新冠疫情下的采购工作应对策略

毛砚杰（中国中材国际工程股份有限公司（南京），江苏 南京 211100）

0 前言

随着市场竞争越来越剧烈，加之2020年初突如其来的新冠疫情给不同行业的企业发展均带来了前所未有的危机和挑战。在这一历史性的特殊时刻，企业如何度过难关，并从中找到机会，为今后的发展方向提前做出规划和准备，是当下大家最关心的问题。而采购是整个企业的源头，对企业具有重要的作用，特别是在工程建设行业，采购工作不仅关乎工程成本，更与建设周期、设备质量紧密相连，而这些都是一个优秀工程项目成败的关键所在。从目前的形势来看，传统的采购方式、以及对供应商的管理已经不能适应未来市场的发展。本文将采购工作分为公司内部协调环节和采购与供应商的衔接两部分，阐述疫情下采购工作的具体优化措施。

1 采购工作的基本要求

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。简单的说就是根据五适（适时，适地，适价，适量，适质）原则展开工作，力求做到设备的性能准确、供给及时，质优价廉。工程公司的设备采购的一般流程：工程设计-设备采购-合同执行-设备监造-设备发运-现场安装调试。

采购部与公司各部门关系密切，涉及设计部、财务部、质量安全管理部门、现场项目部等多个部门。要想保证采购设备满足工程项目需要，就必须要求采购人员有良好的协调能力。

2 采购部与公司其它各部门之间协调环节

2.1 加强与设计部门沟通

采购部门应根据市场变化随时提供有关设备规格、性能、价格等最新资讯，供设计人员在设计设备参数时参考。采购部门应与设计部门经常交换资讯，尽早掌握设计部门有关设备的采购计划，使采购部门有充裕的时间寻求供货商来源及议价。若采购计划的数量或规格有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，及时调整。

设备进入采购阶段，采购人员要组织供货商、设计人员进行技术交流，准确的确认采购设备的规格、型号、性能、数量等关键参数。

签订合同后采购人员要及时把供货商提供的设备图纸提交给设计人员进行审查、确认，审查合格后返回给设备制造商，开始生产设备，保证采购设备性能参数准确性。

这样，即使疫情再有反复或将来再遇到一些突发性的重大事件，我们都可以随时随地的开展工作。

2.2 积极与财务部门协调

每一笔订单，从订购到请款、付款、交货，采购部和财务部之间都有紧密的衔接。设备采购风险评估，供货商财务状况核查需要财务部门的紧密配合，同时采购部门也担任部分财务付款工作，通过两部门之间协调与合作，按时给供货商付款，通常能增进采购部和供货商之间的买卖关系，促使双方成为长期的战略合作伙伴。

采购人员在议定价格时，要考虑付款方式以避免风险，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面进行积极沟通协调，确保采购计划顺利进行。

财务是与资金接触最紧密、最直接的部门，尤其在每一笔款项的支出上都需要有大量依据，在以往工作人员要拿着单据找流程上各环节的员工、领导逐一签字，耗费时间较长，工作效率较低，如关键的款项被耽误，无法及时付出甚至会影响整个项目的进度。

网上的财务流程的建立，就更加适合疫情工作的需要，不仅是合同付款流程，招标保证金的收取与退还、发票的开具等都可以通过网络平台完成。并且付款进度的管理、以及其他部门有财务方面的需求，也都可以从内部财务平台走相关流程。

2.3 主动与质量安全管理部门沟通

采购人员应主动与质量安全管理部门进行沟通，了解质量安全程序规范，熟悉设备制造标准和质量要求，协助质量安全管理部门建立一套供货商可执行的质量安全标准，使供货商能够提交相应的质量安全文件和检验试验计划。

在疫情下采购部要提前将最终确认的设备图纸、质量控制文件通过内部平台发给质检人员，质检人员根据接收到的要求在厂家严格检查、把控，一旦发现问题，随时上传采购，这样我们就可以随时掌握设备的进度、质量的详细情况，也免去了质检人员不停的往返奔波，提供工作效率，降低了疫情下质检人员被感染的风险。

2.4 紧密与现场项目部沟通、联系

采购部门采购设备，现场项目部安装设备，两部门关系密切却有各自不同的立场。现场项目部希望设备能够按照施工安装进度到达现场，但设备采购、制造、运输周期存在不统一性，很难确保设备进场完全符合现场施工进度，甚至设备会在现场造成积压，这就要求采购部门与现场项目部做好协调工作，安排好设备到场时间。可以用手机进行网络视频会议，不仅是采购与现场项目部，项目管理部、物流部、设计部都可以同时参与进来，采购部门应在采购完成时，将有关交货时间与数量等资料通知现场，以便事先准备设备所需的存放空间;而现场项目部定期将施工进度通知采购部门，有利于采购部门安排发货时间。

2Department of R&D,Madhavbaug Cardiac Care Clinics and Hospital,Mumbai 400603,India.

