数字档案馆建设中的问题及对策

文·刘磊

一、强调 “难”字，缺乏与时俱进的精神

1.问题

一是保守。传统管理模式已经比较成熟，各项规章制度比较完善，管理人员固守老做法、旧习惯，满足于坐等接收纸质档案和手工查阅。二是畏难。技术力量不足，资金投入大，困难多。关于“存量数字化”，就拿一个普通县级综合档案馆来说，馆藏往往达10万卷册次，一条条录入目录，一页页扫描全文，人力物力投入较大。且档案多种门类，多种载体，如何加工似乎是个问题。关于“增量电子化”，文档处理系统与档案管理系统还多有脱节，技术难题较多。加之档案部门往往缺少信息化技术人才，多数工作人员懂档案业务不懂信息技术。三是求稳。顾虑信息安全，担心档案载体的转换及网络的应用，会给档案信息的安全带来隐患。

2.对策

一是解决认识问题。需走出去开阔视野，解放思想，学习先进经验，与时俱进地掌握新的业务标准。二是摸清家底，分步实施。可以搭 “智慧城市建设”和“实体馆新馆建设”的便车，对利用率高的民生档案和亟待保护的珍贵档案优先进行数字化加工。三是解决安全隐患。可通过现代科学技术、严格管理的制度以及加强数字档案的审查开放工作等来解决信息安全问题。四是解决技术难题。加强信息技术人才的引进与培养，加强与政府信息技术部门的沟通和交流，争取技术支持；加强与档案软件开发公司的合作，随着社会需求与档案工作发展需要研发和完善管理软件。

二、盲目求“快”，缺乏科学推进的意识

1.问题

有些档案馆盲目跟风，对于档案数字化建设无调研无方案，学经验也是照葫芦画瓢，对自身馆藏不清楚，数字化加工无标准，信息安全无保障措施，导致了数字档案的质量问题和档案信息的安全问题。

2.对策

一是充分调研，合理确定方案。数字档案馆建设是一项系统工程，为保证馆藏数字档案馆信息可靠和可用，需要经过调研、立项、论证、开发、运行等诸多环节。我馆先后到济南市、潍坊市、南京市等外地参观学习，借鉴经验，拟定了我县档案数字化加工标准，并在市档案局信息技术科的指导下，出台了“沂源县数字档案馆建设方案”，保证了数字档案馆建设的健康有序开展。

二是严把质量，关注重点环节。档案信息资源是数字档案馆的基础和主体，加工质量至关重要。一要依据国家标准，结合馆藏实际，制定较为详尽的加工标准，比如目录录入项目，图片像素都应提出明晰的要求。二要关注加工前的案卷质量，比如原卷标题拟写不完整、不准确以及整理不规范等。对整理不规范的案卷进行重新整理再加工，对原卷目录信息不全不准的，在录入时注意补充和修正，比如补充录入姓名等。三要把好验收关。我馆采取了专人质检、双重质检、应用检验等措施，严把数字化加工质量。

三是多措并举，确保信息安全。一选择与档案数字化加工资质，特别是保密资质的专业公司合作，注意签订保密协议，明确保密责任。二完善制度，加强管理，严格执行档案数字化加工制度、档案出入库登记制、流程环节责任人签字制、数字化设备专人管理制等制度。三加强对数字档案的审查开放工作，信息利用实行三网（互联网、政务网、内部局域网）分开。四从信息技术上加强控制，比如采取设置防护墙、设置管理和利用权限、三网分开、物理隔离、加工现场安装监控、信息数据异地异质备份等措施。总之，多措并举，避免档案破损、丢失和数据信息泄密事件的发生。

