浅谈档案库房的安全管理及有效路径

刘艳

（中国铁路南宁局集团有限公司桂林高铁工务段，广西 南宁 541001）

前言：档案库房管理工作不仅关系到档案资料的存取与利用，还关系到档案资料的安全性与完整性，然而在档案库房管理中，安全方面规章制度与安全意识的缺失使得档案资料的安全性受到了影响。现阶段的档案管理工作，无论是纸质档案的管理亦或是电子档案的管理，都需要加强对档案安全性的重视，包括防护意识、防护制度、安全设施等等，以此确保档案资料的安全。

一、档案库房安全管理的意义

档案作为人类社会发展的重要信息载体，对社会各方面的发展都起到了较为重要的影响，而随着我国社会政治、经济等各方面的发展，这一影响也在逐步扩大[1]。为确保档案资料能够发挥其应有价值，必须要加强对档案库房的管理工作，尤其是安全管理。现阶段的档案存储和管理主要分为两大类型，一类是纸质档案，一类是电子档案，这两种类型档案虽然形式不同，如纸质档案对于存放环境有着一定要求，而电子档案则偏向于计算机技术的支持，但这两者在档案安全性上的重要程度上却是一致的[2]。重视档案库房的安全防护工作，可以更好地保证档案资料的完整性，确保档案资料的价值得以正常发挥，同时也能够保证档案资料的安全性，避免一些不法之徒擅自盗用、篡改、销毁档案。

二、档案库房安全管理的有效途径

（一）加强安全制度建设

为保证档案库房的安全性，首先应当建立起一套完善的档案库房安全管理制度，明确各项管理章程，完善档案库房使用和管理流程，将档案库房的安全问题提升到制度层面，从而使档案管理人员能够依照详细的安全制度守则来维护档案库房，从而确保档案库房的安全性。通过制度建设来明确不同岗位的安全职责，包括领导层面与管理员层面，对每一个人所负责的安全任务进行明确划分，提升责任意识。在正常工作时间段，要求档案库房管理人员对来访人员情况进行详细记录，包括来访者身份、目的、时间等，同时还应当定期巡查档案库房，防止虫鼠危害纸质档案或电子线路[3]。通过设定管理员轮巡班次，来加强档案库房的安全性，要求巡逻的管理员对档案库房的水电管线、各出入口等进行详细的检查并做好记录工作，对于异常情况应当做到及时发现、及时处理，防止安全事故出现。

（二）提高管理人员安全管理意识与能力

档案库房的管理工作相对较为枯燥，一些管理人员在工作期间容易出现怠惰，对本职工作缺乏热情，长此以往便会导致其安全意识较为薄弱[4]。针对于此，企事业单位应当定期进行安全意识教育活动，提高管理人员的安全防范意识与能力。现阶段的档案管理主要分为纸质档案与电子档案两种类型，针对不同情况，管理人员应当采取对应的安全防护措施以确保档案库房的安全性[5]。对于纸质档案库房的管理，不仅应当重视对来访人员的记录，还应当避免其肆意涂改、毁坏，除开这些人为因素以外，还应当保证库房内部温湿度合理，防止纸张受潮，避免阳光直射，以免纸质档案发黄变脆或是字迹模糊。通过组织管理人员展开安全意识教育和学习活动，使其提高安全管理的意识，不仅有助于预防灾害事件的发生，还可以在发生灾害事件的时候将危害降至最低，从而在最大程度上确保档案资料的完整性与安全性。

（三）加大安全硬件设施投入

档案库房的安全防护不仅仅需要人力资源上的支持，同时也需要物力资源上的支持。档案库房应当安装多种防护装置以确保其安全性，包括防火装置、灭火装置、防光装置、防潮装置、防虫装置等，从多个角度多个层面防护确保档案资料的安全。在所有危害事件中，尤以火灾对档案资料的威胁最大，无论是纸质档案亦或是电子档案。管理人员应当定期对电源、开关、线路、灯头进行检查，对于老化线路和开关应当及时更换，杜绝易燃易爆物品进入档案库房，对于取暖用的空调、电炉、暖气管道也应当做好相应的检查工作。防火设备可以考虑在不同区域安装不同类型的火灾自动报警器，如感温、感光、感烟、红外线等，灭火设备亦应当准备齐全，包括各种类型的灭火器材等，考虑到档案库房的特殊性，应当尽量以二氧化碳灭火器为主，以确保灭火的同时还能够在最大程度上保证档案资料的完整性。如档案库房在较高的楼层或处于雷雨多发地区，应当做好避雷处理，包括避雷针，避雷保险丝等，减少雷电对电气线路的危害。由于太阳光中的紫外线会导致纸张发黄变脆，不利于纸质档案的保存，因此应当尽量使纸质档案处于阴凉通风处，减少光照。除此以外，还应当控制好档案库房的温湿度，以免纸质档案或电子线路受潮，尽量保证温度在15-20℃之间，湿度以50%左右为宜，这一点可以利用空调机、通风机、增湿器等设备来实现。

（四）加强保密工作

对于一些机密档案，应加强其保密工作，以免因档案资料外泄而引发不必要的事端。针对不同类型的档案资料，制定相应的访问权限等级，要求来访人员符合相应权限等级才能够取用资料，同时做好档案资料取用记录，包括人员姓名、时间、缘由、档案查看或归还情况、当时管理员签字等。对于电子档案的保密处理，应当尽量选用具备较好计算机能力的人员来作为负责人，同时加强其他人员日常管理的能力，使他们能够熟练使用电子管理系统，要求他们慎重保存账户密码，不可外泄。

三、结束语

随着时代的进步与发展，档案资料的重要性日渐突出，其安全性也逐渐提上日程。虽然我国的档案管理系统仍然存在一些问题和隐患，但各管理人员仍可通过自身的安全意识与责任意识提高档案管理的安全性，通过不懈努力来完善档案安全管理制度，提升档案库房的安全性。