基层单位监督检查类材料归档实操初探

胡志琴 李永亮

摘 要：随着基层单位纪检监察机关监督检查工作的深入开展，监督检查类材料归档工作已步入常态。针对当前暂无相关的标准规范为实务操作提供指引的现状，文章从材料收集、整理立卷、注意事项等方面，初步探索了监督检查类材料归档实务操作办法，为基层单位监督检查类材料归档提供参考。

关键词：基层单位;监督检查档案;归档方法

1 研究探索的缘由

监督检查类档案是纪检监察机关案件档案的重要组成部分，这个概念最早见于2018年出台的《中央纪委国家监委机关检查调查类材料归档办法（试行）》文件当中。它是指纪检监察机关在履行监督检查职责时形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料。当前基层单位亟需要对监督检查类材料归档方法进行研究探索，主要原因如下：

1.1 基层单位工作实际的现实需要

党的十八大以来，随着全面从严治党不断向基层延伸，基层单位纪检监察机关认真贯彻落实《中国共产党党内监督条例》、《中国共产党纪律检查机关监督执纪工作规则》等，不断深化“三转”，聚焦主业主责，监督作为首要职责、第一职责的地位已基本确立，基层单位纪检监察机关主要工作精力已逐步向履行监督职责进行聚焦，监督工作中形成的文件材料逐年增多，对监督检查类文件材料进行科学规范的整理，方便今后工作利用，服务党风廉政建设大局有着重要的意义。

1.2 基层单位暂无可遵循的规范标准

基层单位纪检监察案件材料归档管理遵行的办法是1998年国家档案局发布的《纪检监察机关案件档案管理办法》，依据当时纪检监察机关的工作职能和案件办理方式，案件材料分为检查（调查）类、审理类和信访类，并没有监督检查类，对其归档方法并未涉及。把监督检查作为纪检监察机关主要职责是党的十八大以来以习近平总书记为核心的党中央的决策部署，随着工作的需要，中央纪委国家监委在2018年出台了《機关检查调查类材料归档办法（试行）》，地方各级纪委监委也相继制定了检查调查类材料归档试行办法，如2018年12月安徽省印发了《机关检查调查类材料归档办法（试行）》，但这些办法都只适用于制定者机关本级，对基层单位案件档案如何开展并未提出可参照执行等相关意见。

2 基层单位探索中把握的原则

面对工作实际的现实需要，以及暂无可遵行的规范标准的现状，基层单位应该积极地探索方式方法，做好监督检查类材料的归档工作。为确保探索的科学性，不犯常识性、颠覆性错误，工作中应该把握以下工作原则：

2.1 借鉴吸收的原则

凡档案都应遵循《中华人民国和国档案》、《档号编制规则》（DA/T 13-1994）;监督检查档案作为案件档案的组成部分，《纪检监察机关案件档案管理办法》、中央和地方各级纪委监委机关本级的《机关检查调查类材料归档办法（试行）》应作为重要的工作参考;监督检查类档案主要是文件材料，《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）中确立的整理原则应吸收借鉴，主要有：整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系;整理应区分不同价值，便于保管和利用;整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理等。

2.2 结合实际的原则

案件档案的产生与形成，是由纪检监察机关的性质、任务和职责所决定的。因此研究监督检查类材料归档办法时必须要结合基层单位的实际，如基层单位的监察室是内设机构，不具有国家和地方各级监委的法律地位。基层单位的纪检监察机构一般人员很少，内部也一般没有细分的部门，且形成的材料规模总量不大，确定档号时就宜选用有关规则中的简易方法。

3 归档操作实务探讨

3.1 材料收集

鉴于监督检查类材料是案件档案的新种类，可借鉴的经验少，故宜按照“应收尽收、应归尽归”的原则，全面收集整理形成的有关材料;要按照“谁经办，谁归档”的原则，做到事毕归档、案结卷成。归入监督检查类的材料主要分两类，一类是对适用“四种形态”中第一、第二种形态的问题线索进行处置过程中，形成的谈话函询、可能给予党纪政务处分案件的初步核实、予以了结等材料;二类是在开展日常监督、专项检查等各项监督检查中形成的材料。收集中要注意检查是否有重复件、缺件、漏项、少页等情况。

3.2 整理立卷

3.2.1 以“案件”为单位整理立卷

案件材料的体系性、成套性特点，决定了其不宜采用以“件”为单位的一般整理方法，宜采用以“案件”为单位进行组卷。监督检查档案中的“案件”可以是一条问题线索，也可以是一次专项监督工作等。200张纸（即400页）以内应一案一卷，材料过多也可一案多卷。页码要用铅笔手工编制，依次标注在正面右上角和背面左上角，并要求做到标注准确，字迹工整，无错编、重编、漏编现象。

