探究信息化条件下如何改进档案管理工作

高新婷

摘 要：基于分析信息化条件下如何改进档案管理工作。首先分析出档案管理工作的现状。其次分析出信息化条件下改进档案管理工作的有效策略，通过改变档案管理工作理念;加强档案管理人员的素质;建立健全的档案管理体系;加大信息化设施的投入;实现良好的档案服务几种改进措施。最后分析出在信息化条件下的档案管理工作，能够更好的满足人们的需求和社会时代的发展，增强了档案管理的质量和工作效率。

关键词：信息化;档案管理;管理工作

在信息化时代和科学技术水平的不断发展下，开始改变了社会的原有风貌。在现阶段的人们生活和学习中，信息技术已经成为了重要的部分，对生活起到了积极的影响和作用。而档案管理作为一项非常重要且基础的工作，也应该紧跟信息化社会的发展步伐，来不断的改进档案管理工作方式方法，建立起全新的档案管理理念，来满足时代的发展需求，为人们提供更为便捷和高效的服务，满足人们的不同需求，从而来增强档案管理的质量和工作实效性。

1 档案管理工作的现状

档案作为一种信息资源，能够存留历史的数据。在实际的档案管理工作中，很多档案管理者，认为自己的工作不够重要，在工作中的经常出现懒散的状态，对档案管理这项工作不认真也不上心。并且，很多单位的领导，对档案管理也不够重视，部分单位缺乏专业的档案管理人员，足以可见，档案管理工作的效果十分不理想。

同时，在档案管理工作中，由于管理理念的过于陈旧，没有形成较为完善的档案管理机制，缺失了档案管理工作的制度，难以制定出完整的档案管理工作流程，导致档案管理工作比较随意性[1]。另外，随着信息化技术的突飞猛进，为很多行业都带来了新的发展机遇。可是，档案管理工作对信息化的条件，缺少全面的认知，不会借助信息技术手段，去改进档案管理工作。所以，造成了档案管理工作的效率持续下降，不仅耗费了更多的人工和时间成本，还难以适应信息化时代的发展趋势，严重阻碍了档案管理工作的前进步伐。

2 信息化条件下改进档案管理工作的有效策略

2.1 改变档案管理工作理念

在信息化社会的发展下，需要全面的改进档案管理工作的模式。因此，应将原有的档案管理转化为信息化管理。由于纸质的档案存储量较大，档案管理部门已经难以将已经归档的档案资料，进行信息的提取和加工，导致很多档案信息一直都被闲置和浪费。所以，可以充分的借助信息技术，利用其计算机等手段，来改变传统的档案管理模式。

首先，应该将纸质档案进行整合和归纳，备份为电子档案，并对电子档案加以安全加密，确保档案信息的安全性。其次，在网络化的高速发展下，可以运用大数据的技术，对档案的信息和数据进行有效的分类的集合，利用其一些常规的软件和工具，进行档案数据的处理，来增强档案管理工作的全面性[2]。同时，可以借助大数据，对于档案管理工作中出现的问题和存在的不足，给予及时的改正，来促进档案管理质量的增强。

另外，对于馆藏的档案，需要进行数字化的加工，按照时间的顺序进行有计划的实施。比如，可以先将档案目录数字化后，在进行全文的数字化，并根据近期的档案利用率，做好档案信息的采集，来严格的控制电子档案的可转换性。

2.2 加强档案管理人员的素质

对于社会时代的迅速发展，档案管理工作的及时改进，使信息化技术得到了广泛的应用。为了更好的确保档案管理工作的效率，就要对档案管理人员进行信息技术的培训，来增强档案管理人员的专业水平和综合素质。首先，档案管理人员要具备一定的职业素质和道德品质。所以，每一位档案管理人员都要对每一份档案秉持认真负责的态度，确保档案信息数据的准确性和安全性。因此，这就需要档案管理人员要有较高的政治意识，坚持以国家的利益为主，不断的优化自身的专业技能水平，在信息化的条件下，能够对档案管理工作采取安全的防范措施。

