新时代电子档案管理机制体制创新

褚缨

摘 要：档案管理工作在多年的信息化建设进程中，多个领域、流程均实现了信息化建设目标，有效推动了档案管理事业的发展。然而，相较于快速推进的档案管理信息化建设事业来说，电子档案管理机制体制方面却存在一定的滞后性，制约了档案管理信息化发展。针对上述问题，本研究主要围绕档案管理信息化建设实际，系统阐述了新时代电子档案管理机制体制创新的重要性，在此基础上提出几点电子档案管理机制体制创新的措施与建议，仅供参考与借鉴。

关键词：电子档案;管理机制;管理体制;创新

“互联网+”时代的全面到来，快速发展的信息化技术全面解决了电子档案收集、整理、管理等诸多环节面临的问题， 档案管理整个流程均实现了高效的信息化管理，使得档案管理工作的效率、质量得以大幅提升。与此同时，在信息化技术持续推进的背景下，电子档案本身的生成范围也在持续拓展，从产生到储存时间效率均得以大幅提升，电子档案管理涉及的信息化技术也在不断发展，已经不再局限于简单应用信息化软硬件。上述背景下，要求电子档案管理机制体制均需要密切跟随档案管理工作发展形式，围绕电子档案管理实际需求制定针对性的管理机制、管理体制，进一步规范电子档案管理整个流程，推动档案管理工作的有序开展[1]。如此，新形势下，电子档案管理机制体制创新就成为档案管理工作发展的重点。

1 新时代电子档案管理机制体制创新的重要性

相较于传统档案管理工作来说，电子档案管理在各个工作流程、管理方式、工作方式等诸多方面均存在巨大的差异性，倘若仍旧沿用传统档案管理机制体制，显然无法满足电子档案管理需求。这就需要围绕电子档案管理工作实际，从细节部分着手，针对电子档案管理机制体制进行全面的改革创新。对电子档案管理工作来说，管理机制体制的创新不仅仅是档案管理思路的一种转变，同时能够更好的提升电子档案管理工作的效率与质量，进一步发挥档案的作用。具体来说，新时代电子档案管理机制体制创新的重要性主要表现在以下几点：首先，理解作用。通过电子档案管理机制体制的创新，可以更为系统的揭示电子档案管理对应的结构、要素，让档案管理队伍明确自身工作的职责，在明确的责任划分下进行工作。其次，构建作用。从体系层面分析电子档案管理工作，可以站在全局的层面思考电子档案工作要素对应的发展状态、构成情况，以此来针对电子档案管理工作进行统筹管理，综合参考实际需求针对电子档案管理工作进行针对性的优化调整，进一步发挥档案服务职能。最后，评价作用。电子档案管理机制体制的创新，可以针对电子档案管理工作进行系统的分析、合理的评价，以此来掌握电子档案管理工作过程中暴露出来的问题，并分析引发问题的原因进行分析，再不断优化电子档案管理机制体制，切实保障制度的针对性、规范性[2]。

2 电子档案管理机制体制创新的措施与建议

2.1 建立健全电子档案管理规章制度

正如上文所述，电子档案管理工作的开展，必然离不开一套科学合理的规章制度作为支撑。这就需要综合参考电子档案管理的整个流程，针对传统档案管理规章制度进行改革创新，分别从电子档案采集、整理、规范、使用等诸多流程进行思考，设计针对性的管理规范，保障上述电子档案管理工作均能够严格按照规范来开展。与此同时，为保障各个流程的协调统一，还需要全面围绕《中华人民共和国档案法》、《全国档案信息化建设实施纲要》等规章制度，分别针对各个部门在电子档案需求方面制定管理制度，使得各个部门与档案管理部门之间能够在制度方面进行有效的衔接，均能够严格遵循电子档案管理规章制度[3]。

