人事档案数字化在人事管理中的重要性

杨子钰 伊金霍洛旗人力资源和社会保障局

一、人事档案数字化管理的优势

对事业单位的发展而言，人事档案的数字化管理十分重要，其中包含个人经历、综合素养等多方面信息。人事机构可结合相关信息合理进行人才分配，从而确保企业内部人才的配置更加合理，实现提高企业工作效率的目标。传统人事管理中，一般采用纸质档案材料，工作效率偏低。在传统纸质档案的处理模式下，人事档案的查询工作需手动进行，档案信息过多的情况下耗费时间较长。如果采用数字化管理，可借助计算机、手机等电子设备完成在线查阅，合理应用搜索引擎便可使得相关人员快速获得所需信息。

二、人事档案数字化管理的重要性分析

（一）科学规范人事档案管理业务、强化档案基础支撑服务

人事档案的数字化管理中，公司的人事管理一般在统一化管理平台进行操作，可完成档案信息资源的统一调度、多点利用、多维印证，明显提高了拟选拔人员、新进人员等方面信息的查阅，且审核效率高。可为人事档案管理工作提供较大便利性，如干部选拔聘用中、干部考核评价中等，确保了人力资源的合理配置，使得相关业务的发展更符合科学性、合理性需求。

（二）优化人事档案管理机制、提高集约管控水平

数字化人事档案建立后，部分人员的档案管理机制可实现多维立体管理模式控制，如干部人事档案的管理。其中充分明确了对应等级人员的档案管理职责，可实现层级内、跨层级人事档案的规范化管理，确保整个人事档案数字化管理平台的合理构建，实现一体融合的目标。对应平台要坚持“纵向到底、横向到边”的原则，确保各个业务机构的协调配合等均满足信息化档案管理格局要求。

（三）提高人事档案管理工作效率，发挥信息化管理的带动作用

第一、日常管理模块。首先，可设置代办事宜提醒，包括查阅、借阅、传递档案等提醒。其中还可包含退休、用户注册、用户审核、档案归还等信息。整个系统借助引导式、穿透式设计完成相关处理，可快速引导用户进行操作界面待办事项的处理。借助科学缜密的功能完成整个系统界面的管理，保证档案管理业务、档案管理流程的连续化管理。快速解决了纸质人事档案管理过程中出现的碎片化、离散化问题。其次，图像区域授权。查阅或借阅过程中，可借助图像矢量量化技术完成处理，保证对应人员在权限范围内进行查找处理。还可考虑“预见性”措施，积极进行档案管理安全堡垒的构建。及时引入身份认证、防火墙、病毒防护等技术，确保相关信息的安全性、合理性。再者，表单固化，对于档案传递单、材料传递单、借阅审批记录等信息，必须将其固化在系统内部，并促进其逐步形成自动生成、打印等记录信息。第二、数字档案。这一档案体系下包括目录信息、数字档案、浏览记录、档案打印等功能。借助双图像展示模式便可完成全文网上阅读。双图像展示模式可保证档案信息资料的合理展示，确保年代久远的材料仍然清晰可见。第三、库房管理。该模块下，可保证相关信息无缝接入库房管理系统，借助“一键式”操作体系，可逐步形成回转柜系统、环境信息监控系统、档案柜自动开关处理等操作，可保证盘点、表格生成、温湿度监控等都满足实际需求，档案查阅效率将会得到明显提升。第四、查询统计。该模块包括库存、业务信息、高级检索等方面的统计功能。其中在检索操作是常见功能模块，其中可进行关键字、重大事件等信息进行检索。

三、人事档案数字化创建措施分析

（一）确保人事档案管理团队的合理化建设

为了强化人事档案管理队伍的建设，一是加强队伍培训工作的完善。确保人事档案管理工作中，从业资格、年度培训计划等顺利开展，力求逐步进行分层次、分类别的专业化培训管理，逐步形成档案管理培训体系和机制，有效提高人事档案管理队伍的科学化水平。二是积极进行梯队建设。借助递承机制积极进行管理知识库的构建，并及时进行知识库的丰富化处理，保证人事档案相关培训教材的合理编制，分层次进行职责明确化处理，保证新入职、兼职人员等管理水平的稳定提升。要加强针对性的人才培养管理，积极进行层次清晰、数值优良管理团队的建设。

（二）做好规章制度建设、强化人事档案管理保障

积极从制度方面进行管理，结合实践经验进行相关规章制度工作的完善，包括《干部人事档案改版操作指导意见》《干部人事档案数字化创建实施项目指导手册》等，积极进行职责任务方面的明确，明确管理流程，确保档案管理工作的有章可循、有据可依。借助规章制度为载体进行建设管理，健全人事档案管理体系的长效机制，确保人事档案的数字化管理工作满足实际发展需求。

四、结语

档案管理工作实现数字化管理是时代发展必然趋势，这对全面统一工作标准、切实规范操作流程等起到了积极影响。利于建立全生命周期的闭环管理体系，有效增进管理工作的规范性、高效性，确保整个管理团队的综合素养能不断提升，实现审核、借阅等全过程的“无接缝”管理。实践表明，集约高效的数字化管理平台可为人事档案信息的真实性、可靠性等奠定良好基础，必须确保材料信息的完整性，并积极进行人事档案工作公信力的全面维护，发挥人事档案在管理工作中的重要价值。