浅析数字化档案的建设策略

文·孙祥雷

当前人类社会生活中充斥着海量的数据，不同的数据在我们的生活扮演着不同的角色，数据资源成为我们日常生活不可或缺的重要组成。拥有并做好信息资源的管理工作，对于人类社会的发展以及经济活动的开展有着极为重要的意义。档案管理工作作为一种充分体现宝贵信息资源价值的活动，充分发挥信息化技术的优势，推动档案管理信息体系的建设，已经成为了时代发展的必然趋势。

一、档案数字化与信息化建设的优势

（一）提升档案管理的效率

传统的纸质档案管理模式，不仅需要大量的空间存储档案资源，而且还要严格地按照要求，做好纸质档案信息的防潮、防火以及防虫等工作，增加了档案管理人员的工作强度。信息化技术不断发展，数字化档案管理加以推广和应用，也就相应的减少了纸质档案管理工作强度，保证档案管理中的效率的提升。利用数字化进行档案管理，将时空拘束予以冲破，档案管理和社会发展同步性节奏加快，档案管理效率也就不断的提升。

（二）提升档案保存全面性

对于传统的纸质档案而言保存较为零散，因此在整理时经常会有档案资料不全的状况或者是信息不对称的问题，究其根本就是纸质档案的这一保管特征决定的。通过数字化档案管理形式，将档案材料的相关内容输入至网络系统中，然后统一地进行档案信息内容的编码和保存，确保所有的档案及时归档。这样，人们进行档案资料的查阅，档案数据的专业性也就不断提升，通过检索就可以快速地实现相关信息的查询，促进档案的保存。

二、档案数字化与信息化建设的策略

数字化档案的管理实际中，和传统的纸质档案相比优势较大。因此，作为档案管理部门应当重视信息化档案的管理，建立健全数字化档案以及信息化档案的建设网络，保证档案管理工作的效率提升。

（一）构建数字化档案安全风险机制

档案管理部门在应用数字化档案管理模式时，必须严格地按照要求做好计算机等网络信息化进出口的控制工作。根据数字化档案管理的要求，所有的网络链接以及档案电子数据信息必须经过加密处理后才能进行传输和保存。为提升档案信息的安全性能，作为档案管理部门，在进行档案资料的查询中，应当进行相应的身份认证以及防火墙等形式，保证数据的安全性能，对于数字化档案加强监控，对每一个环节都要严密地监控，保证数字档案管理细节的严密性，同时对于数字化档案需要定期的进行检查以及维护工作，以有效地解决系统漏洞，有效地避免数据档案信息的缺失问题，为档案工作的展开创设良好的氛围。

（二）完善档案的数字化技术管理模式

1.电子副本的建立。由于数字化档案数据信息在查阅活动调取等过程中，有可能会出现抽、撤、改等档案原始材料的现象，所以档案管理工作人员必须先做好纸质档案的分类和识别工作，然后再利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术进行数据信息的整理，最终形成符合要求的档案数据资料。在这一进程中，作为档案管理人员需要结合计算机网络，进行相应的电子版数据库的建立，防止原始档案出现损毁以及丢失等问题出现，同时对于档案之间的交接以及清点，也降低了难度，保证了档案管理效率的提升。

2.建立充分体现行业特点的档案管理数据库。为了充分发挥出数字化档案管理模式具有的高效、安全、优越等各方面的优势，档案管理部门必须充分重视体现行业特点档案数据库建设工作的重要性。按照行业的特点，做好档案管理工作的统筹规划工作，充分发挥软件系统的安全、高效等优势，建立完善的档案管理数据库。

3.数据库搜索引擎的建立。档案管理工作的效率的提升，需要档案管理部门的全力配合，其应当依据当前的时代要求，建设更为简单方便的信息搜索引擎，以此更好地做好管理人员的记录以及对档案的出库、入库可以第一时间知晓，档案管理流程有效缩减，保证了档案管理工作的效率。

（三）加快数字化档案管理工作

1.重视档案价值，以此更好地保证我国档案管理的数字化建设。现代信息化时代之下，纸质档案管理诸多劣势已经不适应当前的时代发展要求，因此档案管理部门需要强化进行数字化档案管理工作，同时一些重点项目配合纸质档案的规范。

2.根据当前的时代规范需要，进行数字档案信息化的协调发展。对相应的档案数据资源予以整合归纳，结合以人为本的理念，有效地推动信息化建设工作的展开，保证档案管理工作的效率，促进档案管理工作的水平，真正发挥档案管理工作的实际效应。

3.档案信息化专业人才培养力度的加强。档案管理人员自身理论技术与管理水的高低是影响数字信息化档案管理效率高低的重要因素。所以，档案管理部门应该根据数字信息化档案管理的要求，选拔和培养专业素质高、政治素质过硬、具备高度责任心且掌握现代化数字信息化档案管理技术和方法的优秀人才，同时加大档案管理人员专业知识和技术培养的力度，才能在促进档案数据管理效率不断提升的同时，确保档案信息管理的准确性与安全性。

综上，数字化时代信息档案化管理已成为时代的主流，作为档案管理部门应当顺应这一潮流，改革传统纸质档案管理模式，创新数字化档案管理规范，更加合理地推进我国档案管理信息化的进程。在市场经济体制改革的影响下，人才已经成为了社会竞争的核心资源，所以档案管理部门必须采取积极有效的措施，提高自身档案管理水平的不断提高，才能从根本上促进档案利用效率的有效提高。