华北地区省级综合档案馆馆藏资源建设的发展路径浅析

向立文 杨晓娜

(湘潭大学 湖南 湘潭 411105)

信息化浪潮推动科学研究第四范式的提出，大数据、云计算、物联网的发展促使档案业有了新的发展方向。2018年，国家档案局对全国47家副省级以上综合档案馆进行了业务建设评价，以此为背景，计划在5年内引导各级综合档案馆特别是副省级以上综合档案馆，提升各级综合档案馆业务建设水平[1]。2019年的全国档案局长馆长会议上，国家档案局局长李明华表示“大数据”时代，要大力促进档案科技发展，加快推进档案信息化建设，继续推进数字档案馆建设。

一、我国档案馆馆藏资源建设的研究综述

早在2002年，陈姝[2]就提出档案馆的信息资源建设问题，指出要认清档案馆信息资源的内涵并拓宽其途径，但是这个阶段的大部分成果只是较为片面的分析了档案馆资源建设的问题；2004年，焦东华[3]从档案馆资源建设的地位、存在的问题以及加强途径三个方面进行了较为全面的分析，为后来的档案馆馆藏资源建设的研究提供了重要依据。

为分析我国综合档案馆馆藏资源建设的发展，以中国知网数据库平台为来源进行检索，以“档案馆资源建设”为主题词、高级检索里“篇名”设置为“资源建设”进行检索，最终检索并筛选出339篇文献。

将筛选出的文献在Cite Space里进行主题词图谱分析可知，共有节点341个，1064个连接，网络密度为0.0184。分析出的主题词可以体现档案馆资源建设研究领域的热点，较好地展示了我国档案馆资源建设领域当前的主要研究内容。民生档案、档案信息资源建设、数字档案资源、实物档案与数字资源建设是档案馆资源建设研究领域的热点问题。

为了更直观地了解档案馆馆藏资源建设领域的发展进程，运用Cite Space生成档案馆资源建设研究热点时区分析图。由于聚类后的时区图有重叠部分，为了直接观测聚类热点，双生成档案馆资源建设时间线分析图。由聚类结果可知一共聚成了9类，分别是档案馆、民生档案、信息资源建设、资源建设、档案信息资源建设、数字档案资源、实物档案、综合档案馆、数字资源建设。聚类模块值(Modularity)Q=0.5312，Q>0.3，聚类结构显著；聚类平均轮廓值(Mean Silhouette)S=0.4457，S<0.5，因此聚类不合理。分析聚类后关键词，可以看出档案馆资源建设研究主题主要集中民生档案、实物档案与数字资源建设三个方面。按不同时段的研究热点，可以将2002-2019年档案馆资源建设研究分为三个阶段：第一阶段为2002-2007年；第二阶段为2008-2013年；第三阶段为2014至2019。

第一阶段为我国档案馆馆藏资源建设领域的萌芽阶段，聚类后的关键词在该时间段内并未出现，但通过分析这两年的文献，发现大部分都是基于我国档案馆资源建设的初步思考。在这一阶段人们开始对我国档案馆资源建设产生了兴趣，其中对我国档案馆资源建设的分析与建议也为我国综合档案馆馆藏资源建设的发展奠定了基础。

第二阶段为我国档案馆馆藏资源建设领域的发展阶段，聚类后主题词主要聚集在本时间段内出现，这个阶段产生了大量关于我国档案馆馆藏资源建设的研究，

在档案资源的建设及开发利用方面的研究，包括区县档案资源建设及开发利用[4]与数字档案馆信息资源开发利用研究[5]；特色馆藏资源主要是关于民族档案[6]与声像音乐等其他特色档案；口述档案主要包括口述历史档案资源建设的现状[7]与口述历史档案收集及资源整合的路径[8]。

第三阶段档案馆资源建设领域的种类有所下降，但是主要集中研究档案文化建设、民生档案、综合档案馆数字档案资源建设策略[9]与建设障碍[10]以及新技术与馆藏资源建设的结合碰撞。民生档案主要为档案馆民生档案资源建设与利用工作的研究[11]；档案文化建设主要有档案文化建设与文化服务力的提升[12]。虽然这一时期的研究种类有所下降，但开始呈现出结合时代特征的多元化发展趋势。

从研究现状来看，档案学界以及档案工作部门已经认识到档案资源建设对于档案数字化建设的重要性，关于档案馆资源建设的研究内容不断丰富，并且基于技术进步和社会变化而不断创新和发展[13]，但是在研究深度上还有待加强，在新媒体时代，档案开放性日益增强[14]，给档案馆的馆藏资源建设带来了很大的挑战和机遇。大部分研究成果更注重于理论研究，没有结合实际与实践进行综合分析。

