浅谈内部审计在医用耗材库房精细化管理中的应用探讨

刘怡 成都市新津区人民医院

医院内部审计部门的任务，是依照国家法律、法规和规章制度，对医院的财务收支进行内部审计监督，对医院内部控制及经济效益进行评价和咨询，审查范围具有广泛性，应做到“全面覆盖，应审尽审，突出重点，整改落实”。只要管理方面有需要，就应涉及，审查一个事项，完善一项管理，其中就包括对医用耗材的专项审计调查工作。医用耗材的使用涉及合理收费、合理治疗、医保报销、成本核算等各方面。加强医用耗材的审计，对医院做到节约医疗成本、减轻病人负担、减轻医保负担起到重要作用。以下以某医院的医用耗材管理中存在的问题为例，谈谈审计部门就耗材在库存环节的精细化管理专项审计中发挥的重要作用。

案例：某医院审计部门在对耗材库存情况与账存情况的抽查中，发现物资账实不符情况严重，有部分物资盘盈，但盘亏的物资较多。调查发现是材料库房工作流程不规范，工作人员缺乏工作经验、财务知识、风险意识，存在极大隐患：

1.新采购回来的物资，物流送到库房，保管员在随货同行单上签收后未及时将收货单送到会计处登记入库入账，随后点发出库，就会出现库房有实物账面无实物，造成库存盘盈。

2.部分科室领用物资是由科室工作人员在物资领用登记本上登记，库房保管根据登记内容发放物资而不是根据库房会计的出库单发放物资，库房会计没有及时登记出库。

3.科室护士写借条，由本科室护工交到库房，由库房保管发放物资，护工领走带回科室，库房会计没有及时登记出库。

4.库房会计根据登记本和借条填写出库单登记出库。打印出库单后月末由使用科室确认签字。因未在领用时打单签字，导致科室签字时因时间过久或多次领用物资，不能准确核实具体数量，已不能确定出库单内容是否正确。

以上领用和发放的过程中，工作人员为图方便省事，直接发放物资，而不是按出库单点发物资，月底再汇总开出库单，或者使用科室派护工领取物资，无责任人员签字确认，存在发放与登记因数量差错而产生账实不符；非本科室责任人员领用，会存在物资丢失的风险。要警惕在账实不符的背后存在廉政风险。

一、存在的风险点原因分析

1.因信息化不健全，未能做到在内部系统（HIS）上填领用单，未通过内部交换信息发放物资，导致手工填写单据时发生差错。

2.库房工作人员工作随意性大，不能按照先开单后发货的制度规定开展工作，未做到及时、准确验收入库。

3.发放出库时对数量有变化的包装未注意，导致发放数量错误。

4.库房工作人员因病或因退休离开岗位，未能将职位工作进行详细交接，新聘人员对前期账目有一个摸索和熟悉的过程，因为对流程不熟悉，未严格按照医院入出库制度和对账制度办理物资及时入出库登记，导致账实不符、账账不符。

5.一旦发生如疫情等应急情况，各种临时货物的收发量较大，商家因疫情和春节放假等原因不能及时提供票据，部分物资是使用快递方式发送货物，库房只能临时用登记本或借条记录物资出入库情况，使后期的账簿管理造成混乱。

二、防控整改措施

1.内部审计部门在多次调查中发现了以上问题，及时汇报院领导。分管领导责成设备科督促库房进行自主整改，观察整改方法不得当，效果不理想。

2.分管领导召集财务、设备、纪检、审计、信息科负责人在设备库房召开现场会，由库房管理员提出存在的问题及需要院方协调的各方面各部门，现场解决协调，围绕出现的问题共同讨论整改措施，制定整改工作方案。

3.财务科、设备科、纪检办、审计科对材料库房物资进行了几年以来的一次彻查彻盘，将所有的来往出入库账目进行了一次盘点，规范了库房管理制度。将一些过期不用的物资进行清理报损，所有的票据进行核查。

4.保洁人员不得直接领货。保洁人员属于外包人员，非医院工作人员，派保洁来领货时可以先打出库单，返回科室签字，同时电话到该科室确认所领货属实，库房保管再凭科室签好的出库单发货给保洁人员领走。

5.不得跨期入出库，不得人为控制物品流转。目前存在供应商直送货到科室的现象，科室为了控制成本核算，当月不提供本月的消耗，会导致收支不匹配。要求供应商必须送货到库房。

6.完善票据管理，分供应商归类，专门放入柜子上锁保管，不得随意丢放，入库单一式三联，第一联和随货同行交财务入账，第二联交库房保管检查核实入库情况，第三联随在随货同行，证明货已入库，月底时库房会计将整理好的入库单、随货同行单、发票等票据交到设备科科长处用作付款凭据。

7.坚决杜绝“先领走货物，再打出库单”这样的操作流程，科室不得直接收货而不报库房入账监管。

三、整改效果

1.严格执行规章制度，重新优化物资领用和发放流程：科室定专人领取物资，入库与出库日结日清，库房保管与会计逐日核对账目；经过后期督查库房执行良好。

2.对所有物资实行标签化管理，方便查对和保管。库房严格执行效期管理，临期物资及时处理，过期物资必须马上清理出库房，非正常原因导致过期的物资，对申请采购科室进行问责。

3.加强库房工作人员业务学习，加强廉政建设和风险意识教育。

4.财务科加强对库管员、库管会计工作的辅导、监督，不定期抽查物资的账实核对情况，审计科加强对库管员业务评价与咨询服务，让库房工作人员从技术上、思想上更好的完成本职工作。

5.加快库房物流系统软件的采购流程。

6.对有实物无账存的物资，以待查其他入库入账，对应单位为不确定商家。对报废及盘亏物资以待查其他出库出到设备科。财务科作其他应收款其他应付款挂账，落实到设备科专人核对往来账情况。

7.盘亏、盘盈、过期、损坏物资由财务和设备科查找原因后汇报院办公会讨论，及时按照讨论意见进行入账和报废处理。