2.2 围绕服务提升完善电子档案服务机制

一直以来，辅助性都是档案管理工作中至关重要的一部分，服务在档案管理工作当中的作用不可或缺，其不仅为领导决策提供对应的服务，同时也为其他职能部门提供对应的帮助。电子档案管理同样离不开服务职能，这就需要档案部门致力于创新服务理念，且需要高度重视电子档案共建共享理念，致力于提升电子档案服务职能。具体来说，档案管理部门需要充分结合电子档案管理工作实际，针对电子档案本身的服务功能进行全面的拓展，在共建共享的过程中提供高质量的档案服务。电子档案服务不仅仅局限于档案的常规利用，档案管理部门还需要不断更新档案服务理念，根据档案内容，组织开展多元化的电子档案展览活动，根据法律法规针对档案进行开放性鉴定，并进行便民窗口的设置，并借此作为突破口，大力推进电子档案服务机制的改革创新，建立符合电子档案管理功能实际的服务机制。档案管理部门应当针对现有电子档案功能进行分类，严格按照要求进行分门别类的上传，并将具有服务职能的档案上传到对应的服务器当中，进行针对性的处理之后，提供线上的在线检索、查询等服务职能。

2.3 标准建设推动电子档案共建共享

电子档案共享功能不理想已经成为制约档案功能发挥的重要因素，之所以会产生上述问题，主要因素在于标准建设的滞后性，即诸多档案管理机构电子档案均是各自为政，相應的标准不够统一，使得各个系统之间缺乏有效的对接，资源共享效果自然也就不够理想。这就需要综合参考当前电子档案的实际情况、发展趋势，同时与有关部门进行交流沟通，尝试在软件、系统方面进行协调，制定档案数字化建设的具体规范、标准，同时要能够有效满足电子档案信息资料的采集、整理、挖掘、检索、应用等诸多方面的要求。对于电子档案标准规范的建设，应当综合参考各个档案实际需求，同时结合国际规范、通用标注，建立具有针对性的标准，使其能够与相关的信息化系统进行有效的对接，进一步促进电子档案的共享建设[4]。

2.4 基于档案安全建立电子档案保护机制

安全问题历来是档案管理工作需要引起高度重视的问题，而因为互联网本身存在的诸多不确定性，使得电子档案面临的安全隐患也在不断增大。对于电子档案管理机制体制的创新，必然也需要高度重视电子档案安全问题。档案管理部门每日会产生诸多电子档案，而当中许多不乏具有法律用途的电子档案，电子档案保护机制建设更为重要。对于电子档案保护机制建设来说，应当充分结合相关法律法规，针对电子档案生成、收集、整理、归档、使用等各个环节进行明确的规定，且需要根据电子档案管理中存在的薄弱环节，明确制定有关电子档案管理相关的技术措施、安全措施、维护机制、保密机制等，并针对相关档案管理人员各项操作进行明确的规定，根据档案管理人员对应的职责，给予对应的系统权限，并严格按照法律规章制度，将对应的法律职责落实到个人，尽可能针对电子档案管理过程中存在的漏洞进行有效的规避，切实保障电子档案管理的规范性、安全性。

3 结语

综上所述，电子档案作为“互联网+”时代档案管理工作的主要载体，能否建立科学合理的电子档案管理机制体制，直接关系到电子档案管理工作的最终质量。从现实情况来看，在档案管理信息化建设全面推进的过程中，档案管理信息化的成果显著，但电子档案管理机制体制方面则存在一定的滞后性，显然与当前高度发展的电子档案管理不符。这就需要我们引起高度重视，充分结合电子档案管理工作发展趋势、信息化技术发展动态，构建符合电子档案管理实际的管理机制体制，从而有效推动电子档案管理工作科学化、规范化的发展。

参考文献

[1]张浩.机关事业单位文书档案电子信息化的管理[N].科学导报，2019-10-29（B02）.

[2]田丽晶.基于城建档案纸质档案与电子档案并行管理分析[J].居舍，2019（28）：159.

[3]肖钦钦.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].才智，2019（27）：231.

[4]毕建新，李东，刘卫，刘开强.电子文件单轨制管理探索——以国家自然科学基金项目电子文件为例[J].档案学通讯，2019（05）：58-64.