高校档案管理规范化建设的实现路径与保障措施

文·赵东龙

世界多极化、经济全球化、文化多样化和社会信息化是时代发展的显著特征。大数据和人工智能等科学技术方法越来越多地被应用到档案管理工作中，影响越来越直接、越来越具体，改变着档案管理工作的方式方法，甚至导致档案管理理论的变化，使档案管理工作面临着技术与方法的根本变革及由此引发的各种挑战。高校档案管理记录着高校变迁与发展的全部历程，承载着高校教育教学与组织管理的全部信息，已经成为高校文化的重要组成部分，其重要性不言而喻。随着高校的快速发展，新型档案载体、档案内容等档案信息资源呈几何式增长，传统的档案管理模式已经难以适应档案工作形势的变化，尤其是高校档案信息化、数字化进程普遍滞后于档案工作需要，很多高校在档案信息管理系统建设上缺乏顶层设计和统筹协调，档案管理信息系统无法与学校的OA系统全面对接，“信息孤岛”矛盾十分突出，导致没有电子化处理的档案信息无法在全校网络信息平台使用；有的高校没有按照国家档案法律法规的要求，制定相应的规范化的档案管理制度，档案管理专业化人才缺乏，信息网络化知识结构不合理，档案管理知识培训不及时，影响了档案管理工作整体水平的提升，加强高校档案管理规范化建设迫在眉睫。

一、档案管理规范化建设的实现路径

（一）科学定位，以制度规范推动档案工作健康发展

高校档案工作在推动学科建设和学术研究、辅助教学和人才培养、构建和传播独特的校园文化、促进国内和国际交往等方面都具有非常重要的作用。一方面，要把档案工作制度贯穿于高校档案工作全过程。档案法规制度与规范是实现高校档案科学管理的基础，是高校档案管理的规矩。要不断强化档案工作者的法制意识与服务理念。“思想决定感觉，感觉决定行为，行为决定结果”。档案法制工作的核心理念就是有法可依、有法必依、执法必严。要从“为党管档、为国守史、为民服务”的高度充分认识档案工作法制化建设的重要性。临沂大学在创建山东省档案管理科学化示范单位工作中，一条重要的成功经验，就是建立健全档案工作的各项规章制度和管理办法，使档案工作有法可依，有据可行，顺利开展。另一方面，在制度规范的框架下推动档案管理工作的创新与协调发展。要从中心意识、服务意识、大局意识、机遇意识、竞争意识和创新意识等六个方面，强化档案工作的观念创新，即要突出档案工作的整体性，也要关注系统的力量；即要观念创新，又要在工作模式、技术引领、多学科方法等方面同步推进，协调发展，作到规律、自律、音律相统一，共同弹好档案工作这架钢琴。

（二）建立科学的档案管理体制，加强档案管理队伍建设

在高校档案管理工作实践中推行较为完善的三级管理体制，即学校档案管理委员会、档案馆、全校专兼职档案管理队伍。档案管理委员会负责研究、决定学校档案工作的大政方针，宏观把握全校档案工作；档案馆作为委员会执行机构，负责相关任务的具体实施；全校各单位设立档案工作负责人和专兼职档案员，分别负责本部门档案工作组织协调以及档案的积累、整理和移交。这一体制机制有效实行的重要保证措施是要有一支高素质的专兼职档案员队伍。就当前高校档案管理工作现状来看，存在的薄弱环节主要还是表现在档案管理队伍素质有待提高，特别是专业化、技能化人才十分匮乏，随着档案信息化工作的逐步推进，这一矛盾表现得越来越突出。队伍建设问题仍然是高校档案工作面临的最突出和紧迫的问题。

（三） 突出重点，扎实做好馆藏资源建设

如何构建科学的档案资源管理体系是一个始终没有根本解决的老问题。从新中国档案馆初创时期提出的“加强档案收集”，到80年代以“丰富馆藏、优化结构”为主要内容的馆藏建设思想，再到90年代加强重点档案和地方特色档案收集等，档案资源建设工作不再盲目追求档案数量而忽视质量和种类，更加注重从社会整体的视角思考和探索档案资源建设。一方面，档案不是简单的资料收集。目前，高校档案资源建设基本上是建立在进馆范围基础上的接收模式，很难做到“应收尽收、应归尽归”。另一方面，高校在档案馆资源建设的法规制度上缺少严格的执行机制。一些管理部门和二级学院对档案资源建设重视不到位，档案管理人员更换频繁，很难做到专人专职，导致档案缺失遗失等问题非常突出。高校档案资源建设要统筹兼顾教书育人、科学研究、服务社会、文化传承等各领域的档案收集，用反映学校整体发展的“大视角”指导馆藏资源建设。重视高校特色档案文化建设具有十分重要的实践意义。高校特色档案反映学校发展历程，体现学校的地域特色，集合了学校的教学特点，展现学校独有的校园风尚，对陶冶学生情操，营造良好学习氛围，传递学校教学精神，展示学校风貌起着不可替代作用。一流大学一定是有传统、有历史积淀的大学。

