策略性采购的艺术解读

2019-12-12 06:10:46 进出口经理人 2019年10期

许惠丽

提到“采购”,它给人的第一印象是什么?买东西?讨价还价?缺料催货?甲方乙方?或是看似枯燥的生产运营供应链条中的一环?

那么,你是喜欢做直直的供应链条某一环中的“方块采购”,还是想成为溜冰弧线中可以自由滑行的“圆球采购”呢?我们的选择可能都不一样。但是对我来说,把工作与爱好结合起来,会发挥自身更大的潜力。

降本可以形成闭环

“降本”是采购永恒的主题,如何在其中发现乐趣,开拓出新的方式方法,决定了你对这份工作的喜爱程度。宏碁集团创办人施振荣提出的“微笑曲线”显示了提升生产组装价值链的必要性,而对我来说,这条曲线也同样可以为采购的灵活性提供参考。规划降本方向时,不再是一个单向的线条命令,而是一个整合的闭环,囊括了企业的主要部门(见图1)。成本的绩效(KPI)不再是单一采购部的目标,而是整个公司从研发到售后都需要参与的命题。

图1 降本闭环

降本闭环画起来容易,但做起来还是会碰到不同的阻力,有时内部的阻力甚至更大。这时就需要用到沟通的艺术了。其实,做采购的人都清楚,商务降本在现有产品的模式中是非常有限的。产品的成本还涉及材料、人工变动的影响,而设计的改变往往会起到事半功倍的效果。如何让研发设计工程师也参与到成本控制的KPI中来,将体现公司的策略。而让工程师参与到供应商的评选中,参观供应方零件生产的步骤流程,听一听它们专业的理解和建议,可以使采购的议价更有效。JBT在某次开发新的蒸汽设备时,供应商提出了对一个零件焊接工艺的改动,可以大大降低人力成本和时间,实现我们图纸要求的40%的价格。我们于是让设计工程师一起去现场,让供应商以两种不同的方案制作同一款零件,结果是显而易见的。

采购也可以是一门艺术

策略性采购着眼全局、分段落笔,讲究有轻有重、有渲染也有留白的效果,完全可以成为一门艺术。下面,我将借用作画时的几个步骤,简单阐述一下自己的观点。

首先,布局目标——你得知道要画的是什么,最后要的是什么效果

在此,我引用一个MSCA的概念。

M(Marketing,市场):知己知彼,百战不殆。任何谈判的开始都需要有足够的准备。开拓市场不仅仅是销售人员的事,作为采购,也必须了解所需采购产品的市场情况、供方的地位、材料的组成价格、有没有其他替代方式等一系列信息。一个好的采购,不仅仅是谈判桌上的辩论选手,还是一个好的市场调研员。

S(Supplier,供应商):策略性采购的一个重要任务即为公司准备足够有效的“供应商池”。这是一个动态的任务,有时需要增加,有时需要减少。JBT在2014年进行中国区食品和机场业务整合时,双方的供应商清单加起来有500多家,很多其实存在重叠。我们进行了清理和削减,最后清单上留下了150家供应商,公司的供应链更加精简有效了。目前国际采购运作起来了,这个清单就远远不够了,因为涉及更多的国外厂家,需要满足更多的需求,这就需要实施扩展,在“供应商池”中加入新鲜的水。

C(Cost,成本):这是最重要的一点。成本是整体的价格,而不单单是订单上的价格。

A(Analysis,分析):有效的跟踪和分析。这是目前行业内比较欠缺的。虽然不少公司有不同的KPI,但很多单纯地停留在数据收集上。而根据这些数据作出有效推理和策略性调整,还需要一定的时间。比如,我们收集了每个月的成本下降率、供应商交货及时率、产品出错率等,但这些数据结果出来以后,行动是什么、是否有效、如何跟踪等,都是问题。很多时候,数据收集是有了开头,结果却一直待续。

其次,从哪里开始落笔——这决定了整幅画卷的效果和时间

当我们需要一个询价时,很多人就直接把图纸发给供应商进行报价。这样做也没错。但是如果你先缓一缓,把需要的信息规格了解一下,看看有没有缺失,会为日后省下更多时间和精力。我们常常让信息技术沟通占据了询价的大部分时间。如何有效提升询价生产力,是一个很好的课题。比如,询价产品是新产品还是即将退市的零件,决定了采购和供应商就此所需要花费的时间和精力的多少。一个新的零件代表了后续的量和可谈的空间;一个即将退市的零件代表了萎缩的量和库存的处理。

再次,孰轻孰重——哪里需要着重细描,哪里需要一笔带过,此定义了效率

工作总是做不完的,大家的时间有限,精力也有限。如何来协调?这就需要你有一个任务的优先级安排选择。在此,我共享一个采购任务的优先选择表(见图2)和番茄时间管理办法。对采购而言,金额高、比较容易的采购任务总是排在第1位,而金额低、難度大的可以忽略或者委外。我有一个“4D”经验可供参考:Define(定义), Decide(决定), Delegate(委派), Deny(拒绝)。其实很好理解:不是所有的事情你都可以做,首先要定义好任务是什么,能不能做,然后决定怎么做;而对于没时间又必须要做的事,可以视情况委托给他人来完成;最后对于实在无法完成的事,必须学会说不。另外,我还有一个有效提升工作精力和效率的番茄时间管理方法,即“专注25分钟,休息调整,再专注”。在我们的工作中,几乎人人都会遇到干扰,这个方法能有效避免干扰。

图2 采购任务中的优先选择表

最后,适当留白——下一个环节的开始

供应商与采购的关系,决定了二者的相处和运营模式。作为策略性采购,最重要的是避免对供应商的高度依赖,提升双方的合作关系,争取主导地位。

采购不单单是一项枯燥的重复工作,从不同视角,我们可以发现其独特的艺术性,从而提升我们对它的理解和关注。