企业档案室专业档案整理方法的探讨

张圆圆

（平顶山天安煤业股份有限公司十三矿，河南 平顶山 467000）

近几年来，企业档案管理工作受重视的程度日益增强，档案管理制度也越来越完善。但是，在实际的工作中，使用不同方法进行档案整理的时候，工作效率是不同的，使用好的档案整理方法，往往可以使得档案的整理工作变的事半功倍。因此，加强对档案室专业档案整理方法的研究与探讨就显得尤为重要了。

一、档案整理的常见方法

在档案室的专业档案整理方法中，主要包括以“卷”为归档单位的整理方法和以“件”为归档单位的整理方法，两者在概念与整理方法上都有着本质的不同。

（一）以“卷”为归档单位的立卷整理方法，主要是根据文件内的相关内容和和材料以及处理过程进行的整合，“卷”不是一个个体，而是一组相互之间联系紧密的整体。

（二）以“件”为归档单位的归档整理方法，主要是根据国家颁布的相关规定以及最新改革制度的基本要求进行档案整理。以“件”为归档单位进行档案整理，不必如以“卷”为归档单位的整理方法那样，需要进行组卷。其只需要完成装订、分类、排列、序号、编目、装盒这六个步骤就可以了，通过这六个步骤完成档案的整理工作。

二、不同的档案整理方法在企业档案管理中的应用

企业在日常的工作中会积累大量的工作资料，形成了各种不同门类、载体的档案。其中包括文书档案、特殊业务档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、会计档案、个人业务技术档案、照片档案、光盘档案、实物档案等十几种类别。这些不同的档案，我们在进行档案整理的时候，要根据实际情况采用不同的整理方法进行整理。在实际的工作中，在档案的整理时，还要根据档案整理的相关规定的基本要求，来对本单位的档案整理工作积极地展开探索，摸索出一个更加适合本单位使用、符合本单位基本情况的档案整理方法。 除了运用以“卷”为单位整理和以“件”为单位整理档案两种方法外，对某些类别的档案，我们还采取了“按卷整理，按件装订”的方式，从而使这些档案更符合档案保护和方便利用的要求。

（一）文书档案的整理方法

文书档案的整理方法，使用以“件”为归档单位的整理方法更为合适。在我国对归档文件的整理规则中有明确的规定，采用 以“件”为归档单位的整理方法的基本定义是 “立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”，这就为以“件”为归档单位的整理方法设定了使用的基本条件，不满足这个条件的文件无法使用这种方法进行归档。由此可见，这种方法只能对于文书档案的归档进行使用。以“件”为归档单位的整理方法由于其方法的原因，导致了其在归档过程中需要以“件”为单位对档案资料进行详细归类。所以，哪一类的文件可以算作一件，就成为了此类方法的最大难题。由于这种方法会增加档案整理工作的工作量，所以在实际的工作中，有的人为了减少工作量，便对工作的流程进行了简化。

（二）特殊业务档案的整理方法

特殊业务档案一般使用以“卷”为归档单位的整理方法，这是档案的性质所决定的。例如：诊病资料档案、会计档案、照片、光盘档案等等都会使用这种方法进行档案的整理工作。因为这些工作的文件之间都存在着密不可分的联系，如果使用以“件”为归档单位的整理方法虽然可以使得查阅的时候变得容易，但是对于相关文件的查询就会变得十分麻烦，难以寻找。以会计档案资料为例。会计的档案资料都是以会计的财务报表为中心进行整理的，而会计的财务报表中各方面之间的联系十分紧密，在查阅的时候不可能只针对其中的某一项内容去进行查阅而不查阅其他的内容，这样是无法对会计的财务报表进行准确分析的。所以，在进行会计档案的整理时，都是将档案进行统一整理，按照每个月的会计财务报表进行分期整理，然后在放入盒中进行统一保管。对于会计档案的整理工作，一定要按照国家颁布的《会计档案管理办法》进行整理，要注意对于不同类别、年限、科目的会计资料进行分别组卷，再按照会计报表的时间顺序，按照年报、季报、月报的顺序进行分别装订，排列组卷的时候也要以时间为标准进行排列。

（三）科技档案和个人业务技术档案的整理方法

对于这两种档案的整理方法相对以上两种，要更为繁琐一些。由于这些档案在内容上虽然有一定的联系，但是在每一件上又是独立的。例如：科技档案中，各种科学技术的使用和科学技术的研发，在不同的科研项目中可能会反复使用，而且有的科研项目只是为了下一个科研项目做准备。而科研项目之间是相互独立的，但是两者之间的关系却又是密不可分的；个人业务技术档案中，并不是所有人的业务技术都是相同的，但是在实际工作中，这些人是需要使用个人的业务技术相互配合进行工作的，所以这些业务技术之间是存在着一定的联系的，而每个人却又是独立的个体。在这种情况下，就要使用“按卷整理，按件装订” 的方案来对这些档案进行整理。在这些档案的整理过程中，很可能不会一次性完成，很多时候还会产生一些后续材料需要添加到档案中去。随着科学技术的不断发展和个人业务技能的不断更新与完善，许多档案资料的内容又需要变更与改动。所以，我们采用了 “按卷整理，按件装订”这种整理方法，而且这种档案的整理方法更利于档案资料的安全与保密。

三、总结

企业由于工作性质，在工作中会产生大量的档案资料。所以，在疾病预防控制中心的档案整理过程中，我们主要采用的就是以“件”为归档单位的整理方法、以“卷”为归档单位的整理方法以及“按卷整理，按件装订”的整理方法，再配合计算机信息化的技术以及计算机高科技软件的应用，大大加快了档案整理工作的工作效率以及工作质量，档案检索的速度明显的得到了提高，使借阅者在查阅档案的时候更加轻松、便捷。