（四）顺势而为，加快推进高校档案信息化建设

现代档案工作已经步入了数字化时代，数字档案馆建设成为一流档案管理的主要标志之一。高校必须紧跟信息化时代发展的趋势，科学合理地进行档案信息化体制和机制的设计，加快推进高校档案信息化建设。在具体实施中，要把握好两个原则。一是“双轨制”原则。建立以传统纸质版本档案为正本，数字化档案为副本的全新的高校档案存储管理模式。二是“全周期”管理原则。全周期管理指档案管理不再是以往的档案的存储和使用管理，而是从档案的产生、存储、使用一直到销毁的全过程管理。

高校档案信息化建设是一项长期性、系统性的工作，建设任务十分艰巨，需要大量的人力和资金投入。当前，信息化档案管理专业人才的匮乏是影响高校档案信息化建设工作顺利进行的重要因素。应从两个方面着手解决，首先加强对学校现有档案管理人员的信息技术培训力度，提升档案管理人员的基本技能和综合素质；其次，加大外部专业人才引进力度，重点引进档案管理信息化专业人才，为高校档案管理信息化建设工作的顺利开展提供强有力的技术支持。

（五）围绕中心，提升档案服务水平

一是档案对教育教研具有借鉴与参考作用。高校档案见证了高校形成、变化及发展的全过程，还贯穿高校教育教学及组织管理各个方面。档案非常真实地记载着高校运行、教学管理的轨迹，属于高校的信息资源。二是档案是教育教学管理的依据与载体。高校档案是随着教育教学活动逐渐形成的，属于第一手资料。高校发展的相关材料、优秀教师事迹报告、工作总结等，均是教育教学的依据与经验。三是档案还是高校文化的组成部分。正是基于档案的极端重要性，中国人民大学冯惠玲教授提出了“信息资源综合贡献力”思想。提升档案服务水平，发挥档案工作对学校发展的贡献力，要求高校档案工作的落脚点必须放在服务学校中心、服务教学、服务科研、服务师生等各个方面，形成档案管理工作与学校整体发展的良性互动。

二、档案管理规范化建设的保障措施

（一）提高认识，强化档案工作的全员意识

提升高校档案工作水平，首先要加强对高校档案工作重要性的认识，坚决摒弃档案工作仅仅是资料记载和收集的传统认识，确立起档案工作重要地位。其次，要构建完善的管理体系，建立健全档案管理队伍和档案管理体制。三是加强宣传，提高全体教职工的档案意识。教育教职工树立档案意识，自主维护档案的完整性和安全性。

（二）创新发展，建立服务型档案管理新模式

传统的档案管理模式，注重的是收集、保管和收藏档案资料，是一种被动式管理方式。要最大限度开发和利用档案信息，必须建立开放式、服务型的档案管理模式，树立以用户为中心的服务理念，以服务学校发展、服务师生需求和服务经济建设为宗旨，不断改进和优化传统服务模式，建立服务型档案管理新模式。

（三）开放互动，努力打造“互联网+”的档案服务新平台

高校档案属于社会整体档案管理中的一个子系统，时刻都处于社会资源、经济及信息的相互交流之中。高校档案管理必须要打破封闭僵化的框架，逐渐走向灵活开放的格局，运用“互联网+”技术手段，建立档案管理的信息化与网络化平台，逐步在高校与社会间形成全方位、立体化的信息共享机制。

（四）加大投入，推进档案管理信息化建设进程

档案信息化建设内容主要包括三个方面，即档案建设标准化，档案存储数字化和档案服务网络化。档案建设标准化要求档案管理部门要配备现代化多媒体硬件设备，以多媒体技术应用支持档案的信息化。档案存储数字化需要将传统的手动操作归档到现代操作，实现传统载体文件档案数字化。档案服务的网络化必须依托互联网平台及管理软件实现资源的开发利用和共享。没有一定的财力物力和人力投入，档案信息化建设无法实现。

（五）提高素质，加强档案管理专业队伍建设

要从政治觉悟、业务能力、专业素养和职业道德四个方面，全面加强档案管理队伍建设，努力打造一支具有良好思政素质，乐于奉献品质，拥有崇高敬业精神，掌握现代技术手段的专业化档案管理队伍。