3.2.2 按时间及逻辑顺序排列

按时间和逻辑顺序，归档的材料一般顺序可如下：1）监督检查依据材料，如检举、控告材料，开展专项检查通知等;2）按工作程序报批类材料，如初步核实呈批表、初步核实工作方案、谈话函询方案、安全预案、领导批示、批复材料等;3）被谈话函询人、被核查人的档案信息材料，如干部工作履历、个人有关事项报告等;4）核查材料，包括被核查人陈述、证人证言、书证、物证、鉴定结论，函询、谈话通知，监督检查中原始记录等;5）工作结果材料，如初步核实报告，办结意见及领导批示，谈话函询了结情况报告和处置意见等;6）运用第一种形态处理情况材料，如批评教育、诫勉谈话、当事人检讨材料等;7）督查检查后续材料，如纪律检查或监察建议书，函询了结反馈函，被监督检查单位整改方案等。

3.2.3 精准考量确定保管期限

案件档案的保管期限分为永久、长期、短期三种（长期保管期限为60年，短期保管期限为15年）。确定的原则：应根据监督检查事项的办理方式、干部管理权限、问题线索的处置结果以及在单位、社会、党内外影响等因素综合考虑，精准确定。在基层单位，监督检查类材料列一般划入不了永久卷，主要是长期卷和短期卷，凡是在本单位纪检监察权限内，直接谈话、函询和调查，但结果未作出党政纪处分的，在一定时期内有利用价值的监督检查类案件档案，应划归长期保管;对凡属本单位纪检监察机关过问、督办或转办，经下级单位调查不需要作出正式处理的，以及开展日常监督、专项检查等工作中形成的，在较短时间内有利用价值的，应划为短期保管。

3.2.4 编制案卷封面和卷内目录

完成整理后，就需要编制案卷封面和卷内目录。案卷封面和卷内目录中包括有立卷单位、保管期限、材料时间等诸多信息，卷内目录样表见附表1。这其中最需要把握的是立卷单位、案卷题名的拟写，档号的编制等。立卷单位，不宜直接套用“××纪委××监委”式样，党内可用“××纪委”、行政类可用“××監察室”等式样。案卷题名的拟写必须能完整准确地反映案卷整体内容，格式为：单位名称+被调查人单位、职务、姓名或被监督检查单位名称+问题+监督检查卷，如“××纪委关于××单位党支部书记××违规用车情况的监督检查卷”，“××监察室关于××单位酒桌办公情况监督检查卷”。监督检查类档案作为案件档案的一个分支，其档号代码可使用案件类档案的代码，即可使用“案”字拼音的第一个字母“A”代替，永久代码为“A1”，长期代码为“A2”，短期为“A3”，各立卷单位按照“年度-保管期限-流水号”简易方式编制档号，如长期类卷：2019-A2-001，以此类推。

3.2.5 细致填写备考表

卷内备考表主要包括卷内情况说明、审核人、立卷人、立卷时间等四个要素。卷内情况补充说明的作用是备将来辅助查档之用，填写时要据此原则来操作，特别是卷内文件出现缺件、缺号等情况时务必说明原因。纪检监察是政治机关，案件档案管理是件严肃的工作，因此有别于其他类档案，监督检查类档案更加强调立卷单位负责人对案卷内容的齐全完整性进行检查核实，也就是必须要细致地进行归档材料的实体查验，确认无误后在备考表“审核人”一栏签名。

3.3 注意把握的问题

3.3.1 充分利用现代化办公手段

当前基层单位使用“档案管理系统”软件管理监督检查档案条件还不成熟，但电脑等现代化办公设备在基层单位已经普及。为此在编制案卷封面、卷内目录时，不能再固执坚持《纪检监察机关案件档案管理办法》所要求的手工书写的传统方式，可运用Excel或Word办公软件，提高工作效率。

3.3.2 要注重载体和书写材料耐久性审查

文件材料应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的书写材料，计算机输出的文字和图表应用激光打印机打印。对归档材料中出现铅笔、红笔、圆珠笔、纯蓝笔、热敏纸等不能耐久的，必须要复印留存，复印件排在原件之后，并在“备考表”中注明“××页系复印”等字样。

参考文献

[1]国家档案局.纪检监察机关案件档案管理办法[S].1998-7-1.

[2]赵妍.新时期纪检监察案件档案管理工作问题及对策研究[J].中国档案，2019（9）：44-45.

[3]姚娟.关于规范档案分类和档号编制探讨[J].中国档案，2019（5）：58-59.