事业单位人事档案管理中应用新技术的策略研究

黄红欢

摘 要：随着我国科学经济技术水平的持续提升，计算机软件技术的创新发展对社会经济、科技、文化、环境的健康发展都具备重要的影响力，更为人们的生活、工作提供了诸多便利。当前社会诸多行业都离不开计算机技术的支持，由于当前事业单位内部人事档案管理工作改革的不断深化，传统的档案管理方式很难达到全面、真实、精确、简便的规范要求。因此本文针对事业单位内部人事档案管理中如何有效应用新技术来提升管理质量，推动档案管理的创新发展的具体策略进行探讨。

关键词：计算机技术;事业单位;人事档案管理

事业单位中内部人事的档案管理工作占据十分重要的地位，档案管理更是人事管理的核心。现阶段，我国事业单位人事管理制度在持续创新完善，人事档案的价值十分重要。事业单位人事人员要正确认识到应用新技术推进档案管理工作的重要性，并在工作中合理应用新技术，构建现代化的档案管理模式，应用计算机技术平台来完善管理方案，提升管理水平进而实现全面、安全、优质的管理。

针对事业单位人事档案管理工作中，如何满足档案管理的技术需求、增强档案管理工作人员的技术水平等，本文对如何开展管理工作的具体策略进行了探讨。

1 在事业单位进行人事档案管理中应用新技术的重要作用

1.1 有效提升人事档案管理的工作效率

在传统的人事档案管理模式中，档案管理人员只能通过手工抄写且不断补充修改的方式来进行档案记录，查找某人档案时需要花费较大的精力和时间，工作效率非常低，有时还会发生查询无果的“死档案”状况。而应用新技术进行档案管理，主要措施有：一、优化档案记录方式。利用计算机技术，使用电子文档记录档案，打印出纸质档案并转换为电子文档保存在数据库中;二、优化档案存储方式。使用计算机技术对人事档案信息进行加工、分析、提取、分类，实现档案信息化管理;三、优化档案查询方式。在档案数据库设置规范的索引，便于快速、高效的查找到需应用的档案信息，提高档案的应用效率;相比于传统的档案管理，应用新技术实现档案信息化管理可以有效提升管理质量，增强档案存储、查询等工作的效率，并且可利用互联网来实现快速传输，便于对档案进行高效的维护和管理。

1.2 应用新技术推进事业单位人事档案数据库的建设

在档案数据库建设初期，人事档案的利用服务技术如果存在不足，极易导致资源不能被有效掌握，但在信息化建设的背景下，顺应科技发展潮流，使事业单位人事档案管理更加一体化，有效发挥例如（职员的户籍资料、身体状况、工作职位、级别、个人考勤信息、工作档案、重要事件查询）的利用效率。相比于传统的档案数据库，缺乏有效的服务途径，只有手工记录，查找和翻阅都会受限，并且会造成一定程度的信息缺失。信息化档案数据库的建设，可以为管理者提供更加多元化的查找、翻阅、修改、提取等服务，例如通过档案汇编、远程控制查看文件等。事业单位建设人事档案数据库，每个项目的质量都要保证，保证设计准确性的同时来进行软件开发，包括录入档案信息、进行标签分类、插入档案索引、档案信息修改或删除、整理归纳等工作需求，要利用新技术来完善传统数据库管理模式的不足，改善管理方式，严格校准档案信息，避免出现遗漏。

1.3 应用新技术实现档案信息化管理

实现档案信息化管理也是衡量一个事业单位发展水平的重要标准。档案管理工作通过有效利用先进的技术手段来提高档案管理水平，人事档案信息化的实现有效减轻了档案管理人员的工作量，增强了人事档案管理的工作效率，且档案数据库的建设又依赖于档案信息化管理的支持，因此，充分体现了利用新技术实现档案信息化对于档案管理的重要意义。

2 事业单位在人事档案管理中应用新技术的目标

事业单位推行档案信息化管理是为了更好的推动企业发展，提高档案信息的整理、利用效率，档案信息化管理的实现，要有效完善传统档案管理模式的不足，现代化的档案管理系统在数据处理速度上更有效率，信息容量大，检索方便，解决了人工档案管理的问题，并且越来越多的企业选择档案信息管理数据库系统。

基于科学技术在各个领域的有效应用，对档案管理也产生一定的影响，信息化管理促使档案管理方式从传统的单一形式转变为多元化形式，互联网技术成了信息传递的重要方式，电子文档所具有独特优势给传统纸质的档案文化产生了一定冲击。当前事业单位可应用新技术来要求档案管理工作者提升整体素质，适应信息化社会的发展，学习并掌握先进的信息技术，掌握互联网信息传递的规律;并且要求档案管理部门要摒弃原有传统管理模式的约束，引入新的服务理念与现代化的管理方式，拓展原有的服务对象，以实现在市场经济环境下求得更大的生存和发展空间。

