慈善档案管理工作存在的问题与对策

文·刘瑞亭

慈善事业属于公益性事业，涉及内容广泛。慈善事业的蓬勃发展产生了大量档案，对慈善档案的科学、标准、规范化管理，直接关系到慈善事业的正常运行。2007年，我国出台了《慈善事业档案管理办法》，伴随着这一法律文件的出台，我国慈善事业的行为准则和行业规范都有了比较明显的界定，诸多省市的慈善档案管理问题有了明显的改观，但从宏观角度来看依然存在着不尽如人意的地方。

一、慈善档案管理工作存在的问题

（一）慈善档案管理意识淡化

慈善事业相对于其他事业而言有一定的特殊性，主要侧重于公益性质，其所能产出的经济效益和社会效益常处于隐性状态。而慈善档案管理工作的重要性在这种隐性作用的冲击下不断被淡化，这就造成慈善档案管理工作者在工作职责坚守上容易出现失位状况，表现为没有足够的工作积极性，缺乏对工作认真负责的态度，认为档案管理只是慈善事业的一个无关紧要的部分。这种对档案管理轻视慢待的态度肆意蔓延，导致了档案管理工作最终受到边缘化待遇。

（二）档案管理制度不够完备

制度是做好工作的保证，小到机构大到国家，其科学高效地运行，离不开严谨正确的制度管理。由于我国诸多慈善机构的制度还不完善，慈善机构档案管理工作缺乏制度的规范性，导致档案管理质量存在各种缺陷。比如，机构内部档案管理混乱，档案工作运行效果不佳，档案管理的目录编号和案卷标题设置都带有很大的随意性，等等。

二、改进慈善档案管理工作的对策

（一）加强档案管理人员的考核力度

慈善机构档案管理工作存在的问题，与人的管理不善关系重大，所以首先要加强档案管理人员的考核力度，从制度上规范其行业行为和规范。比如，在慈善机构档案管理人员的业绩考量方面，可以实施权、责、利三个基本点相融合的考核方法，将权力，责任和效益三个指标有机地统一起来，使档案管理的目标更加清晰化、明确化。此外，也可以将考核结果与惩奖措施相挂钩，将月期考核与季度考核相结合，将考核的过程和考核评价结果融合到一起，从而实现考核的公平化、执行的规范化、结果的落实化。在加大档案管理人员的考核力度之外，也要着手建设档案管理责任划分与追究制度，健全经济约束和法律限制，增强档案管理工作人员的风险意识和危机意识，从而强化他们的责任心。这个过程中，要特别注重对那些因为工作失误和工作态度差而导致的档案管理不当和档案遗失的管理人员进行处理和判罚，以强制的方式扭正他们的工作行为和规范。而在激励机制方面，要加快建立健全档案管理约束制度，从而实现对档案管理人员的全面跟踪，并对其工作能力、专业素养、道德水准和敬业精神这几个方面实施全面审查。慈善机构可以在了解每一位员工的个性和特殊需求的基础上，制定出一对一或多对一的激励措施。从而实现在奖励与惩戒两个方面促使机构员工充分发挥其档案管理的主观能动性，在工作岗位上积极向上、主动作为，提升机构的慈善管理水平。

（二）加大工作人员的培训力度

社会企业越来越注重员工的意见，企业的工作也逐渐围绕员工展开，充足的人力资源投入是管理工作正确实施和开展的前提。慈善机构的档案管理工作也是如此，只有拥有了高素质的档案管理人才，才能逐步提升慈善档案管理的综合基础和实力水平。因此，慈善机构需要定期开展针对其内部档案管理人员的培训活动，增强档案管理人员的专业能力和管理素养。通过相关的档案管理专业化培训，让他们掌握档案管理的基本知识和基本工作内容，了解基本理论和方法，具备更深层次地理解和管理档案工作的能力。此外，还要重视慈善单位的内部的培训活动，通过建立公司档案管理培训机制、设置公司内部培训部门等方法，实现多渠道的培训模式，引导和激励员工自身的工作热情和积极性，不断鼓励员工积极参与培训活动中，发挥个人主动性，组织员工开展好档案管理培训资料的编制和培训模块的设置。考评人员要对培训成绩、测评成绩、出勤率和培训效果进行调查和全面评估。

当前慈善事业发展势头和速度都比较强劲，充分彰显了我国社会的进步和发展，这也对慈善事业的档案管理工作提出了更高的要求。尽到分内职责，做好慈善档案管理工作，充分开发并利用档案的价值潜力，广泛系统性地搜集慈善事业发展的相关资料和信息，增强慈善事业的社会效益，对于科学制定实施慈善事业规划，增强慈善机构的社会影响力和抗风险能力，都具有非常重要的现实意义。