基于大数据背景下加强高职院校档案管理的措施

岳莹

摘 要：近年来高职院校办学规模不断扩大，这也使高职院校各种结构化数据、半结构化数据和非结构化数据都呈现出快速增长的态势，再加之职业教育越来越受到重视，这也导致高职档案涉及的种类更具多元化，档案数据呈现出多样化的特点。为了能够实现高职档案信息的高效管理和利用，需要抓住大数据时代背景下档案管理工作面临的新机遇，树立大档案观，借助于大数据的优势来提高档案管理水平，更好的发挥出高职院校档案的重要价值。文中分析了大数据背景下高职院校档案管理模式的变化，并进一步对加强高职院校档案管理工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：大数据;高职院校;档案管理;措施

大数据时代背景下，数据信息量十分庞大，数据信息处理速度较快，同时数据种类形式更具多样化。大数据时代对于高职院校档案管理工作带来了较大的影响，面对高职院校档案数量的增加及档案种类的多元化，而且在实际档案管理工作中，档案需求主体也更具多元化。因此需要进一步强化高职院校档案管理，使档案信息能够更好的服务于高职院校的发展和建设，并与大数据时代发展要求相符合。

1 大数据背景下高职院校档案管理工作的变化

1.1 档案管理信息化的实现

由于高职院校传统的档案管理工作中，针对于纸质档案采取人工管理方式，不仅管理效率不高，而且档案管理成本较高，在档案管理工作中失误率处于较高水平。大数据时代的到来，高职院校档案管理工作信息化水平有了较大的提升，档案管理工作中应用档案管理系统来完成一系列工作，即能够实现对档案信息的有效保存和高效管理，而且能够自动对档案信息进行分类和汇总，档案管理人员工作量大幅度降低，档案归档效率和档案管理工作质量也有了较大程度的提升。

1.2 采用云端对档案信息進行存储

相较于传统的纸质档案的存储，云存储不仅存储容量较大，而且存储速度较快，易于操作，能够使人们快速获取到所需要的数据信息，可以有效的解决当前高校档案数量不断增加情况下的存储问题。可以说在当前大数据背景下，高校庞大的档案数据量，通过开发和利用云存储有效的解决了档案信息存储问题。

1.3 具有较强的服务功能

在传统档案管理工作中，一切工作要求以能够实现规范化和标准化为目标，并基于档案工作相关要求来进行存档，为日后档案查询和使用奠定基础，但对于档案信息的深层次分析却很少涉及，这必然会影响到档案信息后续的开发利用。但大数据技术在高职院校档案管理工作的应用，通过运用大数据分析技术能够对档案信息进行深入挖掘，并分析档案信息之间的关联性，以此来促进档案服务水平的提升，进一步增强了档案的服务功能。

2 大数据时代加强高职院校档案管理工作的措施

2.1 树立大档案观

大档案观作为一个全新的档案管理理念，在其理念中主张针对具有保存价值的档案纳入归档范围，并对其进行集中和统一管理，以此来提高档案服务的高效性和开放性。大数据时代下，要求档案管理工作中要树立以信息为载体的大档案观，针对档案信息的来源给予充分的重视。并在实际工作中加大对档案信息的收集，使档案能够更全面和真实的反映出学校的办学过程和发展历程。对于校外信息则宜谨慎选取和妥善保存，使其成为档案信息的重要来源之一。通过做好校内和校外信息的收集工作，可以保证档案信息的全面性，为档案信息的开发利用提供助力支持。而且在实际档案管理工作中，档案管理人员还需要树立大服务观，将传统的被动服务积极转变为主动服务，并基于档案需求为中心来开展具体的档案管理工作，针对于档案数据背后的隐性信息和知识进行深度挖掘，使档案信息资源能够更好的服务于本校和社会。

2.2 创新档案管理方法

在当前高职院校档案管理工作中，需要充分的结合当前社会和教育环境、技术和经济条件等，积极做好高职档案管理工作中大数据技术的引进，并加快推动档案模块化和资源库建设。同时还要积极优化现有的档案管理理念和档案管理方法，加快对档案管理方法进行创新，努力提高档案管理工作的数字化、信息化和网络化水平。通过借助于大数据技术优势来对高职院校档案管理工作内容和流程进行规范，打造档案管理数字化调控平台，及时针对高职院校档案信息进行收集、加工、整理和归档，全面提高高职院校档案管理质量和水平。

2.3 建立健全档案管理制度

在当前大数据时代背景下，高职院校需要在实际档案管理工作中要重视档案管理制度的完善，并积极构建档案管理体系，通过结合学校自身的情况，基于国家档案相关的法律法规为基础，以此来保证建立的档案管理制度更具科学性和合理性，能够及时针对档案管理工作的新问题和新情况进行补充和完善，增强制度的适用性。另外，任何制度都不可能是一成不变的，在社会快速发展的新形势下，档案管理工作也在不断发展，因此需要及时对档案管理制度进行调整，更好的发挥其指导作用，有效的促进高职院校档案的规范化管理，更好的发挥出档案的实际效能。

2.4 做好档案信息管理系统的维护与更新

大数据技术和云计算的快速发展和应用给人们的日常生活带来了诸多的便利。在高职院校档案管理工作中，依托于大数据技术和云计算机来打造档案信息管理系统，可以实现对档案的高效管理，能够及时针对档案信息的变动进行更新。并以此来构建档案信息管理系统，可以实现档案的高效管理。对于档案信息管理系统，需要及时对其进行升级和更新，由专业人员对其开展日常维护，这对高职院校档案管理工作的跨越式发展具有极为重要的推动作用。

2.5 加速档案数字资源建设

在当前档案事业发展过程中，为了实现档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化的目标，高职院校档案管理工作中要充分的应用先进的技术手段，加快推进档案数字化建设。通过构建高职院校档案管理系统，将其与高职院校其他系统进行有交对接，实现档案信息的自动化探索、智能分类和自动查询。对于高职院校档案管理工作而言，其最终目的是实现档案倣睥开发利用，因此依托于大数据技术，当前高职院校档案管理工作加快了向数据分析方面的发展。针对于这种情况，档案管理人员需要通过运用信息技术、大数据技术等技术手段来对档案数据进行分析、抽取和挖掘，获取到有价值的信息和知识，从而将传统的提供数据和文件转变为提供知识，为用户提供高质量的档案服务，更好的满足用户的需求。

3 结束语

随着高职教育规模的不断拓展，近年来高职院校档案数量也呈现也不断增长的态势，这对档案管理工作带来了严峻的考验。面对这种情况下，在当前高职院校档案管理工作中，宜借助于大数据的优势，积极树立大档案观，积极构建完善的档案管理体系，加快推动档案信息的数字化转化，全面提高档案管理的信息化水平。由于档案管理工作作为高职院校日常管理工作中最为基础性的一项工作，通过强化高职院校档案管理，努力提高档案的开发利用水平，为高职院校的健康、稳定发展打下良好的基础。

参考文献

[1]李彦.大数据时代高校档案管理优化的路径探析[J].云南档案，2016（11）.

[2]贾俐研.大数据时代高职院校档案管理模式初探[J].办公室业务，2018（11）.

[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（6）.