档案管理中的价值增值研究

2020-01-10 08:22:02 新丝路(下旬) 2020年1期

周丽娟

摘 要:档案是一种能够真实反映社会实践活动的材料,这一特点决定了其历史价值与经济价值。在当前社会快速发展的新形势下,档案管理的重要性日益凸显出来,越来越多企业了解到了档案这类知识资源对于自身发展所能起到的积极作用。为了能够充分地发挥出档案管理的价值,本文对档案管理工作当中的价值进行了深入分析,对其价值的增值问题进行深入研究并结合实际提出了几项策略。

关键词:档案管理;价值增值;研究

档案管理在企业和单位当中是对有价值的图表、文字和声像进行收纳、整理和保存。档案管理工作与企业或单位的生产经营活动是密切相关的,在企业或单位当中属于基础性工作,也是非常重要的工作环节,对一个企业或单位的生存发展是举足轻重的[1]。因此,从事档案管理的工作人员必须认识到档案管理的价值,并且充分地发挥出档案管理的价值所在,才能做好档案管理的价值增值。

一、档案管理工作的价值

将档案管理运用到企业或单位的运營当中产生的价值主要是对企业或单位产生的实际经济效益,通过运用档案管理来实现预期的管理目的。以下对档案管理工作中带来的价值进行分析。

1.经济价值

人们常见的档案管理是对人事档案和商业机密的信息进行管理。其中人事档案是对职工的学习经历和工作经历以及职务职称等基本信息进行收集和记录存档,人事档案的管理能够帮助企业了解职工优势,合理安排员工岗位,帮助管理者做好人员分配工作[2]。其中商业机密对一个企业来说是非常重要的无形资产,具有很高的潜在利润和市场价值。因此,要对其做好档案管理,防止出现泄露问题给企业或单位带来经济损失。

2.历史文化价值

档案管理是对真实数据进行保存的方法之一,通过档案管理能够保持数据的多样性、原始性和真实性,不能对档案信息进行随意编制。档案工作的价值包括对历史文化的真实面貌进行维护。如果没有档案管理工作人员的努力劳作,历史文化不会被代代相传下去,不会在继承中得到进步和发展。

3.情报价值

档案信息能够发挥出它的凭证价值和参考价值。现如今,有很多管理者越来越重视档案材料所带来的知识资源,这种知识资源便具备了很高的情报价值。企业的档案信息是一个企业知识文化的组成部分,具有很高的资源优势。

二、如何做好档案管理的价值增值

1.树立新的档案管理理念

随着时代的发展,传统的档案管理理念无法满足当前时代发展的需求,面对现如今档案信息的复杂化和多样化,传统的管理理念会制约档案管理的发展,难以充分地发挥出档案管理的价值。对此,档案管理人员要树立新的管理理念,做到与时俱进,拥有发展的眼光对档案数据信息的深层价值进行挖掘,才能发挥出档案信息到指导作用。并且,管理者要对明确档案数据之间的关系,由原先粗放型的管理模式转化为精细型的管理模式,要加强自身的预测能力,对档案管理工作当中出现的不足和不端正现象进行分析,要严格控制档案管理工作中的开发环节和管理环节,为构建新型的管理模式提供有利条件[3]。

2.要夯实档案管理工作的基础业务建设

为了能够实现档案管理工作的价值增值,需要依靠档案管理的基础业务作为支持。目前有许多企业在开展档案的基础业务时,会受到许多不良因素的影响,因此,档案管理工作者要加强管理措施,完善管理体制,来避免档案管理水平出现不均衡的现象。从基础上来,提升档案管理的水平,来帮助企业谋得最大的经济利益。并且,为了充分的发挥出档案的价值,就必须让工作人员正确的认识档案管理工作的内容和多样性。企业或单位要完善档案管理制度,对其工作环节和内容进行规范,才能夯实档案管理的基础业务建设,来提高档案管理的规范化水平,实现档案管理的标准化建设。

3.重视提高档案管理人员的综合素养

随着信息化时代的到来,档案管理工作越来越复杂,所要管理的信息量也越来越多,对此,管理人员要具备专业的管理技能。不仅如此,档案管理工作还涉及到企业或单位的机密,因此,管理人员要具备管理的综合素养,坚决不能出现泄露档案信息的行为。为了能够满足社会发展的需求,适应信息化的发展,这还要求了管理人员需要具备一定的计算机运用技术,要努力提升自身的专业技能。企业或单位还要加强对工作人员进行综合培训,在巩固专业技能的同时,来培养工作人员的责任意识。

4.实现档案管理的信息化发展

在当前大数据的背景下,为了能够实现档案管理的信息化,档案管理者要对档案信息化的构建给予正确的支持和指导,各个部门之间要加强交流和合作。企业和单位要加强软硬件的投入,来支持档案管理的信息化建设。对信息化建设所需的基础设施进行完善,例如:服务器、操作系统、路由器和交换机、数据存储器、安全系统等。为档案管理工作搭建安全的数据管理平台,来实现档案管理的信息化和标准化。

综上所述,随着科技的快速发展和互联网的全面普及,现如今已经是大数据时代,档案管理工作的价值日益凸显出来。为了能够做好档案管理的价值增值,档案管理者要树立新的管理理念、夯实档案管理工作当中的基础业务建设、要重视提高档案管理人员的综合素质、实现档案管理的信息化发展,从根本上提升档案管理的效率和质量,才能做到与时俱进,满足社会和企业与单位的发展需求。对档案管理的模式进行积极创新,让档案事业与时俱进,充分的发挥出自身的经济价值、历史文化价值和情报价值。

参考文献:

[1]霍燕.基于知识管理的企业档案价值研究[D].天津师范大学,2016

[2]徐拥军、张馨艺.档案管理在企业内部控制中的应用[J].档案学研究,2018(4)

[3]李亚.加强企业档案管理提高企业档案管理水平[J].低碳世界