其次，由于信息化技术的应用，对档案的管理工作提出了更高的标准和要求。因此，这就需要档案管理人员，能够时刻保持严谨认真的工作行为，掌握更多的技能和本领，能够实现数字化的档案管理[3]。并且，档案管理人员要积极的学习一些先进的档案管理理念，能够丰富自身的专业知识和职业素养，熟悉一些计算机方面的知识和技能。从而，逐渐掌握较强的业务水平，不断的适应档案信息化的管理模式。

2.3 建立健全的档案管理体系

在档案的信息化管理建设中，需要建立健全的档案管理体系，来实现更加高效率的档案管理工作。首先，相关档案管理部分，要高度重视档案管理的工作，对档案管理工作拟定出合理且完整的档案管理制度，以及制定出具体的法律法规，来规范档案管理工作的流程，实现趋于标准化的档案管理。其次，要全面的结合档案信息化管理的实际情况，在符合各项要求的条件下，去完善信息化档案管理工作的内容，包括对档案资料的使用、档案的核对等问题，严格按照规定的制度和法律来执行[4]。如若发现实际工作与制度不符的现象，应及时的调整和改进，保障档案管理制度的科学合理。

2.4 加大信息化设施的投入

档案管理工作的发展方向是以信息化为主。因此，在信息化条件下的档案管理工作，就需要具有与之相匹配的科技设备，来对档案进行更加规范的管理，充分的利用计算机的一些储存系统，来逐渐的解决档案信息的难以储存问题。首先，要加大对软硬件设施的资金投入，作为档案信息化管理的基本条件，来实现档案信息资源的开发和利用，强化档案信息化建设的效率。其次，要开发出稳定且高效的档案信息系统，确保档案信息管理的要求得到满足。并且，全面的实施档案管理的内部控制，为档案信息的安全提供强有力的保障，来有效的抵御住非法网站等的侵入。另外，在整个档案信息化管理系统中，要做好对电子数据的完整归档，来确保电子档案的真实性。

2.5 实现良好的档案服务

在档案信息化管理的过程中，需要对实现更好的档案服务。因此，对于档案的管理方法、形式的需要谨慎的考虑，全面的分析出在信息技术中出现的问题，来不断的调整档案管理工作的体制。并且，为了更好的達到信息化的档案管理目标，就需要确保档案信息的最大化利用效率，实现信息化档案的建设。由于档案信息化建设是一个漫长的过程，在此过程中需要随时根据实际的情况，进行调整和完善。所以，要以长远的眼光，去预测档案信息化管理在未来可能会遇到的问题，从而做好准备和预防措施去克服困难，来推动档案信息化管理工作的持续稳定发展。

3 结束语

综上所述，在信息化条件下的档案管理工作，能够更好的满足人们的需求和社会时代的发展，增强了档案管理的质量和工作效率。通过对档案管理的信息化转化，运用大数据的技术，对档案的信息和数据进行有效的分类的集合，利用其一些常规的软件和工具，进行档案数据的处理，来增强档案管理工作的全面性。从而，在信息化的条件下，能够对档案管理工作采取安全的防范措施，以长远的眼光，去预测档案信息化管理在未来可能会遇到的问题，来推动档案信息化管理工作的持续稳定发展。

参考文献

[1]殷娜.基于信息化条件下的科技档案管理工作探究[J].办公室业务，2017（19）：63-64.

[2]杨雪松.如何改进信息化条件下的档案管理工作[J].工程建设与设计，2017（5）.

[3]田晓光.浅议信息化条件下如何更好地发展档案管理工作[J].中国科技投资，2017（31）.

[4]徐贺财.档案管理工作在信息化时代怎样更好地发展分析[J].好家长，2017（59）：67-67.