACCESS数据库报表对象功能

ACCESS数据库可以称为小型关系数据库的代表，不仅使用方便，而且功能完备，可以满足日常办公、学习、研究等各方面需求。对于任何数据库而言，其主要功能都是数据存储和处理，然后以各种用户需要的形式呈现输出结果。数据库报表对象的主要功能就是对数据结构进行输出。以报表的形式组织数据，包括数字、文字、图形、图像等各种形式的数据。这些数据可以是同源数据，也可以是非同源数据，由报表对象对数据进行综合分析，经过整理后，呈现报表结果，用户可以根据需要选择打印报表。在日常办公过程中，工作人员经常要处理统一种类型的文件模板，比如通知、感谢信、员工生日贺卡等，利用报表对象进行此类固定模板文件的批量打印，也十分方便。总体而言，ACCESS数据库报表对象的功能较为完善，支持以多种方式创建报表，支持多种原始数据的分析整理，而且结果呈现形式也可以满足使用者的个性化需求。ACCESS数据库本身是小型关系数据库，由桌面数据库之称，掌握这种ACCESS数据库报表对象功能的应用方法，可以有效提升日常办公效率[2]。

2 ACCESS数据库报表对象的创建流程

2.1 创建数据库

在办公信息化的发展过程中，信息化技术的应用水平不断提升。相比于传统的文件管理形式，采用数据库进行数据存储和处理，更加快捷、高效，而且安全性也更高。ACCESS数据库是Office办公软件系列下的专业数据库管理软件，具有强大的数据分析和统计能力，特别是其报表对象功能，灵活程度远超Excel。现以基于ACCESS数据库的工资条报表创建为例，探讨ACCESS数据库报表对象的创建流程。首先启动ACCESS程序，在文件菜单下的新建项中选择新建一个空的数据库，可以将其命名为“工资管理系统.mdb”。利用开辟的数据库空间存储基础工资数据，进而对其进行快捷的调用和处理[2]。

2.2 创建数据表

在创建数据报表前，首先要创建ACCESS数据表，主要包含两个步骤。第一步是确定表的结构，根据工资发放项目的明细情况，利用ACCESS数据库提供的表设计视图，完成工资表结构设计，重点要确定各字段类型、大小和宽度等。第二步是输入表记录，打开数据表浏览视图状态，将对应的工资情况逐个输入到数据表中。考虑到目前多数单位都采用Excel软件制作财务报表，如果已经建立了Excel数据表，则可以省略上述的数据输入步骤，直接采用ACCESS数据库的导入功能，对Excel数据表进行转换和导入，得到ACCESS数据表。完成转换后只需要根据表的形式设计视图，并对数据表结构进行定义即可。除了基础数据外，在工资表的制作过程中，还需要计算“实付工资”“税费”等项目，这些都可以利用报表功能自动计算，并对结果进行显示。完成数据表创建后，同样存储在ACCESS数据库中，等待调用[3]。

2.3 创建报表

最后进行数据报表的创建和制作，经过上述步骤后，可以在ACCESS数据库管理窗口的左侧对象列表中，通过选择报表对象打开设计器窗口。报表设计器的默认界面分为页面、页眉、页脚三个窗格，可以在页面窗格中添加字段，进而在报表中显示工资清单。但在该页面内，无法对每条工资记录自动添加表头。这一功能同样无法在页眉窗格中实现，所以需要使用到一个很重要的功能，即组页眉功能。首先打开报表属性窗口，设置记录源，添加“工资表”。然后在视图菜单中选择排序和分组，可以根据工资记录中的部门进行分组，并根据员工号进行排序，使同一部门员工的工资信息能够集中到一起。接下来设置组页眉，采用组页眉窗格中的标签和直线工具，制作工资表表头，生成表单规范。最后设置主体和页脚，完成整个工资报表的制作。为了保证工资报表的规整性和美观性，应合理调整各部分窗格高度，并添加剪裁线，方便打印后剪裁成工资条。利用ACCESS数据库制作工资报表的优势在于，只需要一次制作就可以无限重复使用，在每个月的工资表制作时，只需要导入工资数据即可，报表模板会被永久的保留在数据库中[4]。