3 采购与供应商的衔接

采购与供货商的关系是相互信任、共担风险、共享利益的合作伙伴关系。选择优秀的供货商结成战略伙伴关系对采购方而言能够保证设备供货周期，保证设备和零部件质量。通过与供货商的技术沟通，可优化技术设计方案，提高设备需求准确率，可共享供货商的技术新成果，从而保证设备质量性能的先进性。

3.1 选择怎样的供货商结为合作伙伴关系

首先双方必须都有强烈的合作愿望，同时供方还须做到质量上乘、交付如期、服务到位、价格合理、风险共担、技术先进等条件，并且双方必须恪守诚实守信，建立加强信息交流与共享机制。

3.2 如何选取优秀的供货商

首先要搭建供货商网络平台，建立数据库；对每个要购买的设备，由采购部经市场调研后，公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供货商评选小组；评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协填调查表；对各候选厂家按照以下内容逐条对照打分，并计算总分排序决定取舍，详见如下：

（1）质量水平：质量认证体系；

（2）交货能力：交货的及时性；

（3）价格水平：优惠程度、消化涨价的能力；

（4）技术能力：工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力；

（5）后援服务：零星订货保证、配套售后服务能力;

（6）人力资源：员工素质；

（7）现有合作状况：合同履约率、合作年限、合作融洽关系。

核准为优秀供货商的方可采购，没有通过的请其继续改进，保留其未来候选资格;每年对优秀供货商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再补充。各项考核达标后，邀请厂家进入公司平台注册。

3.3 如何管理优秀供货商

为了保证优秀供货商的利益和长期合作关系，可通过建立供货商激励机制和供货商评价制度进行管理。对一些优质的供货商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件；对供货商评定信用等级，根据等级实施不同的管理和优惠政策。对最高信用的供货商，可提供设备出厂免检、优先支付货款、减免保证金等优惠待遇；定期或不定期地对供货商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议；对零部件供应企业颁发生产配套许可证。同时对重要的供货商要派遣专职检验人员经常对供货商进行质量检查，减少对个别供货商大户的过分依赖，分散采购风险。

尤其是在疫情下，中、小企业成为受冲击最严重的群体之一，为了避免供货商突然中止合同，导致设备供应链中断，要掌握供货商财务动态、要求供货商提供财务报告、资产负债表等文件、定期了解供货商的生产状况、实时监控运送环节。

3.4 采购与供应商工作方式的改变

将已有的供应商平台与公司内部采购网络进行对接，将以往的书面报价、邮件报价模式转变为平台报价，供应商在平台上注册登录后即可通过平台完成报价，并上传技术附件，采购收到报价后，对商务部分进行审核，技术部分再转发设计部门评审。

4 疫情后及未来采购工作的展望

我国自上世纪80年代改革开放以来，经济一直快速发展，尤其是加入WTO以后，我国的制造业更是高速发展，号称“世界工厂”。可是这次突如其来的疫情，让各国停工停产，虽然我国疫情控制的较好，并率先复工复产，但其他国家的情况比较严重，产业链供需两端都在遭受着不同程度的影响，对工程行业的冲击也非常大。因此在这特殊的时刻，采购工作的方式和方向也应该作出及时的调整。

（1）工作方式的改变。在以往的工作中各部门对于比较重要的事通常采用面对面沟通，但是今后我们要加快完善网络办公的速度，采用网络电话会议形式，既可降级风险，也是未来办公的新方向。

要推广采购平台建设，建设集投标报价、合同签订、技术确认、货款支付、发票开具等相关环节为一体的综合采购平台，能与供应商在平台上进行充分互动。这样既可以对采购的每一各环节进行监控，又可以实施统一、快捷的管理。突如其来的疫情充分将传统采购方式的弊端暴露出来，我们要在疫情平稳时期加快网络化采购的脚步，为将来突发状况提前做好准备。

（2）对风险的把控。供货商是面向全世界的，有国内的也有国外的、有大型公司也会有中小企业。在签订合同前，采购工作一定要细致，国外的供应商要及时了解对方国家的疫情状况，包括该国的物流、海关及其他相关联的行业、部门的运行情况，以及该厂家是否处于良性经营的状态；国内的供应商，要了解对应省份和地区的疫情状况、该厂家是否处于良性运营，在付款前要提前做出调研，在确定厂家可以充分满足交货要求的前提下再付款，尽可能的规避风险，并提前做好对突发状况的处理预案。

纵观全局，世界永远都是不断的向前发展的，短期的小困难无法阻止整体向前的脚步，我们要不断的反思总结，才能为将来的发展赢得更多的机遇。