电子会计档案管理

王慧

中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-130-01

摘 要 近年来，随着社会信息化水平的提升，会计凭证、会计账簿、财务报表等会计专业资料越来越多的以电子资料的形式存储，电子会计档案随之产生。摒弃了传统纸质会计档案成本高、易损毁等保管缺陷，电子会计档案将随着社会信息技术的发展，成为会计档案发展的方向，同时推动着企业信息化管理程度的日益提升，企业对于电子会计档案的管理愈发重要。

关键词 电子会计档案 会计档案

电子会计档案是将反映企业经济业务活动的会计核算信息以磁性介质的形式进行存储。与传统的纸质会计档案一样，电子会计档案也是会计信息的载体，同样记录了企业经济业务的重要历史资料和证据。以财政部、国家档案局令第79号发布的《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力，肯定了企业可仅以电子形式保存符合办法规定条件的电子会计资料。

一、加强电子会计档案管理的重要意义

1、信息技术的进步推动会计档案向电子化发展。电子会计档案是互联网思维与传统会计行业的融合创新，近年来， 我国积极开展“互联网+”行动，提升全社会的创新力和生产力。电子会计档案是会计档案在我国经济社会快速发展以及信息技术取得广泛进步的背景下的产物，是会计档案在载体形式、管理方式等方面适应外部环境变化的产物。

2、绿色、低碳的意识推动会计档案向电子化发展。党的十九大明确指出，要加快建立绿色低碳循环发展的经济体系，在生产、生活方式中注重节约资源和保护环境。节约用纸就是节约资料，会计档案以磁性介质的形式进行存储，代替原有的纸质资料，将节约大量纸张，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于践行绿色、可持续的发展理念。

3、现代化的企业管理推动会计档案向电子化发展。当今社会，数据已经成为重要的生产要素。人们越发意识到数据对于企业的重要性，一个现代化企业的管理能力以及决策能力提升的背后是日益精益的数据分析。电子会计档案是一种便利获得和快速挖掘会计信息数据的有效方式，为企业管理和决策提供更多方向性、更具参考价值的会计信息。

二、加强电子会计档案管理的具体措施

1、强化数据来源管控，确保电子会计档案真实、完整

按照《会计档案管理办法》的规定，从来源上看，电子会计档案可以分为两大类，一类是企业内部形成的属于归档范围的电子会计资料，符合办法规定条件的，形成电子会计档案；另一类是企业从外部获取的属于规定范围的电子会计资料，符合办法规定条件的，形成电子会计档案。

一是针对企業内部形成的电子会计档案，必须对会计核算信息系统和会计信息工作流程进行完善，使之与电子会计档案管理相契合。会计核算信息系统必须实现对电子会计资料接收和读取的支持，实现对会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料输出为标准归档格式的支持；会计信息工作流程必须实现对电子会计档案数据的形成、使用等环节设定经办、审核、审批等线上审签程序的支持。

二是针对企业外部形成的电子会计档案，必须遵循《中华人民共和国电子签名法》关于电子签名的相关规定；必须在原始凭证实施电子化影像的基础上，进行符合性复核；对涉及到的外部业务管理平台，与电子会计档案管理系统的接口要实现自动对接，杜绝人为干预，保证电子会计档案数据的真实性、不可篡改性。

2、强化内部控制手段，确保电子会计档案可用、安全

内部控制手段是企业在内部实施的一系列方法和手段，以实现资产安全、经营效率提升的目标。电子会计档案管理要求内部控制的手段更加丰富化，从而有效地保证电子会计档案的可用和安全。

一是建立严格的权限管理制度。电子会计档案具有数据集中、查询方便的优势，但如果对权限未进行管理，那么全部的人员可以随意的查询、使用所有的文件和数据，使得数据泄露的可能性大大增加。加强权限设定与管理，以技术手段自动控制用户只可以查询自身权限范围内的数据。

二是建立严格的数据维护制度。电子会计档案具有不同于传统纸质档案的存储介质及操作规程，数据维护工作既包括为解决系统运行中存在的问题或发生的漏洞，对电子会计档案形成及存储涉及的系统进行必要的修复，也包括为满足新提出的管理需求，对原系统做的局部的更新、优化。

三是建立严格的档案备份制度。对于电子会计档案而言，数据大量集中地存储于磁盘、光盘等磁性介质中，在信息的收集、处理、存储、传输中只要发生数据传输、数据存储和数据交互，就无法避免故障的发生。数据备份是保护数据的最后手段，能够应对程序、文件和设备遇到的水、火灾害，电力、通讯中断等突发事故，是对会计档案受到不可修复性伤害的补救措施。

三、结语

电子会计档案管理是对传统会计档案管理的突破，借助于信息科学技术手段的发展，科学合理的挖掘和利用会计档案信息，加强电子会计档案管理，才能为企业精益化管理水平的提升提供有力支撑。

参考文献：

[1]雷晓婷.国有企事业单位电子档案存在的风险及对策[J].陕西档案，2018（5）：58-59.

[2]万川莉.电子会计档案管理的有效途径初探[J].财会学习，2018（22）：107