高校内外协同管理及服务平台的研究与设计

罗宇 郭家松 李亚军

摘   要：通过对高校内外协同管理及服务平台的现状进行分析，文章指出目前管理及服务的信息与流程不规范、不完整，以及管理方式比较传统，缺少统一面向学校内外的协同服务平台等一系列问题。针对这一现状，文章利用技术手段解决问题，设计了高校内外协同管理及服务平台，提高了高校面向教师、学生、校友及其他利益相关群体的内外部协同管理及服务水平。

关键词：内外协同;管理与服务;精细化协同管理;社会化协同服务

中图分类号：TP315 文献标志码：A      文章编号：1673-8454（2019）23-0051-04

一、引言

随着IT技术的不断发展及 “互联网+”渗透到社会各个领域，互联网产业资源逐渐实现优化配置。“互联网+教育”[1]以及“互联网+业务”的不断融合，给高校的信息化建设带来新的生机，为高校实现整体业务信息化，增强学校市场竞争力，扩大学校品牌形象，提升学校管理效率，节约管理成本，提高面向多群体的服务质量，提供了有利的技术支持。以信息化带动教育现代化，将教育机构以及社会组织高端的教育资源全面整合，促使教育变革和发展中心任务的达成[2]，将是教育信息化的必然趋势。如刘耀钦、袁承芬的研究结论是：传统教育信息化进程及转型创新发展，需要用动态的眼光分析，互联网“+”教育的融合过程，其实就是用“+”（加）法思维简化教育过程， 剔除不适应甚至阻滞教育发展的因素，利用“÷”（除）法思维去除传统教育体制弊病，利用“+”（加）法思维提高传统教育信息化的程度，推动互联网“×”教育的转型发展。[3]

另外，新时代赋予了教育信息化新的使命，也必然带动教育信息化从1.0时代进入2.0时代。为引领推动教育信息化转段升级，教育部提出《教育信息化2.0行动计划》。该计划指出教育资源公共服务平台和教育管理公共服务平台要实现融合发展。本文的研究顺应该计划的要求，将管理平台与服务平台互通，实现优化管理、对接服务、资源整合以及提升效率的目标。

二、高校管理及服务平台现状与问题

文献[4-11]均表明，纵观学校信息化建设过程，尽管在推进管理观念与工作模式变革方面取得了一系列成绩，但是由于受当时信息化理念和技术条件的限制，伴随着学校整体规模的不断发展和壮大而产生许多新问题，这些问题给学校未来的发展带来了消极的影响。 具体表现如下：

第一，学校信息化普及程度偏低，信息分散管理。多数部门处理业务时仍然采用手工处理方式，部门之间数据及联系是分散的，部門之间业务更是难以协同，这种现状造成教职工耗费了大量的时间和精力用于手工处理重复的工作以及进行部门之间的沟通与协作，工作效率极其低下。

第二，缺少面向使用者提供服务的信息化平台。不利于为包括教师、学生、校友和其他相关人员提供便捷而有效的服务，相关利益群体感觉办事难、办事复杂、业务流程不清晰，这些都直接影响了学校整体的形象和品牌。

第三，在信息使用方面，管理人员获取的信息不准确、不及时，无法为管理决策提供有利的支持，给学校参与市场竞争带来不便。

三、问题的分析与对策

经研究与分析，我们发现数据分散管理、面向内部的管理流程不明确、缺少内外人员的协同式服务是现存问题的主因。利用信息技术手段，可以明显改善现状，会显著提高管理与服务的效率及质量。

1.内部精细化协同管理

将高校的管理制度化、制度流程化、流程信息化，将学校内部业务人、财、事、物全面融合连接，实现各部门业务的协同管理。针对“人”建立了完整的人事管理体系;针对“财”设计了全面预算与核算管理体系;针对“事”搭建了项目全生命周期管理应用;针对“物”实现了资产管理应用。把学校的业务与财务结合，实现了学校的业财一体化，从而实现了各类数据的统一化管理及智能化分析。

2.外部社会化协同服务

将教师、学生、校友等高校面向的相关群体进行全生命周期的场景化分析。以学生为例，从学生入学前、到在校期间再到毕业后成为校友的整个生命周期，针对每个阶段设置不同的应用场景，建立面向学生服务的轻量级应用。通过活动参与到服务连接再到智能预警实现场景化的学生服务及行为智能分析，从而实现针对学生的个性化指导与服务。通过社会化协同服务打通学院内外微循环，使学校内外业务实现无缝连接。

3.项目管理制的内外部业务协同

对学校的教学、科研、行政、财务等核心业务进行梳理，将各类活动及事物按照项目管理的机制进行管理。从项目的立项、启动、变更、执行、到结项，在过程中进行任务与子任务的分解，部门间的协同的申请与执行，关键点的记录与分析等，实现所有业务的全业务流程的记录与管理。并根据事务的前期预算，中间预算执行情况到后面的核算核销，实现了各类事务的收支情况分析与预算执行情况分析。

4.轻CRM的客户关系管理服务

提供具有创新性的个性化交互和服务体验，吸引新的服务群体、留存老的服务群体，对接学校各类人财事物的资源，为服务群体提供业务申请、合作洽谈、拜访服务、评价反馈等各类服务，增加服务群体与学校之间的粘度。通过分析各类互动行为数据标签，为服务群体提供个性化的服务及个性化推介。

