职业院校财务共享服务中心的科学构建探究

陆炜渊

摘要：随着我国经济的快速发展，建立财务共享服务中心成为大部分集团企业首选的财务处理模式。近些年来，我国对职业教育的财政投入不断加大，社会各界的资金注入也持续增加，职业院校资金来源呈现出多元性、上升性的趋势，在推动职业教育发展的同时，也导致财务管理变得更加复杂。因此，基于共享理念，建设财务共享服务中心成为现代职业院校的一个重要的发展趋势。“互联网+”时代的到来和大数据技术，为构建财务共享服务中心提供了技术支撑，各大院校要积极构建自己的共享财务管理与服务系统，提升财务管理的水准和效率，为学校决策提供功能更为精准的数据和服务。

关键词：职业院校;财务共享;服务中心;构建策略

一、财务共享服务中心目标

顾名思义，财务共享服务中心就是打造可以对财务核算、报销申报、财务预决算、资金管理等财务信息进行集中管理，相关部门可以共同使用和管理这些信息的平台。财务共享服务中心最先是在跨国企业中运用的，可以满足总公司跨地域对世界各地的子公司进行监管，对各地子公司进行资源优化配置，利用大数据和云计算技术，对公司的各项财务数据进行管理，提升公司的财务管理水平和效率，省去了大量的人工核算成本，节约了公司的开支。财务共享服务中心的主要管理目标是对财务管理流程，运用集中处理的方式对各财务系统中重复性的信息进行处理，避免财务计算的重复性;设立专门的财务共享服务中心工作人员，一方面是做好财务系统的维护，另一方面是对财务管理工作进行优化;财务共享中心可以实现财务事务的职能化、精准化处理，提升财务管理的侠侣，节约企业成本，提升经济效益。

随着国家对职业教育的重视支持，职业院校的办学规模、资金来源上在逐年扩大，很多职业院校都出现了跨地区办学、异地办学的情况，这和跨国企业和大型企业财务管理现状非常相似，因此，职业院校可以借鉴企业财务共享服务中心的模式，构建职业院校财务共享服务中心，建立基于大数据技术的财务共享服务中心，可以实现跨部门资源共享、各个部门写作、精准化数据管理等功能，提升职业院校财务管理水平。

二、构建财务共享模型的运作流程

职业院校的办学资金很大一部分是来源于国家财政拨款，构建财务共享服务中心的第一步，首先就是要结合本校的办学特色和财务职能部门设置等实际情况，构建财务共享模型，本文以构建财务报销流程为例进行模型构建流程的阐述。

（一）明确报销系统的受众群体

笔者认为职业院校的报销系统主要是分为四个层次，学校管理层主要负责风险把控，对财务共享服务中心的信息有管理权限;第二层是共享系统维护人员，负责财务信息集成任务、确保云计算的护理开展;第三层为学校的财务管理人员，运用大数据和云计算技术，对各个专业、部门的报销申请凭证等数据进行审核;第四层为用户层，通过人像采集、指纹录入等信息采集系统，和有资金往来的下属的二级学院，例如跨地区校区、银行、教师个人等用户建立联系。（见图1）

（二）构建财务共享服务中心云平台

个人用户提交自己的报销申请和凭证，由二级学院云财务平台财务工作人员按照相关报销规定进行审核，报销手续凭证齐全的可以直接入账，交由院校财务部门财会人员进行复核，合格以后可以利用云平台对报销申请人予以报销，把相关报销票据进行归档，登记好报销的日期、事由、金额，最终由管理层进行最终审核，管理层要不定期对财务共享服务中心的账目进行抽查，履行外部监督职责，确保财务管理工作顺利开展。

三、职业院校构建财务共享服务中心的优势

（一）职业院校信息系统相对比较完善

目前大多数的职业院校基本上实现了校园信息化，很多学校的财务管理工作实现了信息化，这为构建财务共享服务中心提供了技术基础。职业院校可以立足于自身的校园信息网络，搭建财务管理共享服务平台，利用学校信息网，实现数据采集、财务审批、资金往来查询、风险管控等财务业务。

（二）职业院校教职工文化素养较高

职业院校的教职工都接受到高等教育，对于大数据、云计算等信息技术都有一定的了解，这位构建财务共享服务中心提供了专业人才。财务共享服务中心对于大多数院校来说还是比较陌生的，需要一定时期的调试阶段，需要管理层、财务管理人员、教师进行密切配合，不断优化财务共享系统，提升其服务质量，也可以完善职业院校财务管理工作。

（三）职业院校对简化、提升财务管理制度有强烈诉求

大多数职业院校学生和教师队伍人数众多，财务管理工作的压力很大，职业院校财务管理一般是把财务预算和决算分离开来，财务报销程序繁琐，需要层层上报领导进行审批签字，严重影响了财务管理工作的效率。财务共享服务中心可以通过大数据和云计算，简化财务报销程序，减少人力方面的支出，可以为学校开源节流，实现财务共享的效益最大化。

四、职业院校财务共享服务中心的风险管控

（一）建立财务共享数据安全系统

职业院校的财务共享服务中心，是建立在开放型的互联网平台上，这势必会带来信息泄露的风险。财务数据是财务管理工作的命脉，为了确保财务工作的树林开展，我们就要做好财务共享平台的数据安全管理，建立风险管控机制。风险把控一方面指的是做好财务共享系统的数据安全管理，增强防火墙设置，定期做好财务共享中心系统的升级和维护。另一方面是要建立各个部门之间的互相监督制度，做到各个部门职能独立，强化部门之间的互相监督。

（二）建立绩效考核和评价机制

构建财务共享数据服务中心把财务管理工作和日常教学工作分离开来，学校和二级学院的财务联系就要依赖服务平台来完成，这在一定程度上会削弱学校对二级院校财务人员的管理。笔者认为应该建立完善的绩效考核制度，对所有财务管理工作人员进行月度、年度考核，表现优异的给予奖励，激發他们对财务工作的热情。针对一些存在工作失误的人员予以通报批评或者处罚，督促财务工作人员严守财务工作准则，做好财务共享服务中心的管理与服务。

五、职业院校财务共享应用RPA的展望

RPA是目前大多数大型企业采用的财务管理系统中常用的工具，简单来说就是一种财务机器人，可以自动进行财务数据的输出和管理，进行自主入账管理。财务共享服务发展的三部曲就是：复杂的事情简单化，简单的事情标准化，标准的事情智能化，而RPA财务机器人帮助财务共享服务实现了最后一步。职业院校可以效仿这一模式，在财务共享服务中心采用RPA财务机器人，根据各级院校用户提供的数据模板，机器人进行自动识别与分析，将有效数据自动导入到核算系统，生成记账凭证，提升服务中心管理的智能化。RPA机器人可以运用于财务共享服务中心的应收账款、管理财务报表、税务管理、费用报销、资金管理、固定资产等财务事务的处理，属于比较专业的财务管理工具，对于财务人员的专业素养要求比较高，职业院校想要运用RPA技术还是需要进行充足的准备。人工智能是目前财务管理工作的主流趋势，也是未来职业院校财务管理工作改革的重点，要积极推广财务共享服务平台的建设，融入人工智能技术，提升财务管理水平。

六、结语

总而言之，建立财务共享服务中心能够有效地解决职业院校在财务服务与管理中的多种问题，改变以往财务处理方式在空间上和时间上的局限性。在大数据的背景下，职业院校必然要依托财务共享服务中心，以提高财务管理效率，促进财务业务的流程化、信息化、高效化，保障学校健康有序的发展。

参考文献：

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