试论电力企业强化电子档案的必要性

刘霞

国网黑龙江省电力科学研究院，黑龙江哈尔滨 150000

随着信息技术迅猛发展，电力企业档案种类越来越多、越来越复杂，实体档案和电子档案的内容几乎涉及各行各业所有的档案信息。与此同时，随着电力企业信息化建设的不断深入，企业管理模式逐渐由扁平化向立体化转变。因此，电子档案以现代化库房硬件设备为基础，结合物联网、人工智能等先进技术，构建虚拟库房展示、实体档案智能管理、库房环境智能管理、库房管控中心等系统应用，打造出智慧型电子档案系统，实现档案业务管理模式创新，推动档案管理工作智能化转型。

1 档案电子化实用功能逐步显现提升档案归档时效

电子档案体系对实体档案进行数字化建模，通过多种图形方式展示档案实体在库房中的存位及饱和度情况，基于档案RFID或二维码实现实体档案智能上架和下架。电子档案基于物联网RFID技术，结合档案盘点车，实现实体档案智能盘点，提升盘点效率、减轻盘点工作量。

电子档案可以实现库房智能安全管理，档案库房应用于人脸识别、人员入侵检测、视频智能监控等构建电子档案安全体系，保障实体档案安全。实施档案电子化，可以使档案库房环境智能管控，与库房智能环境设备集成，电子化档案实现了智能库房管控，即通过高清智能大屏可视化展示档案管理工作成效，作为向上级领导和来馆参观人员展示的窗口。

电力企业建立电子档案体系后，就可以通过平板电脑、手机、定制终端等移动终端设备，构建智能库房管控移动应用，实现库房情况随时随地实施掌握和了解。并通过采用“平台+插件”的方式，研发出电子档案管理系统。电子档案系统包含档案管理（文档、财档、科档、声像、实物），案卷管理、审核管理、档案查询、借阅管理和销毁管理等功能，协助企业完成档案的收集、归档、利用等管理工作。其中通过对历史数据整合的功能，可帮助企业实现历史数据的快速查询。

2 建立综合性档案管理系统实现档案全生命周期管理

企业各个业务部门都会产生不同的档案信息，如果没有流程化的管理模式，档案工作就会寸步难行。不仅能够为企业的财务管理、生产、经营、科研等工作提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务，同时为档案信息化的持续发展打下基础，使档案信息化与企业信息化、企业各项工作的发展要求相适应。

建立电子档案体系，可以提升检索速度，打造一体化的应用检索平台。当前，电力企业在进行档案管理工作时，不同时期海量的信息化数据存储在不同的平台之上，实现一体化的应用检索。尤其针对企业至关重要的财务信息档案，通过标准化的数据转换平台将不同平台上的财务历史数据整合为统一的电子会计档案数据，帮助企业实现异构财务数据整合管理，有效降低财务历史数据管理成本。

电子档案可控灵活授权，强化档案安全性能保护重要信息。电子档案管理系统在安全存储的基础上结合智能化的档案管理设备实现高效的存档和利用，并采用灵活的授权机制，为不同的职员授予不同的权限，保证到位且不越位。同时，提供系统安全等级设置，通过选择密码安全等级，实现不同等级的安全控制，有效地保障电子档案的安全。

3 结语

综上所述，电力企业建立电子档案管理系统后，可以实现统一文件标准，实现非结构化文档的收集、识别、查询和存储，从而实现了对非结构化档案的规范管理和高效利用。电子档案可以实现企业数据的转换，解决不同软件平台产生的信息化历史数据利用困难，解决不同时期信息化历史数据维护困难。创建电子档案，可以实现管理系统标准化的数据转换，并将各种信息化平台上的历史数据整合为统一的电子档案数据，具有跨信息化平台的数据整合与高效数据兼容的特点，帮助电力企业实现财务数据整合管理，有效降低企业历史数据的管理成本。