四、高校内外协同管理及服务平台的设计

1.平台架构设计

在上述研究分析的基础上设计高校内外协同管理及服务平台，提高内部精细化管理，提升外部社会化服务。根据高校信息化实际情况，设计了协同架构体系，如图1所示。

2.业务功能及流程设计

（1）人事管理模块

建立了一套完整的人力资源管理体系，创建了三个信息库：备选人才库、教职工库以及合同信息库。首先各部门提出岗位需求，然后到对外第三方平台发布招聘启事，应聘者在线编辑个人简历，提交简历后，自动对接协同平台面试审批表，通过审批来决定是否进入面试，面试通过者可进入后续的入职申请流程。面试没有通过的人员信息将进入到备选人才信息库中。整个过程不仅给应聘者提供了便捷的服务，又可以将这些应聘者的信息进行收集，形成学校的优秀人才信息库。入职后的各类人事业务也进行了在线的管理，包括人员的异动晋升、人员的考评及人员的离职等。人事管理模块功能及流程设计如图2所示。

（2）全面预算与核算管理模块

以预算管理为基础，对学校的教学、科研、行政、财务等核心业务进行梳理，把学校的业务与财务相结合，实现了学校的业财一体化。通过预算指标、预算年度、预算期间、成本中心，预算科目等多个维度编制各部门的预算，在業务执行过程中进行预算控制。通过预算控制及预算执行情况分析，控制部门支出，由此节约的每一分钱都是利润。全面预算与核算管理模块功能及流程设计如图3所示。

（3）项目管理模块

学校的项目、各类活动，甚至一个大型会议都可以按照项目管理的模式，进行项目的全生命周期管理。整个生命周期包括立项阶段、项目调整、项目执行、项目任务分解、项目协作到项目总结以及收支分析与预算执行情况分析。学校很多项目涉及不同部门的协作，项目协作单可以指定协作人员，也可以选择任意人员进行协作。选择任意人员进行协作时特别建立了抢单模式，采用了先到先得的机制。在协作过程中，统计协作单数、协作评价及评分，激励员工参与学校各类业务的协作工作中。项目管理模块功能及流程设计如图4所示。

（4）资产管理模块

学校的资产管理具有鲜明的特点。学校的固定资产一部分来源于采购，还有一部分来源于校友捐赠。采购类的物品又分为固定资产和办公用品。办公用品就涉及领用及库存管理的概念。于是需要建立两套数据库，即固定资产数据库以及办公用品信息库。固定资产需要监管资产来源、资产保管人及资产保管部门。而办公用品库需要根据领用和采购情况实时更新办公用品的初始数量、调整数量、占用数量、领用数量及库存余量。在库存不足时还需进行库存预警，提醒相关人员补充采购库存物品。资产管理模块功能及流程设计如图5所示。

（5）学生服务之深度辅导预约服务模块

现在的大学生有很多压力，如学习压力、生活压力、就业压力等等。学生们往往没有排解的方式和途径，久而久之就容易出现心理问题，所以建立了一套深度辅导预约的应用，希望遇到问题的学生们预约老师进行深度辅导。这个业务流程主要是：老师在线发布个人的空闲时间，学生作为学校业务协同平台架构体系外部人员，选择老师的空闲时间进行预约，预约后进入学校内部业务协同平台进行流程审批。在深度访谈之前，老师可以查看学生的个人画像及之前的访谈记录，对学生先有个初步了解。在沟通过程中，可以随时记录和更新沟通内容，学生也可以对本次访谈进行反馈与评价。老师也可以根据访谈的内容，观察学生是否存在心理或者就业等方面的问题，从而选择是否转介给学校心理咨询室或者就业办等相关部门。学生服务之深度辅导预约服务功能及流程设计如图6所示。

（6）校友服务模块

校友服务应用可以称之为轻CRM的客户关系管理服务。系统在为校友提供校友企业沙龙、校企合作、返校座谈、兼职教授申请、举办讲座、实习与招聘等服务的过程中，记录校友的行为互动数据，提供服务跟踪与反馈，从而记录校友标签，根据标签为校友提供个性化的服务线索推荐。通过良好的服务互动体验，增加校友与学校之间的粘度，为校友提供更好更适合的服务。这部分也涉及各部门协同协作为校友提供高质量的服务。校友服务模块功能及流程设计如图7所示。

五、结束语

本文较为全面地给出了高校内外协同管理及服务平台的研究与设计方案。该平台为高校内部精细化协同管理及社会化协同服务提供了解决途径。该平台将学校内部业务与财务相结合，实现业财一体化，是一种全新的尝试;在协同平台上搭建内外管理及服务的各类业务也是一种有益的探索。该平台解决了工作及服务效率、各类业务数据统一及共享、内外业务微循环等多方面存在的困难，应用场景广阔，普适性较高。该平台在北京交通大学经济管理学院实施部署后，师生反映很好，业务覆盖较全，目前正在逐步推广给其他学院复用。

参考文献：

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[2]何卓峰.信息化背景下教育资源服务平台的设计与建设[J].现代信息科技，2019，3（13）：126-128.

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[10]李黎波.数字中国建设的教育方案——基于“互联网+”的视角[J].东北师大学报（哲学社会科学版），2018（5）：190-194.

[11]Neumann， C. ， Helmich， O. ， Herzog， M.A. Integration of a social media platform into university information architecture[C].IEEE Conference Papers， 2013.

（编辑：王晓明）