三、局限在“点”，缺乏统筹建设的思维

1.问题

笔者认为，档案数字加工是数字档案馆建设的一个“点”，数字档案馆建设是智慧档案馆建设的一个“点”，智慧档案馆建设是智慧城市建设的一个“点”，数字档案室是与数字档案馆相衔接的无数个“点”。在实际建设中，往往出现只顾及档案数字加工这个“点”，甚至只顾及档案馆馆藏数字加工这个“点”，缺乏长远目光和统筹建设思维。导致出现以下问题， 一是数字档案馆建设未纳入智慧城市建设的规划，建设难度加大，且易形成信息孤岛。二是未与档案馆实体馆建设同步规划，出现建设被动和不匹配现象。智能密集架、智能消防和安防、档案管理利用等软硬件配置“各自为政”，缺乏一体性，智能性降低。三是文、档脱节，馆、室脱节。文档一体化不能真正实现，档案馆与档案室之间缺乏互联互通和一体化管理，不能实现档案信息资源共享和技术共享。

2.对策

一是早日纳入智慧城市建设规划。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点，是智慧城市建设的子系统。档案部门应超前考虑，主动作为，积极争取将智慧档案馆建设纳入智慧城市建设体系，从宏观层面上争取政策支持、资金投入、技术共享，保证数字档案馆建设顺利开展。

二是争取与实体档案馆建设同步。数字档案馆是一个系统，其建设涉及到信息系统的基础硬件、软件设计、数字资源建设和信息安全等多方面的问题。智慧档案馆体系架构的搭建，既要以传统实体档案馆和数字档案馆为基础，又要从自动化、系统化、智能化、人性化等方面入手扩展其功能。实体档案馆建设要充分考虑智慧档案建设的要求，包括软硬件的配置和运行环境。比如，机房建设要符合国家《电子信息系统机房设计筑设计到软规范》中B类机房的各项设计要求，考虑到选址、装修、供电、防雷击、防静电、防辐射等方面。我馆提早制定智慧档案馆建设方案，包括档案综合管理、网上档案馆、档案馆室一体化、档案信息利用平台等数字档案馆建设的基本内容，也包括智慧库房、网络运行、库房温湿度自控、门禁、入侵报警、电子巡更、访客管理、信息引导发布、通风消毒、灭菌管理、气体灭火、火灾自动报警、档案馆智慧支撑运营平台、保障一体化管理平台等智能管理系统及其设施设备，与新馆同步建设，保证了智慧档案馆建设的整体性和运转的协调性。

三是注意推进馆、室一体化建设。我县档案信息化建设自上世纪八、九十年代开始，馆与室先后使用了“超星文档”“飞扬档案管理系统”等档案管理系统。2000年执行 “归档文件整理规则”后，各单位对档案管理系统的需求大大增加，有百余个单位使用了档案管理系统，有些单位受条件制约未能安装档案管理系统，给归档和查阅带来诸多不便。使用档案管理系统的单位，往往也只是满足目录录入和目录检索。由于系统更换、升级以及不统一，出现了信息不兼容、无法使用等问题，统一管理系统、统一加工标准问题提上日程。我馆安装了 “馆室一体化管理系统”，为各建档单位开端口，设置管理权限，避免了各建档单位因自行购置软件造成的多重投入和软件使用不统一的问题。

如上所述建成的数字档案馆，将会成为智慧城市建设的重要组成部分，切实实现管理智能、资源共享的目标。

目前，沂源县6000多平米的新馆已投入使用，档案馆智能管理系统开始运行，实现了密集架自动控制，库房温湿度自动调控，安防自动报警等，优化了档案保管环境和条件，保证了实体档案和数字档案的安全。同步建成数字档案馆，完成了全部馆藏600多万页的档案全文扫描，录入目录110多万条。利用档案管理系统能检索到档案全文内的关键字段，直接输出查阅者需要的档案全文，大大提高了档案的查阅速度和查准率，解决了传统查阅方式中存在的环节繁琐、入库调卷、费时费力等问题，为利用者提供了快捷、高效的服务。依托淄博市政务云正在建设的“馆室一体化”将实现档案馆与档案室之间档案信息资源共享、在线指导、在线归档和在线查阅，缩短了档案服务社会的距离，最大限度地满足了社会各界的需求。