3 ACCESS数据库报表对象功能的具体应用

3.1 巧用分组排列功能

任何一款强大的信息技术软件最终都要看如何去利用，对ACCESS数据库报表对象功能的使用也是如此。上述分析中介绍了利用ACCESS数据库创建数据报表的一般流程，但是仅仅利用这些基础功能，难以充分发挥ACCESS数据库报表对象的应用优势。为了进一步提高报表创建效率及报表质量，需要掌握分组排列、计算、添加图像及批量打印功能等的使用技巧。在ACCESS数据库报表中，除了显示用户所需的原始数据，还可以通过报表编辑和制作，让其在信息呈现形式上更加满足用户的个性化需求。其中，分组排列是一个非常重要的功能。在对报表数据进行分组计算时，常用的函数包括SUM（）、AVG（）、MAX（）、MIN（）、COUNT（）等，分别对应着加和、求平均值、最大值、最小值、计数等功能。在使用过程中，需要注意各函数的限制条件，比如SUM（）和AVG（）函数智能计算数字型字段。除此之外，还需要经常使用到IIF（）函数，其参数表包含三项内容，即条件表达式、表达式1和表达式2，由条件表达式确定函数返回值，如果条件表达式为“True”，则返回表达式1的值，如果条件表达式为“False”，则返回表达式2的值。可以在ACCESS数据库报表的设计视图中打开要分组的报表，然后点击分组和排序按钮，在弹出的分组排序窗格中确定分组方式，为后续的分组计算工作做好准备。

3.2 提高分组计算效率

一般情况下，ACCESS数据库数據报表的标识数据显示在组页眉中，具体形式为分组字段或表达式值，然后在组页脚中汇总各组数据，一个组页眉对应一个组页脚。经过分组后的报表，可以通过采用分组计算方法，提升报表计算效率。具体操作方法是在组页眉或组页脚中添加文本框对象，由于系统默认为无页脚节，如果要在组页脚中计算，需要手动选择有页脚节。设置文本框的目的是利用文本框对象中的控件来源属性，键入表达式，确定分组计算方法。具体就是将上述提到的函数以“=AVG（参数）”的形式进行输入，从而利用各个聚合函数的计算功能，快速完成分组计算任务。对于带有条件的分组计算问题，则需要将聚合函数和条件函数进行嵌套使用，将给定的计算条件，以IIF（）函数的形式进行呈现，选择满足条件的表达式进行计算，然后返回计算结果。如果条件函数计算的是中间结果，则再利用相应的聚合函数进行统计计算，最终得到使用者所需的统计数据。ACCESS数据库报表对象具有强大的分组计算功能，在报表制作过程中，正确利用分组计算功能可以有效提升数据统计计算效率。

3.3 向报表添加图像

目前为了报表数据分析的需要，或者提升报表的美观性，优势也需要向报表添加图像。ACCESS数据库支持报表对象的图像添加功能，比如添加企业Logo、添加学生照片等等。用报表显示图像，需要对图像进行区分，一类是绑定图像，另一类是非绑定图像。绑定图像是报表记录的一部分，会随着报表记录或页面的改变和改变。非绑定图像则相反，不随数据记录或页面的改变和变化，一般公司Logo或背景图片等，设置为非绑定图像，与每条数据记录相对应的图像则设置为绑定图像。按照添加方式进行划分，还可以分为嵌入图像和连接图像，嵌入图像则是在报表中实际添加的图像，作为报表的一部分保存到ACCESS数据库中。连接图像则是独立于数据库之外的图像，以连接方式引入图片，在ACCESS数据库中只存储其连接信息，而不会创建图像实例。在掌握每种图像添加方式的特点后，可以做到对报表添加图像功能的合理应用。

3.4 批量打印文件功能

批量打印功能是在日常办公中经常使用到的一种报表处理功能。在利用ACCESS数据库报表对象进行批量打印时，首先要准备相关数据和模板，将需要变换显示的内容空置出来，比如在打印员工生日贺卡时，需要将员工个人信息控制出来。然后采用Excel表格等形式添加员工个人信息，为嵌入模板做好准备。接下来按照创建报表的一般流程，采用Excel导入的形式完成报表数据输入。导入成功后，会在数据库中显示相应信息。此时可以调用员工生日贺卡模板，将其复制到报表主体中，进行左右边距等细节调整后，在视图窗口预览效果。然后添加字段，并对其位置和字体大小等进行调整，使其与模板风格一致。此外还可以通过页眉页脚设计或添加徽标等方式，美化卡片效果。最后进行批量打印，实现对同一模板、不同信息报表的快速打印处理。

4 结束语

综上所述，ACCESS数据库报表对象的功能十分完善，而且ACCESS数据库属于Office系列软件，装机自带，无须下载安装，可以为实际使用提供方便。通过掌握其报表功能的应用技巧，可以最大化的发挥ACCESS数据库报表对象的功能优势，高效解决实际生活和工作中的问题。

参考文献：

[1] 张光明.基于HANA内存数据库的统信报表平台[J].科技创新与应用，2019（1）：69-70.

[2] 刘媛媛.巧用Access数据库报表批量打印文件[J].办公室业务，2018（8）：178.

[3] 王平水，王泽成.基于Access数据库的报表设计与应用研究[J].福建电脑，2017，33（9）：29-30.

[4] 郁雷，张骋，樊黎.基于ACCESS的产品实时库存及质量检验管理系统[J].计算机时代，2015（7）：42-45.

【通联编辑：唐一东】