分析疾控中心文书档案的规范化管理

王韵茗

摘 要：为了促进疾控中心提高其发展水平，开展疾控中心文书档案管理是非常必要的。加强疾控中心文书档案管理，可以使疾控中心的工作朝着规范化、制度化的方向发展。本文分析了疾控中心文书档案管理工作现状，以及针对当前疾控中心文书档案管理存在的问题提出了几点参考意见。使其能够为相关单位提供参考依据。

关键词：疾控中心;文书档案;规范化管理

1 规范化管理的疾控中心文书档案管理特点

1）隐私性。在疾控中心的档案管理中包括内部员工的人事档案、疾控中心的购销合同等多种切合疾控中心内外利益的档案。加强疾控中心文书档案的规范化管理，必须要保证档案具备隐私性，并严格按照《档案法》、《保密法》等相关法律规定，在此基础上实现档案的规范化管理。

2）综合性。疾控中心的文书档案内容包罗万象，包括种类涵盖党务、设备、人事等多个方面。有价值的档案，一般价值的文案全都具备。综合性指数比较高，这也就意味着在开展规范化管理中，势必要对这些材料作出挑选，对具有保存价值的文件材料细心保存。

3）专业性。虽然疾控中心的档案具备综合性，但也只限于种类来说，而根据档案的属性来说，突出表现为医疗性，具备了明显的医疗行业才具有的特点，与医疗行业的发展紧密相连。

2 疾控中心文书档案管理工作现状

1）缺乏完善的基础设施。疾控中心过于重视其传统职能，忽视对文书档案管理工作，造成了当前文书档案管理工作基础设施落后的现象。疾控中心将建设资金大部分用在了办公条件的改善和相关业务工作建设上，分配到档案室建设的资金微乎其微，严重阻碍了疾控中心的文书档案管理工作发展。很多疾控中心现在仍然采用了铁皮档案柜的管理方式，保存方式落后，不利于档案的保存与查阅，很容易出现档案遗失、遗漏的现象，难以发挥档案管理的作用。由于缺乏完善的基础设施，在查阅档案时，大部分只能人工操作，人工查阅，费时费力，还不能将档案全部找全，档案管理工作严重滞后。

2）缺乏专业的档案管理人员。我国大部分疾控中心对于档案管理工作的认知程度不高，认为档案管理工作只是一个辅助工作，所起到的作用有限，所以在档案管理工作人员的安排上，并不像其他岗位那样严格筛选，随意安排，甚至采取兼任的方式。在疾控中心文书档案管理工作中，严重缺乏专业的档案管理人员，无法进行科学有效的档案管理，使档案管理工作发挥不了其实际价值。当前的档案管理工作，只将其简单地等同于档案的收集与归档，有时会造成档案处理不及时，阻碍了疾控中心的管理工作发展。

3）缺乏完善的文书档案管理制度。由于对文书档案管理工作的不重视，不仅缺乏专业的档案管理人员，还缺乏完善的文书档案管理制度。文书档案管理制度应单独根据实际情况进行编制，但在疾控中心内，文书档案管理制度只在管理制度内部占了很小一部分说明，根本不足以对文书档案管理工作进行全面说明，这也就使得文书档案管理工作无章可循、无章可依，难以实现管理工作的规范化与制度化，长此以往，管理工作形同虚设。文书档案管理难度增加，很容易会出现资料损坏、丢失等现象，无法为疾控中心的发展和人力资源的配置做出有效参考。

3 疾控中心开展文书档案规范化管理的意义

1）可以提高疾控中心的文书档案管理效率。规范化的文书档案管理工作可以提高疾控中心的文书档案管理效率。通过完善的规章制度，科学有效的管理方法，优化疾控中心的文书档案管理，进一步对疾控中心文书档案管理提出规范性要求。疾控中心文书档案管理的效率提高，促进文书档案管理水平提高，间接推动疾控中心的发展。

2）可以促进疾控中心的文书档案发展。将疾控中心文书档案朝着规范化方向管理，是摒除传统管理模式的必要路径。通过规范疾控中心的文书档案，优化疾控中心的文书档案管理方式，更好地保障文书档案管理工作。

3）为建设信息化文书档案管理工作奠定基础。随着信息技术的广泛应用，信息化文书档案建设管理工作势在必行，若想加快推进信息化文书档案管理工作的进行，在此之前必须实现文书档案工作的规范化管理。只有档案工作实现规范化管理，规范其流程，才能够促进疾控中心文书档案管理的信息化建设开展。

4 如何加强疾控中心的文书档案的规范化管理

1）提高文书档案管理工作人员综合素质。为了加强疾控中心的文书档案的规范化管理，必须要提升文书档案管理工作人员的综合素质。开展文书档案管理的核心关键是工作人员。只有工作人员的综合素质提高，才能使文书档案管理朝着规范化的方向发展。首先，在疾控中心举办相关业务培训活动，使具体工作人员接受专业的培训教育，提高档案管理人员对档案管理工作的认知，增强工作人员的责任意识。其次，建立绩效考评机制，选出优秀管理人员，为其提供继续教育或外出交流学习的机会，积极鼓励其提高自身综合素质，掌握更多档案管理工作的核心知识，为文书档案管理工作的顺利开展提供必要的人才支持。

2）加强疾控中心档案管理信息化建设。开展疾控中心档案管理信息化建设，完善基础设施，分配给档案管理科室必要的资金，改善档案管理保存条件，更新文书档案管理软硬件设备，配置先进的电子管理软件，将人工检索改为电子信息检索，提高检索效率，优化服务质量。加强网络安全的建设，包括网络防火墙等建设，配备自动监控系统、扫描仪等基礎设施，为档案管理提供安全保障。

3）统一文书档案标准。从档案的收集到鉴定、分类、保管、利用过程中，都要建立统一的文书档案标准，严格把控好文书档案的质量，通过一定的流程，达到一定的要求，使文书档案达到标准化，从而形成规范化管理。档案归档具有时效性和完整性，面对一些要求较高的档案，要给予重视，保证档案在规定的要求范围内利用，将档案的全程管理编入规范化、流程化作业，以年度划分周期，严格按照疾控中心的要求，编制目录、标引等，做好文书档案的保存工作。

4）建立完善的档案管理制度。若想使档案管理工作朝着规范化的方向发展，需建立完善的档案管理制度。将档案管理与《档案法》、《保密法》等各项法律法规结合起来，在此基础上完善档案管理制度，将档案管理工作流程规范化、标准化，做好档案的收集与归档工作，对其进行分类与编号，将档案按照所属范围进行编制，建立规范的档案管理室。避免在档案管理中有随意处理的行为，保证档案的完整性，避免档案的遗漏与丢失，确保档案信息更加广泛。

5）明确文书档案的利用范围。疾控中心文书档案管理工作中，为了保证文书档案的规范化管理，要明确文书档案的利用范围。在疾控中心内部制定严格的档案利用制度，并将档案利用制度落实到日常管理工作中，加强档案查阅的权限性，确保文书档案利用范围，避免文书档案在随意查阅过程中遗漏、丢失，保全重要资料的保密性，使文书档案的利用工作朝着规范化的方向发展。

5 小结

提高文书档案管理工作的重视程度，切实发挥文书档案管理工作的重要作用，使文书档案管理工作朝着规范化方向前进，从而促进疾控中心的发展。虽然当前的疾控中心文书档案管理工作仍然存在着一定的问题，但通过建立完善的档案管理制度，提高档案管理工作人员素质，明确档案管理工作范围，最大程度的发挥档案管理工作的作用，使其更好为疾控中心的发展服务。

参考文献

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