二、华北地区省级综合档案馆馆藏资源建设的网络调研

本研究选取河北省档案馆、山西省档案馆、内蒙古自治区档案馆为例，采用网络调查法对各馆官网、微信公众号以及微博官方账号进行调查分析，了解各馆整体资源建设情况，掌握其档案利用及业务建设等信息。

(一)山西省档案馆

山西省档案馆的馆藏档案资料起于清康熙四十六年(公元1707年)，被国家档案局评为“国家一级档案馆”，现已拥有超过四十万文卷档案[15]。

在档案资源种类上,馆藏特色档案种类繁多，涉及山西的政治、经济、军事、文化等各个方面，时间跨度由清代至现代。不过整体档案种类偏特色档案，其他类型档案较少，此外，还设立了档案征集通道。

在档案资源整合方面，按照时间跨度来组织特色档案资源，分为清代档案、民国时期档案、革命历史档案和建国后档案四个单元。对上述档案进行了系统的整理编目，编制了各种手检式目录和机检式目录，可供利用者从不同的角度检索档案、资料，为利用者利用档案提供了极大的方便。

在档案文化方面，有举办以档案为主题的主题展览，整体文化作品较少，针对特色档案的文化活动较少。

在档案资源开放共享方面,开辟了网上展厅，图片展、视频荟萃、晋档珍藏以及光辉的历程，将特色档案资源视为一种档案珍品向公众展示。此外，公众也可以通过档案预约查询方式实地查询档案或者直接在官网档案服务菜单下进行档案查询。本馆未开通微信公众号与官方微博。整体来说，档案的开放共享程度较低。

(二)河北省档案馆

截至2019年，河北省档案馆馆藏档案资料872个全宗，1028526卷(册)另193383件[16]。

在档案资源种类上，馆藏档案种类丰富，主要为历史档案和革命档案。此外，还有音像档案、照片档案、地图档案与印章。档案的时间跨度为清顺治十五年(公元1658年)至2018年。馆藏清代获鹿县永壁村保甲册、长芦盐务档案分别入选首批、第二批《中国档案文献遗产名录》，具有极高的历史文化价值、鲜明的地方特色和行业特点[17]。

在档案资源整合方面，该馆按照时间跨度来整合档案资源，分为清代档案、日伪档案、民国时期档案、革命历史档案和建国后档案四个单元。可根据目录对档案资源进行查询，并立足馆藏特色档案，建立馆藏珍品档案专题与河北记忆档案专题，详细记载河北的历史变迁，反映了当地深厚的特色文化。

在档案文化方面，将特色档案与文创产品结合，衍生出仿古线装本、特色书签、微型挂轴等一系列文创产品。开辟线上展厅，开放主题展览、微视频以及全景展览供公众观赏。此外，河北省档案馆带头举办特色档案展览，以及教育活动。

在档案资源开放共享方面，编制了全宗介绍、全宗目录、档案志等档案检索工具，还将馆藏特色档案资源和社会需求相结合，产出了《河北省省会变迁始末》等丰富的编研成果；河北记忆专题里将河北故事与红色基因分类介绍，馆藏珍品专题又分为珍档、读图与揭秘，详细介绍了河北的历史与特色；档案视界专题可提供大众更详细更直观的档案视觉体验；公众还可通过目录查询与网上留言在官网进行档案利用服务。

(三)内蒙古自治区档案馆

内蒙古自治区档案馆成立于1959年，以集中管理区级党政机关、人民团体档案为主，并保管有部分企业事业等单位档案。内蒙古自治区档案馆保存的档案主要是政务档案、民国档案及历史档案。现有馆藏档案资料70余万卷册。

在档案资源种类上，主要有三个特点：一是时间跨度长，可以追溯到清代顺治元年；二是种类丰富，有丰富的蒙古文档案、全区特色档案、书画档案等;三是具有地方特色，档案语种有汉、蒙、满文。档案种类以官方文书为主，间有册、诰、家谱世系表、户口地亩册等[18]，对地方特色档案资源的挖掘和提炼比较到位，能够呈现与众不同的地方历史和文化。

在档案资源整合方面，从不同视角构建了内蒙古记忆，如西安事变、伊盟“三·二六”事变、包头绥西战役等；立足馆藏特色建立了蒙古文档案部，在大力进行基础业务建设的同时，还积极开展了档案的提供利用和档案的编研工作。

