如何加强企业商业秘密档案的管理

陈鸿雁

加强企业商业秘密档案管理对于提升企业竞争软实力将起到重要推动作用，随着企业档案管理的电子信息化成为常态，也使得加强商业秘密档案管理面临诸多挑战。挑战的形成不仅存在于主观因素范畴，还因信息化带来的信息共享模式所致的客观因素。因此，当前在加强企业商业秘密档案管理方面需要从克服主观和客观因素所存在的不足，以及以建立分级管理的形态，才能在不影响企业对商业秘密档案利用的同时，防止档案信息外泄。为了使本文的主题讨论更为具体，文章以制造企业为考察对象，选择企业的新产品生产技术工艺信息作为商业秘密档案管理的对象，以此来展开文章讨论。众所周知，制造企业在面临激烈的市场竞争时，每年都将花费大量的资金投入到技术创新领域，所以加强对新产品生产技术工艺信息的保密管理，将能为企业在较长时间内获得技术垄断利润。

1 企业商业秘密档案管理所面临的挑战

具体而言，主要面临以下两个方面的挑战：

1.1 面临主观方面的挑战

企业新产品的生产技术工艺信息主要以工程制图的形态而存在，此时所面临的主观方面的挑战主要为：（1）档案管理人员对调阅图纸的工程技术人员的涉密资格审查不严，而导致纸质工程图纸违规调阅;（2）工程图纸的调阅人员未能遵守企业商业机密保密要求，而出现主观故意或无意泄露图纸信息的情况。从目前所反馈的情况来看，管控工程技术人员的失范行为存在一定难度，在企业团队作业模式下无法准确界定由谁最终泄露了新产品信息。

1.2 面临客观方面的挑战

随着商业秘密档案管理实现电子信息化之后，在对档案的管理中还面临着客观方面的挑战。前面已经指出，档案管理的电子信息化为信息共享提供了技术支持，而在界定相关人员的共享权限时面临着技术上挑战。同时，即使通过账号授权来给予不同人员以不同的共享程度，仍无法完全避免相关人员因私下交换账号信息而出现泄密的情况发生。再者，随着商业秘密档案信息的电子信息化，通过优盘就能快速和隐秘的获取企业新产品的生产工艺流程信息。

2 应对挑战的路径分析

面对商业秘密档案管理所呈现出的复杂局面，以下从两个方面来做应对挑战的路径分析：

2.1 应对主观因素挑战的路径分析

在构建企业竞争软实力的目标导引下，对于商业秘密档案管理人员的岗位培训普遍已经到位，所以应从打破部门间的职能壁垒出发，以落实工程技术部门的主体责任为重点，多方佐证档案调阅人员的身份与涉密资格。关于新产品生产工艺流程的工程制图是由若干模块构成，只有当反映各模块的图纸信息一并获取时才能生产出完整的产品来，这就为管控工程技术人员的泄密行为提供了思路。遵循这一思路，则要求在图纸调阅时应严格执行权限管理。

2.2 應对客观因素挑战的路径分析

由上所述，客观因素所导致的挑战主要反映在相关人员的私下交换，以及档案信息电子化后获取的简便性和携带的便捷性。那么，这仍需要从技术层面来解决商业秘密档案的泄密问题。对于工程制图的调阅人员主要存在于企业的产品技术研发和生产部门，而各部门人员根据工作需要存在着在线查阅图纸的需要，但可以根据岗位层级和工作内容合理授权图纸查阅范围。对于防止私下交换或违规获取账号密码的行为，则可能从技术层面给予解决。

3 加强企业商业秘密档案管理的对策

根据以上所述，加强企业商业秘密档案管理的对策可从以下四个方面来构建：

3.1 根据企业标准对档案信息进行分级管理

制造企业的新产品生产技术工艺可以分为核心工艺和辅助性工艺，所以需要根据企业标准对商业秘密档案进行分级管理，分级的依据应根据生产技术工艺的核心程度，管理的对象为反映生产技术工艺的工程图纸。通过建立分级管理，也就为下一阶段的档案调阅和查阅授权提供依据。笔者建议，企业档案管理部门也应由多人分级管理商业秘密档案，这样可以降低档案部门泄密的风险。

3.2 落实主体责任和非核心模块调阅相结合

对于生产工艺流程核心模块的图纸调阅需得到企业管理层的同一，所以这里主要落实两部门（工程技术部门、生产部门）主体责任，来加强对非核心模块图纸的调阅管理。具体的做法为，部门人员前往档案管理部门调阅档案时，需要出示所在部门负责人的书面介绍，档案管理人员还需通过电话和即时通讯平台与该部门负责人进行人员核对，在履行调阅签字手续之后在规定的地点、规定的时间完成调阅工作。

3.3 依据两部门人员职级分类授予查阅权限

为了降低识别两部门工作内容的难度，可主要依据两部门人员的职级分类授权其在线查阅的权限。档案管理部门以两部门人员的身份证编码作为该人员的账号，并在后台存留该人员的有效手机号，每当两部门人员准备在线查阅档案信息时，由后台向其手机号发送动态密码，以此来作为登陆的账号密码。这样一来，即使出现有关人员之间的私下交换行为，也能为档案管理部门提供责任追溯的依据。

3.4 绑定局域网地址并在三部门安装摄像头

为了进一步防止商业秘密档案信息出现泄露的可能，对于在线查阅可限定在企业局域网范围内，通过对每台电脑绑定局域网地址，而时时获取在线查阅的时间和机位。与此同时，在三部门（档案管理部门、工程技术部门、生产部门）安装摄像头，从而为加强商业秘密档案管理提供全过程、全视角的安全保障。

4 小结

当前在加强企业商业秘密档案管理方面需要从克服主观和客观因素所存在的不足，以及以建立分级管理的形态，才能在不影响企业对商业秘密档案利用的同时，防止档案信息外泄。具体的对策为，根据企业标准对档案信息进行分级管理、落实主体责任和非核心模块调阅相结合、依据两部门人员职级分类授予查阅权限、绑定局域网地址并在三部门安装摄像头。

（作者单位：大庆市大同区商务服务中心）