人社局档案管理工作的实践与认知

尚云洁

（云南省昆明市呈贡区涉农居民创业就业培训中心，云南 昆明 650500）

一、人社局档案管理工作存在的问题

（一）人社档案信息化建设滞后

当前，基层人社部门档案管理主要还是对纸质实体档案进行整理归档，多为手工检索。在实际工作中办理各项业务时，如需对有关资料进行查阅、复制时，查阅速度慢、复制数量多，导致档案原件磨损严重。手工检索使得工作效率和档案的利用率较低，难以满足当前人社工作的需要。同时，由于利用现代化技术的程度较低，直接影响了各部门之间的信息传达，很难做到信息共享，增添了不必要的办事流程，给群众办事带来不便。

（二）人社档案管理工作缺乏统一的管理机制

到目前为止，基层人社档案管理工作由于档案数量较多、种类繁杂，普遍采取分类保存的措施，将不同类型的档案管理交由相应的业务经办部门归档保存，从而提高档案管理工作的专业性。分散管理存在诸多弊端：一是受到人员、办公条件等因素的限制，部分业务部门根本无条件设立专门的档案室、配备专职的档案管理员，不能做到档案的规范化保存。

（三）人社档案管理工作缺乏高素质的人才

在基层人社部门，档案管理专职人员较少，从业人员多为兼职，缺乏专业的档案管理经验，制度建设、人才培养等方面明显滞后。主要表现在：一是基层领导和相关工作人员对档案管理工作的重要性认识不足，对档案管理工作不够重视。人社局所属的各业务部门档案管理人员多为兼职，岗位调换频繁，使得档案管理人员不稳定、业务不精通、职业素养较差，极易造成档案保管不善、档案资料信息泄漏、档案遗失、涂改等问题；二是在人才选拔和培训机制存在缺陷。各部门的人员编制相对不足，专业人员比较短缺，缺乏系统性的专业培训。从事档案管理人员年龄普遍较大，工作的积极性不高，不愿主动学习和熟悉相关工作知识，无法熟练应用当今先进的管理技术。

二、人社局档案管理工作的实践

（一）加快档案管理信息化建设，将档案室变成人社系统的信息中心

在进行人社档案实体管理的同时，建立健全电子档案管理机制。一是对保存的档案从价值、实用和利用频率等方面进行鉴定，把需要长久保存、利用率高的纸质档案优先进行扫描，转化为电子档案，按类别归档，方便查询。二是开发人力资源社会保障档案管理信息系统，以社会保障卡号码为目录索引建立数据信息库，为每个人建立电子档案，把所有人的人社部门信息都纳入信息数据库。三是建立内部信息共享机制。对人社电子档案目录实行动态化管理，档案管理服务部门要加强与其他经办部门的信息互通和数据衔接，实现档案管理信息化与经办业务处理信息化实时对接，保证各部门能按照权限共享信息资源，逐步达到依据档案材料可出具相关证明的，不再转递档案；可以查询到的信息资源，不需要办事群众查询提供。通过人社系统的档案信息平台，可有效提高各部门办事效率，逐步做到办事群众凭一张身份证或社会保障卡便可办理所有业务，进一步优化人社部门的服务内涵和水准。人社档案的信息化，将把“死”档案转化为可开发利用的“活”资源，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，转变成为人社系统内部的信息中心。

（二）整合资源，建立统一管理的档案室

整合人社系统各业务经办机构的档案室，按照“统一管理、分类保存”的原则，在县局级层面上建立人社系统标准化档案室，对从业人员、设备、场所等资源进行整合，对所有档案实行统一管理。在档案室内部，根据各项业务特性，按村居、年度、单位、姓名、保险类别等分类方式进行科学的归类，细致整理，分类保存，以保证资料的秩序性，便于查询。在工作流程方面，严格规范收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等工作流程，加强与各业务部门业务联系，强化各业务部门档案资料的收集，确保各部门档案完整归档，有力控制档案流向，优化档案室藏。

（三）加强培训，提高档案管理人员的专业素质

人社档案工作涉及个人的工资待遇、职位晋升、退休审批、各项社保参保缴费等问题，档案记录的每项内容都与个人的工作和生活有着密切的联系，所以要保证档案的准确性、完整性和客观性。档案管理人员的专业素质，是确保人社档案全面准确的基础。要加快档案队伍专业化建设，首先需要抽调各科室业务精良、责任心强、政治过硬的档案专人，组成人社档案集中统一管理工作团队。再结合本系统档案工作人员的知识结构和工作中的短板，有针对性地开展业务培训和思想政治教育。可以通过分批次选派档案人员参加省、市档案业务培训；组织档案局对全体档案人员集中学习；加强与先进县市考察、交流、合作等方式，着力提升档案管理工作人员的综合素质和业务工作能力。其次要建立一套科学有序的档案目标管理体系，完善各项档案管理工作制度，对档案管理各个环节实施明确的权责分工制度，对档案管理人员的具体工作予以明确分工，从而保证档案管理工作人员的权责统一化。

三、结语

基层人力资源和社会保障部门在业务经办过程中形成的档案，种类繁多，涉及面广，伴随人的一生，与人们的实际生活有着较为密切的联系。如何提高档案管理的工作效率和水平，为群众提供高效、优质、便捷的一站式服务，是新时期人社档案工作发展的新理念和新目标。