在档案文化方面，加大了对特色档案的编研程度，取得了一系列的编研成果。并开放网站展厅以及声像资料，针对热点专题进行分类，将档案文化与活动结合，开办线下档案展览活动以及通过微信公众号、微博账号进行宣传。

在档案资源开放共享方面，编制了全宗介绍、全宗目录等档案检索工具。针对特色蒙古文档案进行利用与编研，并在2000年初开发研制了应用《蒙古文档案管理软件》。同时，内蒙古档案信息网还开设有网上展厅，可直观、形象地呈现其馆藏特色档案资源。此外，公众也可以通过馆藏简介、全宗简介来了解特色档案资源的概况，还可以通过开放档案目录等途径进行检索。

三、华北地区省级综合档案馆馆藏资源建设的不足

省级综合档案馆的馆藏资源建设是综合档案馆建设中的重要部分，承担着集中保管国家档案资源的重要职责[19]。但在大数据时代的冲击下，综合档案馆不断增加的海量数据给其馆藏资源建设带来了挑战。基于以上分析，从以下几个方面提出目前我国华北地区省级综合档案馆馆藏资源建的不足：

(一)馆藏资源结构简单，种类单一化

华北地区省级综合档案馆的馆藏资源大都为各党政机关的正式文件，包括指示、意见、通知、通报、批复、函、会议纪要等，而且大部分为纸质档案。档案来源主要是党政机关, 其馆藏结构以党政机关文书档案为主体[20]，省级档案馆的馆藏结构相对来说比较简单，主要包括革命历史档案、事业单位档案等，以文书档案为主，馆藏资源结构较为简单。图像、影像等其他档案较少，相对来说非正式文件较少，馆藏结构不平衡，馆藏种类整体来说较为单一。

(二)馆藏资源数字化程度低

传统档案大都为文书档案，载体为纸质、甲骨、铜版等。在网络信息时代，电子信息越来越普遍，传统介质档案已经不能满足信息化时代的需求。截至2018年底，华北地区省级综合档案馆馆藏档案大约218.3万卷/件，占全国综合档案馆馆藏档案约3%，馆藏电子档案占比较少，数码照片、数字录音、数字录像等电子档案较少，纸质档案向电子档案的转换工作也较落后。可见华北地区省级档案馆的馆藏资源仍然以传统介质档案为主，电子档案较少且数字化程度很低。

(三)对公众需求的满足程度不高，公众利用率低

档案按其种类不同可分为机关档案、事业单位档案、党政档案等。目前华北地区省级综合档案馆的馆藏档案大多为党政机关档案，民生档案较少，民生档案整理与保存工作存在一定阻碍与滞后。对党政机关档案与民生档案收集的不平衡性以及数字化进程的不均匀性导致了省级综合档案馆目前的档案资源分布不均衡。民生档案是社会管理活动的历史记录，涵盖人民生活的各个方面，包括医疗、教育、养老、公积金、房地产、婚姻等方面，涉及人民群众的切身利益[21]。华北地区省级综合档案馆的新媒体建设较为落后，只有内蒙古自治区档案馆开通了微信公众号以及微博账号，档案资源对公众没有真正开放。整体来看，馆藏资源对公众需求的满足程度较低，公众利用率低。

(四)馆藏资源开放共享程度较低

档案的开放共享不仅可以最大化发挥档案自身的价值，还可以发挥档案的社会价值。档案的开放共享与其他档案管理工作环节密不可分，比如要先保证档案挖掘、整合、鉴定、检索等工作的高效完成[22]。但是由于种种原因，现阶段综合档案馆的档案开放工作存在一定的阻力，长期封闭的档案多，互联共享开放的档案少，馆藏档案资源的开放共享程度低。华北地区省级综合档案馆的档案开放数量虽然每年都在增长，但是占全部馆藏数量的比例较低，提供利用档案次数较少，馆藏档案的开放利用率较低。由于档案大数据平台以及技术在推进过程中存在一定制约，综合档案馆的信息资源并没有得到很好的共享。

四、华北地区省级综合档案馆馆藏资源建设的发展出路

(一)主动作为，不断拓展馆藏来源

1.扩大征集范围，拓展馆藏来源

综合档案馆作为档案安全保管基地，应该有丰富的馆藏资源。为加强新时期华北地区省级综合档案馆的档案收集工作，应该扩大档案的征集范围，针对不同种类的档案分平台收集，“线下+线上”收集工作相结合进行，促进民生档案、非正式文件、电子档案以及特色档案等的收集。省级综合档案馆可以根据人民群众利用档案的需求扩大民生档案接收和征集的范围，及时调整收集、接收范围，丰富档案的种类与内容[23]。