3 在档案信息化管理建设中应用新技术的途径

3.1 正确认识新技术应用对档案管理的重要性

基于我国社会经济、科学技术的持续发展，档案管理服务的要求也在不断提升，先进技术在档案管理中的作用也越来越显著。档案管理工作要适应社会发展下的企业需求，有效利用先进的科学技术。通过利用新技术手段来完善档案馆的建设，让使用者可通过安全、可靠、便捷的互联网来进行档案利用。同时，档案管理部门还必须顺应企业发展的需求，对管理工作进行文化包装，进一步拓展档案的利用价值，使相关人员在查阅和利用档案获取信息的同时，也能享受到先进技术带来的便捷。

在人事档案管理中应用新技术必须先得到事业单位管理层领导的重点支持，才能引起档案管理人员的重视，管理层领导首先要提倡全体员工来积极主动的学习新技术，并应用在具體工作中，要求档案管理人员构建完整的项目规划，明确单位的档案管理工作发展目标，举行培训、交流会等，引导大家学习其他单位先进的人事档案管理技术，正确认识所在单位档案管理工作存在的不足，有效学习如何应用新技术来完善管理模式。

3.2 提升档案管理人员的安全保密意识

在人事档案管理中利用先进的计算机信息技术，在为企业创造更加高效、便捷的档案服务之外，也给人事档案的管理造成了一定的安全隐患。有些企业在提取、利用档案信息资源的过程中，容易出现档案丢失和信息泄露等现象，所以，在利用新技术优化档案管理的过程中，可以对档案的管理安全进行完善，避免出现档案丢失和信息泄露的状况。

首先，要提升管理人员的专业能力，针对重要的信息档案必须要进行的严密的分类管理，有效利用信息技术的安全功能来进行分层加密。其次，档案管理工作者要对档案信息进行及时备份。针对各部门、各级别的使用权限要划分明确，不允许发生越权使用档案数据的事情，同时要遵守档案管理保密制度进行工作，保障人事档案信息的安全性。最后，由于电子档案对存储环境和存储方式的要求比较高，因此管理者要做好防潮、防辐射、防病毒等工作，重视对档案信息的安全管理，要针对电子档案和纸质档案进行针对性的安全管理，确保档案信息的安全完整。

3.3 增强档案管理人员的整体水平

由于信息技术的快速更新，增强档案管理人员的工作能力很有必要。第一要为档案信息化管理的提供可靠的硬件建设基础，持续完善硬件环境，并且要增强档案管理者的业务水平和文字能力。第二要加强培训管理，丰富培训方式，引导档案管理人员积极主动的参与到培训学习中，增强自身的综合素质，并开展交流活动促进各部门之间的良好沟通，从交流过程中相互学习与借鉴。第三要完善考核制度和奖惩制度，可阶段性对档案管理者的工作态度、岗位职责、政治思想、工作业绩、专业水平等方面进行考核，对优秀档案管理人员要及时给予奖励，增强档案管理人员的责任心和管理能力。

3.4 完善法律法规、规范档案管理

1）完善档案管理的规范制度。事业单位可根据《档案法》的内容作为参考：（1）建立全面、规范的档案管理制度，明确档案查阅、修改、提取的使用规范。（2）明确档案管理各项设施的标准，数据库、查阅室、办公室要由相应的人分开管理，室内必须具有空调、温湿度监测仪、灭火器、防潮、去湿、防盗等安全防护设施。（3）明确规范严格保密制度，建立健全监督制度，保障档案的完整性和安全性。

2）重视对档案管理法律法规的完善。建立健全档案管理的法律法规，明确规范档案管理部门与其他部门或职员等人之间的法律关系。档案的形成、资料的采集、信息管理和档案利用也都需要相对应的法律法规给予保障。人事部门和其他部门的领导，要提升档案法律意识，引导员工详细阅读《档案法》等相关的法规文件，增强人事档案管理的法律意识，要结合政策的改革发展来明确人事档案管理工作的需求，并进行工作发展的规划，完善人事档案管理工作的相关规则制度，使档案管理工作有法可依、有章可循。

4 结束语

基于科学经济水平的健康发展，信息化技术的应用使得事业单位在对各类人事档案信息资源的文化建设和管理措施越来越完善，利用先进技术来建立对应的人事档案信息数据库，一方面可以有效增强人事档案管理的功能性，另一方面有利于推动事业单位人事档案信息化结构的优化以及事业单位之间档案信息资源的整合。因此，应用新技术建设档案管理数据库，可提升事业单位人事档案数据库的建设水平。总的来说，在信息技术快速发展的背景下完善人事档案管理，目的是为了有效利用和管理档案信息资源，推动事业单位的发展，为国家发展提供更好的价值。

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