2.统一档案收集工作标准，打造归档管理平台

现阶段华北地区的档案收集工作都按照上级单位颁布的标准来执行的，没有一个统一明确的标准规范与适合自身的工作标准[24]，很多档案的分界比较模糊，在后续统一的分类整理过程中存在很多弊端，浪费人力物力资源。因此，要建立统一的档案工作标准，使档案收集、分类等工作以及档案的完整性都有标准可参考。在此基础上，建立统一归档管理平台，可以实现电子档案的在线接收、管理以及利用，平台定时自动从政务权力运行系统、协同办公系统、部门自建政务业务系统中采集电子数据，并将档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等信息全部自动获取归集到全宗卷进行管理，重要档案登记备份与数据保全系统还能自动从市级机关档案管理集群应用系统读取数据并进行年度备份。

(二)系统整合，实现馆藏资源的优化布局

1.建立档案一体化运作机制

档案资源整合具有提高资源利用效率、增强资源服务效益的作用[25]。档案一体化系统，是集档案业务管理、档案信息发布、电子档案管理于一体的档案管理体系，以综合档案馆的馆藏资源为处理核心，对档案流程进行规范化，在档案信息安全体制的保护下，通过内部网络来实现档案业务管理与资源共享。在优化档案管理流程的同时，也强化了电子档案的真实性、安全性。通过接口集成，消除档案信息孤岛实现统一规范化管理、大幅度强化与提升档案部门以及档案信息的价值。

2.建立档案大数据管理体系

在档案一体化运作机制运行的过程中，还需要对档案进行管理，因此需要制定统一的档案大数据管理体系，以解决传统纸质档案的储存、安全、检索效率低下以及数量剧增的问题，提高档案数据管理的科学性与有效性。统一管理可以将综合档案馆的传统纸质档案转换为电子档案，建立电子档案的归档、借阅等档案标准管理流程，方便检索，提高利用效率，实现馆藏资源的优化布局。

(三)积极开发，创新馆藏档案文化建设机制

1.开发文创产品，定期举办档案展览

档案作为历史文化的载体，具有真实性以及文化性，因此档案可以作为文化资源来传承发扬。美国国家档案馆在很早就开发档案文创产品，比如“独立宣言”和“自由宪章”这种具有馆藏特色的周边产品[26]，华北地区省级综合档案馆也可以利用馆藏特色资源来开发档案文创产品，促进档案的文化传承创新作用，同时也可以满足人们日益增长的精神文化需求[27]。省级综合档案馆也可以定期举办档案展览，比如专题展览以及特色展览，针对热点展览可以选择流动展和线上线下结合的方式，以期实现档案的文化服务、文化教育等作用。

2.创新档案文化传播手段

大数据、新媒体、互联网+等新技术的出现，给档案的传播共享带来了新的机遇。省级综合档案馆可以建立自己的微信公众平台、微博公众号以及客户端，针对各馆馆藏资源开发不同的文化产品，提高综合档案馆的公共服务能力，针对文创产品，可以采用线上销售以及线下体验的方式，满足人们的需求，拓展档案文化的传播力[28]，也可以利用新媒体平台来宣传。除了“两微一端”，档案馆还可以加强与电视台的合作，随着《我在故宫修文物》纪录片和《国家宝藏》节目的热播，给档案文化宣传提供了新的思路[29]，省级综合档案馆也可利用自身馆藏特色与文化节目结合，开创档案新天地。

(四)开放共享，充分发挥馆藏资源的应有价值

1.开放平台的建设

档案大数据开放平台的建设，最重要的就是对存储平台的建设和对挖掘利用平台的建设。存储平台的建设主要是对现有的存储资源进行整合，以档案数据为中心，提供存储服务，实现档案数据的长期安全保存，使数据能够得到高效利用。挖掘利用平台首先对档案数据进行采集，整合之后对档案信息进行数据挖掘、分析处理，对海量的数据进行高效快速的处理应用。开放平台的建设对档案工作的促进有着积极的作用。

2.数据交换共享平台的建设

建立数据交换共享平台、互联网在线服务等，将整合的档案资源根据民众的需求进行开放与共享，供用户在线方便快捷的查询与利用，促进档案信息在更大范围内共享，也利于促进档案数据资源的合理配置，提高档案的公共服务能力。政府部门应该建设档案信息查询利用平台，为群众提供便利，提高档案的利用率。国家档案局提出了新目标：其目标为搭建一个可容纳各地各级综合档案馆的网络平台，长期目标为实现全国各级综合档案馆的平台接入以及实现全国范围的一网查档。